39 Оптимизация на бизнес процеси Документация, анализ, управление, оптимизация Джеймс Харингтън
За да разрешите проблеми с постоянно преначертаване на веригата, можете да използвате най-простите приложени компютърни приложения. След внедряване на промени във файла на организационната структура (например код на работа, име на служител и пряк ръководител), компютърните програми започват незабавно да променят и въвеждат отново диаграмите. (Приложенията могат също да бъдат част от компютъризирано средство за описване на административната организация.) Това приложение може да стане по-интересно, ако в допълнение към йерархичните връзки, функционалните линии за консултация също са схематично изобразени. Приложенията обикновено не се препоръчват за малки организации и ще трябва да се променят ръчно всеки път.
1.3 Правила 1.3.1 Поставяне Има две опции за поставяне на организационната схема:
вертикални и хоризонтални оформления.
Вертикално оформление При вертикално оформление вертикалните линии представляват йерархично подчинение и хоризонтална координация. Този метод на изображение е традиционно широко използван. Фигура I.A показва офиса на секретарския отдел, който се отчита директно на ръководството. Управителният комитет е посочен в кръга.
Фигура I.A Организационна схема (вертикална): Тип Фигура I.B Организационна схема (вертикална): Тип Като цяло комисиите, консултантските звена и екипите, работещи по даден проект, се идентифицират с подобни кръгове като част от организационната схема.
Този кръг е начертан до отдела или отделите, които са поели инициативата да създадат комисионни или консултантски отдели.
Долу вдясно в квадратчетата се преброява и записва числеността на персонала във всеки отдел, включително нивото на управление.Горният пример заема цялата ширина на страницата. За по-сложни вериги, поради липса на място, може да се наложи да създадете веригата по такъв начин, че да не се спазва запазването на равенството на контурите.
Фигура I.C Организационна диаграма (вертикална): Тип Примери за такива по-малко точни (по необходимост) диаграми са възпроизведени на фигури I.B и I.C. Разглеждайки фигура I.B, изглежда, че отделите Al3 и C1C3 са на по-високо ниво в организацията от отделите B1B3. На фигура I.C A1, B1, C1 изглеждат на относително по-високи позиции от A3, B3, N3.
Хоризонтално оформление Тази форма на оформление е привлекателна от гледна точка на използване на пространството (особено когато организацията е достатъчно голяма). За да се спести място по дължината на страницата, независимите секции са представени с помощта на линии, а не с квадрати (вижте фиг.
В практиката се използва и трети тип разположение, кръгово разполагане, при което еднакви йерархично подредени позиции се подреждат в концентрични кръгове.
1.3.2 Правила за чертане Броят на правилата за чертане на организационни диаграми обикновено е ограничен. Чертожникът трябва да се придържа възможно най-точно към следните правила:
Фигура I.D Организационна диаграма (хоризонтална): Тип Фигура I.E Организационна диаграма Служителите по-високо в йерархията трябва да бъдат показани над дъното (във вертикална диаграма) и вляво над дъното (във хоризонтална диаграма).
Трябва да се допуска уточняване на имена, "тегло" на отдели, класификационни позиции, възраст на служителите и др.
Комисиите и консултативните звена трябва да бъдат изобразени на нивото, на което са възникнали.
Отделът за персонал трябва да се показва до отделите, към които са прикрепени.служители.
Квадратите представляват отдели и служители; кръгове консултативни звена.
Трябва да се отбележи, че в някои фирми разграничението между линейните отдели и отделите за човешки ресурси често не може да бъде правилно документирано.
След това всички отдели, независимо от тяхното естество, се групират във възможно най-големи групи и се изобразяват един до друг в диаграми. Фигура I.E предоставя пример за това чрез групиране на отдели в така наречените оперативни, функционални и поддържащи дейности на организацията.
II Рамка на принципите на административния бизнес процес 11.1 Общи Рамката на принципите има за цел да изобрази принципите на административните бизнес процеси. Важно е диаграмата да дава ясна и бърза представа за основните фактори. Рамката на принципите на административния бизнес процес обикновено не е подходяща за изобразяване на факторите в детайли.
11.2 Характеристики Очертанието на принципите трябва да е напълно разбираемо, т.е. не изисква допълнително обяснение. Диаграмата може да даде добра представа за процесите.
Схемата на принципите е схема в свободна форма в смисъл, че няма постоянен модел, който да е един и същ за всеки следващ случай. Ако е необходимо, можете предварително да договорите използваните знаци, техния брой, използването на текст, максималния брой фактори, които могат да бъдат представени и др.
Всяка верига ще бъде оценявана според личните предпочитания.
Основното нещо: схемата трябва да остане проста. В допълнение към използването на най-голям брой знаци, следното също може да се счита за предимство:
Ефективен трансфер на знания.
Представяне на основните понятия.
Тези предимства се осъществяват, ако схемата на принципитеизползвани в правилните случаи. Не винаги е подходящо да се използват принципни схеми като средство за предаване на знания. Във всеки случай се препоръчва да зададете следните въпроси:
Наистина ли добавя знания към вече съществуващи описания или диаграми? Може ли друга диаграма или текст да бъде по-полезен за целите на схемата? 11.3 Правила Правилата за използване на принципна схема като безплатна схема са ограничени.
Това, което има значение, са насоките, които се прилагат като цяло за всички безплатни схеми. Наред с други неща, те включват:
Осигуряване на ясно представяне и четливост на диаграмата.
Ограничаване на броя на факторите, представени в диаграмата, до четири пети.
Адаптиране на схемата към нивото на познания на читателя.
Използване на прости символи като квадрати, кръгове, стрелки, като всеки символ трябва да има само едно значение; символите са обяснени на диаграмата.
Ограничение за използване в контура на текста.
Използване на хартия със стандартен размер.
Фигура II.A Болница. Административна диаграма Фигура II.B Агенция за временна заетост. Административна диаграма III Йерархична прегледна диаграма III1 Предистория Йерархичната прегледна диаграма осигурява разбиране на структурата и връзките в цялата административна система. Той показва вътрешната йерархия на принципите на административния бизнес процес. Йерархичният преглед се нарича още йерархична диаграма, декомпозиционна диаграма или блокова диаграма.
III.2 Свойства Йерархичният преглед се стреми да раздели административните бизнес процеси по такъв начин, че на по-ниско ниво на детайлност да се разграничат управляеми процеси, които могат да бъдат описани стъпка по стъпка и впоследствие анализирани и оценени.
Приизготвянето на йерархичен преглед трябва да се следва отгоре надолу, от общото към специфичното (отгоре надолу), по такъв начин, че да опише необходимото и необходимо количество детайли. Трябва да започнете, като идентифицирате бизнес процесите (първични процеси) и ги разделите на бизнес подпроцеси, ако е възможно. По принцип могат да се разграничат следните видове процеси:
Спомагателни процеси, които, ако е необходимо, могат да бъдат разделени на два вида:
* пред/циклични процеси като оценки, финансово планиране, запитвания или доклади;
* процеси, които директно поддържат първични, като човешки ресурси, собственост и финансови транзакции и др.
Функционалното разлагане се извършва, докато поддържащите административни бизнес процеси могат да бъдат идентифицирани по определен начин.
Работната сила е допълнително разделена на фигура III.B.
Фигура III.A Йерархичен преглед на болница Фигура III.B Йерархичен преглед на процесите, свързани с персонала Йерархичният преглед може в същото време да служи като основа за документацията на административна организация. Йерархичното сърфиране също може да бъде техника, използвана в системите за компютърна разработка.
Въпреки че процесите са предназначени да бъдат възпроизведени само чрез диаграми на процеси или диаграми на информационния поток (вижте раздел 5.5), в зависимост от факторите, които трябва да бъдат възпроизведени за целите на изследването, са възможни и други техники за диаграмиране.
IV Диаграма на общ преглед на процеси и отдели IV. 1 Обща информация Диаграмата за преглед на процесите и отделите осигурява разбиране на общата връзка между всички административни бизнес процеси иединици за изучаване. Характерът на участието на отделите (или служителите) във всеки от процесите, ако е необходимо, се определя от приложените масиви от данни.
IV.2 Характеристики Прегледът не само дава представа, но също така е от значение за анализа на отделите и административните бизнес процеси. Общият преглед може да се използва допълнително за анализ:
Връзки между отдели и процеси.
отдели, които участват в процеса.
дейности във всеки отдел.
Естеството на участието на отделите в процеса.
Като се има предвид широкият характер на прегледа, в повечето случаи може да се посочи само основната посока на по-нататъшен анализ. Освен това винаги се използва общ преглед заедно с други техники за документиране, които обръщат повече внимание на детайлите. В зависимост от факторите, които трябва да се изследват, също е възможно да се използва, например, диаграма за обръщане на формата, диаграма за управление на форма или подробна диаграма на процеса.
Общият преглед е представен под формата на матрица, в която на вертикални линии са изобразени административни бизнес процеси, а на хоризонтални линии – отдели. Символите в пресечната точка на колоните и колоните отразяват връзката между отделите и процесите, както и естеството на тези връзки.
Общ преглед на процесите и отделите е направен в началото на документацията на административната организация. Може да служи като списък на всички описания на процеси. Той изброява всички процеси и отдели, които трябва да се научат (което по принцип не е лесно да се направи на практика). Освен това в матрицата се посочва (например Хами) кои отдели в кои процеси участват и обратно, без да се навлиза дълбоко в изследването на природата на тези взаимоотношения.
Прегледът може да бъде удобен инструмент при наблюдение на плана за подход.документиране на административните бизнес процеси на организацията. Ако се вземат предвид всички съответни отдели и не се забравят административни бизнес процеси, това означава, че планът за подход е ефективен (например кои процеси могат да бъдат документирани от кой интервюиращ чрез интервюта в отдела).
M Y = управление D P = локализиране, хост S X = съхраняване C C = контрол E B = изпълнение Кодът ви позволява да оцените бизнес процеса за целите на вътрешния контрол.
За да направите това, трябва да знаете функционалната комбинация на отдела и да приложите ясно разделение на задачите. Освен това в отдела трябва да бъдат изброени различни служители.