Форматиране на Word документ
Говорейки за форматиране на документ с помощта на Word, трябва да се разграничи следната структура на документа: символ абзац страница раздел. На ниво знаци (Таблица 1) се говори за така нареченото символно форматиране; на ниво абзац, относно форматирането на абзац; освен това се разграничават секции - секции на документа, в които колони, горни и долни колонтитули, номериране на страници, бележки под линия, полета и някои други параметри запазват своя формат. Комбинация от форматиране на знаци, параграфи и раздели определя информацията за оформлението на документа. В статията всички примери ще бъдат разгледани въз основа на версията на Word 2000.
Форматиране на знаци и абзаци
определен набор от форматиране може да бъде съхранен като отделно име (стил) и приложен като една команда. Стиловете ви позволяват да приложите цяла група атрибути за форматиране наведнъж с едно действие. По-специално, когато прилагате стил на заглавие, вие едновременно задавате шрифта, размера на шрифта и метода на подравняване, като центрирано.
Има стил на символ (стил на символ), който определя параметрите на действителния шрифт 1 - стил, размер, цвят и т.н., и стил на абзац, който може допълнително да вземе предвид разстоянието между редовете, отстъпите и други параметри, приложени към абзаца като цяло.
Стилове на характер (знаци).
По принцип стилът на символите е събирателно понятие, което се отнася до определянето на конкретен шрифт и всички промени, които могат да бъдат направени в шрифта. В стила на знаците можете също да зададете рамката за група знаци, да определите запълването на знаците с цвят и също така да посочите кой речник ще бъде „закачен“ към тези знаци при проверка на правописа. Този избор на език може да има смисъл, ако искате един текстбеше тестван по правилата на американски английски, а другият беше тестван по австралийски английски 2 . По този начин можете да дадете форматиране на група знаци, като едновременно приложите няколко атрибута за форматиране (т.е. като зададете стил) или като дефинирате всеки от атрибутите за формат поотделно (Таблица 2).
Индивидуални промени в атрибутите за форматиране на шрифта са достъпни чрез командата Format and Font, която дава достъп до панела (фиг. 1). Панелът има три раздела, които ви позволяват да превключвате между режимите за задаване на параметри на шрифта, разстояние и анимация на шрифта. Функциите Border и Shading, които могат да бъдат зададени в стила на знаците, са достъпни в менюто за форматиране на абзац, което се извиква от командата Format a Paragraph.
Параметърът Offset, наличен на панела (фиг. 2), ви позволява да промените вертикалното отместване на отделни знаци или, например, да зададете изписването на дума във вълна или стълба (фиг. 3).
Може би разликата между понятията междусимволно разстояние и кернинг изисква допълнително обяснение. Разстоянието между знаците ви позволява да промените разстоянието между всички знаци, а Kerning регулира разстоянието между отделните двойки букви, където (за някои размери на шрифта) е препоръчително да намалите разстоянието, за да се чете по-добре текстът. Например в двойка букви "До" буквата "о" може да бъде написана под капачката на буквата "Т" и това няма да доведе до "припокриване" на буквите.
В пропорционални шрифтове3 (True Type или Post Script Type1), Word ви позволява да извършвате автоматично кернинг (фиг. 4).
Към шрифта могат да се прилагат различни анимационни ефекти. И така, ефектът, наречен Червени мравки, е, че червена пунктирана линия се движи около избрания текст. Разбира се, подобни ефекти могат да се използват в дизайнаУеб страниците обаче, по мое мнение, такава анимация едва ли ще подобри степента на четимост на електронен документ. Най-добре се използват в лични документи.
Стилове на абзаци
Абзацът на Microsoft Word е набор от данни (не непременно текст), който завършва със знак за абзац. Ако не е избран текст, Word прилага форматирането само към текущия абзац. Форматирането на абзац основно се свежда до начин за подравняване на абзац хоризонтално (например подравняване вляво) и вертикално (задаване на разстояние между редовете). Стилът на абзаца взема предвид форматирането на знаците и атрибутите на абзаца (Таблица 3).
С помощта на командата Формат и стил можете да изберете и приложите един или друг стил на абзац към абзац, съдържащ цял набор от атрибути. За да промените отделните атрибути за форматиране, трябва да използвате командата Paragraph Format и да промените необходимите параметри в панела на фиг. 6.
Отстъпите изместват текста спрямо полето на страницата. Не бъркайте понятията полета и отстъпи. Първите определят областта между целия текст и ръба на страницата, докато вторите служат за отделяне на конкретен параграф от останалия текст.
Опцията Frame ви позволява да създадете стил, който поставя избрания текст в контейнерна рамка, която може да бъде плъзгана с мишката и вградена в текстовото поле като рамка (фиг. 7). В настройките на този параметър можете да посочите как текстът да се обвива около рамката.
Списъците служат за отделяне на поредица от важни точки от останалата част от документа. Списъците са обозначени с водещи символи, номерирани и многостепенни (фиг. 8). Номерираните списъци обикновено се използват за описание на процедурите стъпка по стъпка. В многостепенните списъци номерът или водещият символ на всеки параграф се променя в зависимост от нивото на отстъп.
За да разберете коиформатът се прилага към конкретен текст, полезно е да използвате командата Помощ и Какво е това?. Когато тази команда се изпълни, показалецът на мишката се променя на въпросителен знак. Като щракнете върху този показалец върху който и да е елемент от текста, ще получите помощ за това какво форматиране се прилага към този знак от този абзац (фиг. 9, 10, 11).
След като сте дефинирали стил на абзац, можете да промените отделните атрибути за форматиране в рамките на абзаца, което се интерпретира от Word като външен вид на стила. Като пример, на фиг. 9 показва как можете да проследите историята на наслагването на формата. Текстът на тази фигура беше форматиран на два етапа: първо към абзаца беше приложен стил, който определя единично разстояние между редовете, а след това разстоянието между редовете беше променено от единично разстояние на разстояние един и половина, както се вижда от записа в колоната Външен вид.
На фиг. 10 се вижда, че освен стила на абзаца е дефиниран и символният стил, който променя формата на шрифта (задава както подчертаване, така и цвят), а на фиг. 11, стилът на абзаца, стилът на знаците, украсата на формата на абзаца и украсата на формата на шрифта се задават едновременно.
За да създадете нов стил, можете да използвате командата Format Style Create New и в появилия се панел (фиг. 12) да зададете последователно всички желани атрибути на формат от списъка с менюта: шрифт, абзац, табулация, рамка, език, рамка, номерация.
Можете също да използвате форматиран текст, от който искате да създадете нов стил на абзац. По подразбиране нов стил, създаден от съществуващ абзац, се базира на стила, използван в този абзац. Стилът, на който се основава новосъздаденият стил, се нарича основен стил. Ако промените атрибутите на основния стил, тогава промените ще настъпят във всички стилове, които савъз основа на тази база. Трябва да обърнете внимание на това!
Възможността за дефиниране на базови и производни стилове осигурява допълнително удобство. Ако, например, всички заглавия са базирани на стилове, които са извлечени от един основен стил, и вие сте изправени пред задачата да промените шрифта във всички заглавия, тогава това може да стане чрез промяна на шрифта само в основния стил и всички заглавия ще променят шрифта автоматично.
Форматиране на дялове
Разделът е част от документ, в която редица параметри запазват своя формат, включително колони, долни колонтитули, бележки под линия, полета, номериране на страници и ориентация на страницата. Наличието на раздели ви позволява да създавате сложни документи. Например, ако имате документ с два раздела, можете да форматирате първия раздел в две колони, а втория раздел в три колони.
Можете да увеличите броя на секциите, като добавите прекъсване на секции. Нов раздел се добавя с помощта на командата Insert and Break, след което се определя мястото на началото на новия раздел в панела Break (фиг. 13).
Маркерът за разделяне на раздел съхранява формата на предишния раздел по същия начин, по който символът на параграф съхранява формата на параграф. Премахването на маркера на раздел води до сливане на разделите.
Някои начинаещи потребители си представят процеса на създаване на документ по следния начин: набор от неформатиран текст, който след това се форматира чрез промяна на определени атрибути за форматиране на знаци и абзаци. Всъщност, когато създавате нов документ, веднага получавате набор от стилове, дефинирани в шаблона, който използвате. Ще говорим за това какви са шаблоните и как да създаваме документи въз основа на тях в следващата статия.