Правилно осчетоводяване на документи за пътуване как се издава справка
В тази статия ще разгледаме различни варианти за осчетоводяване на закупуването на билети за пътуване за вашия служител по банков път и издаването им на него под отчета.
Размисъл върху сметките.
1. Много компании, когато публикуват платени билети, незабавно ги отписват в разходни сметки в съответствие с кредита на сметка 60 „Разплащания с доставчици и изпълнители“, разпределяйки ДДС към сметка 19 „Данък върху добавената стойност върху придобитите стойности“:
D 26 - K 60 в размер на 100 рубли
D 19 - K 60 в размер на 18 рубли
Счетоводството не отразява факта на прехвърляне на пътни документи на служител за отчитане. Това крие следните рискове:
1) компанията губи възможността да проследява факта на издаване на документи за пътуване на служител (кои служители вече ги имат в ръцете си?);
2) повторно отразяване на този разход в счетоводството вече като част от авансовия отчет, когато служителят изготвя отчет за командировка;
3) рискът от изкривяване на данъчната основа за данък върху доходите при отчитане на разходите преди пътуването и изготвяне на авансов отчет.
2. Други компании се опитват да прехвърлят билета под отчета на служителя, като прехвърлят сумата на билета в дебита на сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“ в съответствие с кредита на сметка 60:
в пълния размер на билета с включен ДДС. В същото време това се мотивира с мнението, че правото на представяне на ДДС ще възникне само когато служителят действително е в командировка („ползва билет“) и подаде авансов отчет.
3. Най-правилният начин за отразяване на такава бизнес операция би бил да се използва дебитът на подсметка 50.3 „Парични средствадокументи" на сметка 50 "Касиер" в съответствие с кредита на сметка 71 "Разплащания с отговорни лица". Фактът на получаване на документи за пътуване трябва да бъде отразен чрез публикуване:
Това означава, че също така е възможно да се издаде този паричен документ за отчитане само в размер на действителните разходи, без ДДС:
в момента на прехвърляне на билета на служителя под отчета. При съставянето на авансовия отчет служителят ще трябва да отрази размера на действителните разходи за закупуване на билет без ДДС, които в бъдеще, при обработката на авансовия отчет, ще бъдат взети предвид в съответната разходна сметка, например:
в периода, в който служителят действително е бил в командировка, или в периода, в който служителят е съставил авансов отчет.
ДДС и данък общ доход.
Много компании смятат, че е възможно да се начисли ДДС върху закупен билет само когато служителят действително е използвал билета по време на командировка. Следователно такива компании или незабавно се опитват да издадат билет за служителя, който да докладва изцяло, включително ДДС:
и след това разпределете и представете ДДС при получаване на авансов отчет от служителя или предварително използвайте сметка 50.3 „Парични документи“, като дебитирате тази сметка с пълната сума на билета с ДДС:
D 50.3 - K 60 заедно с ДДС
D 71 - K 50.3 заедно с ДДС
Компанията обаче получава правото да представи ДДС още в момента на закупуване на билета, тъй като са изпълнени всички необходими условия за това: придобитите материални активи се използват при изпълнението на производствени дейности (клауза 2 на член 171 от Данъчния кодекс на Руската федерация) и тези материални активи се вземат предвид въз основа на съответните първични документи (клауза 1 на член 172 от NKRF). Това означава, че ДДС може да се представи веднага след кредитирането на билетите по сметка 50.3 „Касадокументация“.
Следователно паричните документи трябва да се издават на служителите само в размер на действително направените разходи, без ДДС. В случай на загуба на паричен документ ДДС следва да се възстанови по обичайния начин.
Фактическите аквизиционни разходи трябва да се вземат предвид като част от базата за изчисляване на данъка върху доходите в периода, в който действително е осъществена командировката или е подаден авансов отчет.
Изводи:
1. Касови документи (пътни билети) се издават срещу отчет на служителя в размер на действително извършените разходи (без ДДС).
2. Правото за внасяне на ДДС при закупуване на билети възниква в момента на закупуване, а не в момента на използване на билета от командирования служител.
3. При изготвяне на предварителен отчет служителят посочва стойността на билета без ДДС.