Избор на най-добрия вариант за водене на дневник за алкохол

Днес ще говорим за това кой метод за регистриране е по-добре да изберете за всеки конкретен случай и как да използвате избрания метод правилно.

Контролиращата организация, която лицензира алкохолната индустрия в региона, приема дневника в две форми:

в печатна форма;
Чрез EGAIS.

Методи за регистриране

Ръчно отпечатано списание

Дневникът може да се води ръчно - продавачът записва в хартиен дневник факта на продажбата на всяка единица напитка. Запис в дневника трябва да бъде направен не по-късно от следващия ден след продажбата. Ръчното попълване е изпълнено с грешки и глоби, освен това отнема много време, така че е подходящо само за обекти с малък брой посетители.

Отпечатано списание автоматично на касата

Отпечатан дневник за напитки може да се поддържа автоматично с помощта на програмата "Старт", когато работите с касата на Viki. Касата опростява процеса, предпазва собственика от грешки и злоупотреби от персонала на магазина.

Журнал според системата EGAIS

Три реални начина за регистриране:

Ръчно— касиерът попълва самостоятелно дневника при продажба на алкохол;
Автоматично в печатен вид— дневниците се попълват от касов апарат или програма за инвентаризация;
Автоматично с помощта на EGAIS- дневникът се генерира с помощта на EGAIS с помощта на програма за касов апарат, която предава данни за продажбите на EGAIS.

Характеристики на регистриране според системата EGAIS

Воденето на дневник с помощта на EGAIS изглежда най-приемливият и прост начин, но свързването към системата EGAIS изисква финансови инвестиции.

Разходите варират отасортимент: дали дружеството продава само бира и бирени напитки без акциз, или асортиментът включва и акцизен алкохол. Има значение и броят на търговските обекти и организационната форма на предприятието - LLC или IP.

Безмитен алкохол

Данните за продажбата на бира не трябва да се изпращат на EGAIS. Няма законово изискване за отчитане на продажбата на акцизен алкохол в системата – тя е предназначена за отчитане на акцизен алкохол. Продажбите на бира и други безакцизни напитки се отразяват в системата само за поддържане на дневник за алкохол с помощта на EGAIS.

В същото време алкохолният дневник трябва да отразява продажбата на алкохолни и алкохолосъдържащи продукти, бира и друг неакцизен алкохол. Всеки търговски обект и всяко юридическо лице трябва да поддържа отделно копие на дневника, така че дори в рамките на един и същ магазин можете да използвате различни методи за водене на дневник за всяко юридическо лице.

Заведения за обществено хранене и наливен алкохол

Заведенията за обществено хранене - кафенета, ресторанти, барове и магазини за наливен алкохол (бира, вино) водят дневници, но записват не продажбата на всяка порция, а факта на отваряне на съдове с алкохол - бутилки, бурета, бъчви и др.

За наливни алкохоли и бира е необходимо да направите запис в дневника за продажбата на цялата единица продукция (бутилки, кегове, бъчви) в момента на първото отваряне на опаковката й. Следващите продажби на алкохол от същия контейнер в системата EGAIS и в дневника не е необходимо да се отразяват. Отвориха бутилката и продадоха първата чаша - направиха запис в дневника. Втората и следващите чаши не е необходимо да се записват.

От просто към сложно

IP, бира, един магазин

Индивидуален предприемач може да продава на дребно бира и друг неакцизен алкохол. В товаВ този случай той е длъжен да потвърди факта на получаване на бира от доставчика в Единната държавна автоматизирана информационна система, тоест е необходимо да закупите Jacarta с CEP, както и да водите дневник.

Ако напитките се продават наливни и в магазина има много малко посетители, тогава можете да водите дневник ръчно. Това е най-достъпният начин: не изисква интернет връзка, закупуване на специални каси и търговско оборудване. Фактурите за EGAIS могат да бъдат потвърдени на домашен компютър или лаптоп с помощта на всяка програма за потвърждаване на фактури.
Ако магазинът не е автоматизиран, но потокът от клиенти е голям, тогава е по-добре да поддържате регистър на продажбите в печатна форма с помощта на касов апарат Viki или компютър с програма за касов апарат. Касата на Viki може да се използва и за потвърждаване на фактури в Единната държавна автоматизирана информационна система - за това просто трябва да свържете интернет в магазина.
Ако магазинът е автоматизиран: има програма за отчитане на инвентара за отразяване на бизнес операции със стоки, касов апарат със скенер за баркод и данните за продажбите се изпращат автоматично към системата за инвентаризация, тогава дневникът може да се генерира или в счетоводството на инвентара, или директно на касата. Ако нито касата, нито регистърът на инвентара ви позволяват да водите дневник за алкохол, трябва да помислите за замяна на софтуера с по-модерен.

IP, бира, няколко магазина

На пръв поглед за индивидуален предприемач с няколко магазина изискванията за работа с EGAIS са доста меки: Джакарта е необходима в едно копие и дори може да се намира в дома на предприемача.

Всъщност това помага само ако регистрите за алкохол се водят ръчно в пунктовете. Автоматичното регистриране е възможно само при автоматизиране на мрежата: IP има само една Jacarta и фактурите за всички точки ще пристигат само на едно място. Товаозначава, че не можете просто да приемате и качвате стоки през Единната държавна автоматизирана информационна система за влизане във всеки магазин поотделно.

ООД, бира, един магазин

Изискванията на EGAIS за LLC са доста строги: Jacarta трябва да е в магазина през цялото време, тоест имате нужда от компютър или касов апарат, за да работите с Jacarta и UTM и интернет за пренос на данни.

LLC с асортимент от бира е по-добре да се откаже от идеята за ръчно регистриране. Касов апарат или компютър със специална програма, интернет и Jacarta с CEP могат да помогнат за автоматично регистриране.
Трябва да изберете между поддържане на дневник за алкохол с помощта на касова програма или използване на EGAIS. Вики касите са подходящи и за двата варианта. Разбира се, LLC може да води дневник ръчно, но тогава инвестициите в EGAIS ще бъдат неактивни и персоналът на магазина ще прекарва време в ръчно попълване на дневника, вместо да обслужва клиенти.

LLC, бира, няколко магазина

Представете си, че имаме LLC с няколко магазина, където продаваме безакцизен алкохол. В този случай ние сме длъжни да закупим отделна Jacarta и CEP за всеки търговски обект, за да работим с Единната държавна автоматизирана информационна система и да потвърдим TTN. За потвърждаване на фактури всеки магазин трябва да разполага с компютър със специална програма или Viki checkout, както и достъп до Интернет. Изборът на метод за регистриране зависи от желанието да се автоматизира работата на веригата магазини или да се направи без автоматизация, но е по-добре да забравите за ръчното регистриране.

Ако искате да водите записи в бележник или Excel и искате да получите най-доброто решение за цената, инсталирайте Viki checkout на всяка точка, свържете Jacarta и интернет към него. След това на касата на всеки магазин можете да продавате всякакви стоки, да водите дневник и да потвърждавате фактури в EGAIS.
Ако харесвате идеята за управление на цени, матрица от стоки, отстъпки, салда от едно място и всеки магазин има няколко каси или повече от пет самите магазина, тогава имате нужда от автоматизация. Това ще улесни управлението на мрежата и ще увеличи рентабилността на всеки магазин поотделно. За автоматизация, в допълнение към касата на Viki и Интернет, се нуждаете от специална програма за инвентаризация, например Dalion: Store Management. В него мърчандайзери и други служители ще отразяват икономическия живот на магазина. Също така е по-добре да потвърждавате фактурите в програмата и да поддържате дневника с помощта на EGAIS, като използвате касата на Viki. Обединяване на магазини във виртуална мрежа за улесняване на работата и поддръжката.

LLC, бира и алкохол, един или повече магазини

Търговските предприятия трябва да отразяват в системата EGAIS не само покупката на пратка от стоки, но и продажбата на всяка бутилка. Всяка точка се нуждае от специална каса, към която може да се свърже Jacarta, 2D скенер. Трябва да пуснете интернет в магазина, за да изпратите данни за всяка продадена единица алкохол на EGAIS. В резултат на това магазинът разполага с пълен набор от инструменти за поддържане на дневник за алкохол с помощта на EGAIS.

LLC с алкохолен асортимент е по-добре да водят дневник с помощта на системата EGAIS.
В зависимост от нуждите търговското предприятие може да избере да изпраща и получава фактури за всеки магазин поотделно или чрез една мрежа, управлявана в система за инвентаризация.
Ако някога сте мислили за автоматизиране на търговията, сега е най-добрият момент да го направите. В процеса на свързване към EGAIS ще изпълните повечето стъпки, необходими за автоматизация.

LLC за алкохол, IP за бира, един или повече магазини

Най-добрият вариант е автоматизирането на счетоводството вмагазин. Това изисква специална счетоводна програма, например "Dalion". Той ще поддържа записи на двете организации и ще потвърждава фактури.
За да намалите разходите, инсталирайте специална каса Viki Start в магазина с две устройства за печат: фискален регистратор за LLC и принтер UTII за индивидуални предприемачи.
LLC поддържа дневник, използвайки EGAIS, отразявайки факта, че всяка бутилка се продава в системата EGAIS чрез касата Viki Start. IP генерира дневник автоматично с помощта на счетоводната програма.
Ако има няколко магазина, тогава е по-добре да ги комбинирате чрез интернет в една мрежа за удобство и безопасно обслужване.

Ако решите да водите дневник ръчно

Номерирането на записите в дневника трябва да бъде непрекъснато в целия дневник. Всеки нов ден номерирането трябва да продължи.

Връщанията от клиенти на дребно трябва да се регистрират с отрицателен знак. Взема се предвид при попълване на резултатите от продажбата за деня. Добре е, ако някой ден общата сума на продажбите, дължащи се на връщания, стане отрицателна.

При запис е необходимо да се попълнят колоните с наименование, код на вида на алкохолната напитка, вместимост на съда, количество. За да се ускори процесът, някои полета на този дневник могат да бъдат попълнени не по време на продажбата, а малко по-късно - такива полета включват кода на вида на продукта и капацитета.

Един от начините за ръчно попълване на дневника е ежедневната инвентаризация. В този случай продавачът попълва дневника в края на деня след затваряне на магазина въз основа на сравнение на салдата в началото и края на деня в контекста на всеки артикул от продукта.

Разбиране на автоматичното регистриране

На касите Вики на моделите Mini, Tower и Classic списанието се оформя под формата на Excel таблица, нейните полетасе попълва автоматично от касовата програма Старт. След запазване лог файлът може да се отвори в Excel на всеки компютър и да се отпечата.

Списанието може да се формира за всеки период на магазина - поне за ден, поне за година. Файлът може лесно да бъде изтеглен на USB флаш устройство или по мрежата.

За да се води дневник на касата, базата данни трябва да съдържа информация за стоките: име, баркод, код за вида на алкохолната напитка, обем и др. Viki checkout автоматично получава тези данни от системата EGAIS при потвърждаване на фактури. Ако алкохолът е закупен преди магазинът да бъде свързан към Единната държавна автоматизирана информационна система, тогава той може да се продава на касата с запис в дневника. За да направите това, просто попълнете проста таблица с информация за стоките и я качете на касата с помощта на USB флаш устройство или по мрежата.