Интегриране на компютърна информационна система в работата на бизнеса

Въведение

Днес стана много модерно да се автоматизира бизнесът. Всеобщата информатизация е модерно явление. Най-често самите лидери на компаниите, на които са продали тези услуги, просто не разбират какво точно купуват. В главата им всяка CRM система се превръща в своеобразен магически бутон, който решава организационните им проблеми. Какво означава?

Има предприятие, което ще наречем „Рога и копита“, чийто ръководител е чул от своите колеги предприемачи за това как е станало по-добре да се работи, когато компанията започна да използва нова CRM програма. Интеграторите взеха не толкова скъпо, проектът беше по-евтин от SAP или 1C: SCP. Какво прави човек под натиска на общественото мнение? Повтаря се!

Ако имате мисълта „няма ли да стартирам проект в моето предприятие, за да автоматизирам бизнеса?“ Тази публикация е за вас.

Малко за автоматизацията на бизнес процесите

Като начало ще ви разкажа за правилния подход към автоматизацията на самите бизнес процеси. Трябва да се разбере, че всеки системен интегратор разбира бизнес процес като определена строга последователност от действия, която е доста предвидима. С други думи, известни са всички условия и варианти за развитие на събитията в тази последователност. Ако не, този бизнес процес не може да бъде автоматизиран. Само пример:

A (автоматизиран бизнес процес): в нашата компания "Рога и копита" секретарят Мария Ивановна изпраща всеки договор само след лично одобрение (одобрение) на финансовия директор Полиграф Полиграфович и директора Владимир Илич.

C (неавтоматизиран бизнес процес): в нашата компания "Рога и копита" секретарят Мария Ивановна наблюдава как се държи Полиграф Полиграфович. Ако сте направили бъркотиядиректор - по-добре е той да донесе коняк след срещата за планиране и ако се усмихне - кафе. В същото време можете да говорите за повишаване на заплатите или за отпуск за ден без почивен ден.

Да, примерите са преувеличени. Но според моя опит това се е случвало повече от веднъж. И по някаква причина ръководството иска да види автоматизацията на процесите от клас „C“. Те смятат, че точно такива процеси трябва да бъдат прехвърлени в програмния формат, което по същество не е правилно.

Счупен? Получаваме класификация на бизнес процесите, които се обозначават с три букви (A, B или C). Най-важният и най-лесният за автоматизиране процеси с маркировка AAA, това е невъзможно - CCC. Правилно е планът за автоматизация да се изгради по следния начин:първо автоматизираме бизнес процесите с маркировка AAA, след това влизаме в маркировка B и започваме с AAB, измествайки бука с една цифра наляво. Така стигаме до въвеждането на втората буква B, след което продължаваме към ABB и т.н., докато първата буква C се появи в маркировката. Всички бизнес процеси с присъствие на C в маркировката се автоматизират само след обсъждане на процеса на автоматизация на собствениците на компанията и системните интегратори, тъй като те са най-обемните и скъпи.

Относно класовете на реализираните програми

Днес има много програми, които автоматизират всяка част от бизнеса или приемат като основа задачата за автоматизиране на целия бизнес като цяло. Оттук и многобройните видове софтуер за тази цел, като: CRM, DMS, ECM, ERP, BPM и т.н. Всъщност не са толкова много от най-често срещаните видове. През целия период на работа като системен интегратор идентифицирах за себе си няколко прости типа програми за автоматизация (които ще бъдат най-разбираеми за клиента):

Заслужава да се отбележи интересен факт - някои системни интегратори от Съединените щати са склонни да изоставят терминаERP (всичко в едно), тъй като съвременните CRM системи са малко по-различни от ERP програмите поради повишените изисквания на пазара за функционалността на програмата.

Основните грешки при внедряването на проекти за автоматизация на бизнеса

Помислете за най-честите грешки, които мениджърите допускат, когато стартират проекти за автоматизация на своя бизнес:

организационните проблеми не се разкриват или мотивират нежеланието да се коригират с фрази като: „Ако работим по този начин, значи е правилно!“ (господа предприемачи, примирете се с идеята, че бизнес консултантите знаят по-добре от вас как да работят правилно! Ако не искате да промените нищо в бизнеса си, защо ги повикахте?);
глобалните бизнес процеси са избрани за автоматизация (няма нужда да се опитвате да прегърнете необятността, системните интегратори са щастливи да работят на принципа: „Всяка прищявка за вашите пари.“ Но може би е по-добре първо да се отървете от рутината и след това да планирате „полет до звездите“?);
няма точни критерии за прехода на бизнес процес от едно състояние в друго (всяко състояние на системата трябва да бъде описано формално, без емоционално оцветяване; в противен случай компютърът просто няма да разбере какво искате от него, не може да основава действията си на емоции или интуиция);
опитвайки се да спестите от автоматизацията (ако искате да спестите от процеса на спестяване на сгради, тогава нещо във вашата логика се обърка);
формулиране на технически спецификации сами, вместо да поставят задачи (добре, човек, който не е реализирал нито един проект за системна интеграция, не може компетентно да напише какво трябва да се направи от техници, те просто няма да го разберат);
внедряване на софтуер сами (най-лошата грешка, която ще доведе проекта до колапс с 99% вероятност,когато изпълнението на програмата е поставено като задача за системен администратор, който не се интересува от това - той няма да види допълнителни пари - и който няма необходимата степен на компетентност за това);
това е програма А, която ще реши нашите проблеми (всяка платформа, т.е. програмируема програма, ви позволява да решите проблемите си, ако системният интегратор има компетентността. С други думи, правилно е да изберете интегратора, а не програмата - от това зависи степента на постигане на целите).

План за изпълнение на проекта за системна интеграция

Как тогава да реализираме проект за системна интеграция? Ще дам кратък план за изграждане на работа в тази посока:

Поставете най-важните цели на проекта (специфични), подчертайте изискванията към системата;
Изпратете изисквания и цели на няколко системни интегратори от града (тези, които са готови да дойдат при вас от друг град или регион, ще поставят много висока цена, трябва да платят за командировката на служител);
Извършете сравнителен анализ на офертите, изберете средната цена;
Изисквайте написването на технически спецификации (ще разгледаме как да направим това правилно в друга статия), които ще опишат не само процеса на внедряване, но и ще оптимизират картата на бизнес процесите;
Определете отговорник за приемането на работата и помолете да изгради процеса на финализиране и изпълнение на програмата на етапи. Ако проектът се контролира от няколко души, всеки ще се опита да вложи своята визия за „добро“ в него, ще бъде чудесно, ако отговорникът е заместник-ръководител или човек, който е успял да работи с повечето отдели;
Съгласете се с обучение в програмата и техническа поддръжка (трябва да можете да използвате всеки инструмент, от който се нуждаетеконсултант, който ще бъде на разположение, когато имате нужда, а не когато има време).

Ако се придържате към този прост план за действие, вашият проект за автоматизация на бизнеса ще завърши добре за вашата компания. Надявам се на читателя да му е било интересно казаното в тази кратка статия.

Hardcore conf в C++. Каним само професионалисти.