Мониторинг на работното време CrocoTime оптимално натоварване на служителите
Проблемът с справедливата натовареност на служителите тревожи както мениджърите, така и служителите. Първите се стремят да извлекат максимален ефект от платеното работно време, докато вторите искат да могат да покажат на работодателите, когато са претоварени.
Оценката на натовареността е сложен въпрос, изисква време, търпение и внимателен контрол на работното време. В същото време твърде строгият контрол на служителите може да доведе до неудовлетвореност на екипа. И това е по-малкото зло, проблемът със следенето на работното време е много по-сложен.
Три проблема, общо решение
1. Натовареността на служителите по дните от седмицата и датите от месеца е неравномерна. Поради цикличността на икономическите процеси в един момент служителят може да има малко повече свободно време, а в друг работата ще изисква от него да жертва обедна почивка или да остане до късно след тежък ден.
Заключение? Служителят трябва да има допълнително време, за да върши работата си в пиковите дни. Ако ограничението е пиково натоварване, тогава през останалите дни служителят има свободно време, което може да използва за лични цели. Целта на мониторинга на работното време в този случай е да идентифицира дните на пикови натоварвания, да покаже на мениджъра надеждна картина на работата на служителя и да помогне за правилното разпределение на процента на „условно свободното време“ и работника.
2. Необходимостта от запазване на време по време на болест или ваканция на някой от служителите. Ако някой от служителите „отпадне“ от работния процес, някой трябва да изпълнява неговите задължения. Това означава, че организацията априори трябва да има по-малко натоварен служител (който да замести болен или отпускар) или по-голям брой служителине е еднакво натоварен за всички работни часове. В противен случай ще възникне „бело петно“ в работата на организацията по време на отсъствието на 100% ефективен служител, натоварен на 100%.
Мониторингът на работното време в този случай е необходим, за да се определи колко служители и тяхното време е необходимо за заместване на един или друг служител. Какво е изпълнено със сто процента натовареност на персонала?
3. Промените в икономическото и физическото представяне на компанията (например техния растеж) предизвикват промени в обема на работа на служителите, ако тяхната натовареност е 100%, тогава се оказва, че те не могат да отговорят на увеличения в обема на работа и не извършват работата, която е необходима за развитието на организацията.
Тук наблюдението на работното време ще покаже прекомерното натоварване на служителите и ще ви позволи да вземете решение за разширяване на персонала навреме.
Как да следите работното време?
Как да следим работното време, да следим натовареността на служителите? Как да изчислим необходимите проценти и да се придържаме към оптималната им стойност? Идеален помощник на мениджъра ще бъде система за наблюдение на работното време на служителите на компютър. Това не само ще спести време на един или повече служители, които ще се занимават с изчисленията на натоварването на служителите. Системата ще подобри трудовата дисциплина, отбелязвайки отсъствията, закъсненията и преждевременното напускане на работа. Програмата за наблюдение на работното време ще може своевременно да уведомява мениджъра (изпращане на писма до електронна поща) за нарушения: прекомерно участие на служители в социални мрежи, youtube или онлайн игри.
Изводи
Според многобройни проучвания степента на непълноценно използване на труда на средния работник варира от 12% до 30% от работното му време. Този показател зависи от характеристиките на компанията,естество на работа, корпоративна култура. Всяка организация изчислява натоварването на служителите индивидуално. За да улесним и опростим този процес, за да сведем до минимум възможните грешки, разработихме програма за следене на работното време CrocoTime.