Преглед на системата за управление на документи Alfresco
Alfresco е най-добрата система за управление на корпоративно съдържание с отворен код. Съвместим е с платформи Microsoft Windows, Macintosh и Unix/Linux. В това ревю ще ви представим приложението за управление на документи Alfresco Share.
Alfresco Share предлага на потребителя набор от инструменти за управление на документи в предприятието. Системата се характеризира с простота и същевременно богата функционалност, осигуряваща тясно и ползотворно сътрудничество на своите потребители. Инструментите Alfresco Share централизират работния процес на предприятието, стандартизират процесите на обработка на документи, повишавайки степента на взаимодействие между служителите. В резултат на това работното време, необходимо за обработка на документите, преминаването им през органите, архивирането на документите и издирването им се намалява значително.
Системата предоставя на участниците и напълно нови възможности. Като създаване на версии, централизирано търсене, хипертекстова документация и други. Безспорните предимства на системата пред обичайния (неинтегриран) работен процес позволяват постигането на много по-висока производителност на труда. Чрез интегрирането на работния процес системата спестява работно време, намалява разходите за време, като по този начин значително повишава степента на икономическа ефективност на предприятието.
Контролен панел
Контролният панел предоставя на потребителя преглед на основните задачи в момента. От тук можете да стигнете до всички раздели на системата.
Контролният панел е разделен на блокове - така наречените "Dashlets" (от английски Dashlet) - и е напълно персонализиран. Потребителят винаги може да включи онези блокове, които го интересуват, и да изключи ненужните.
Управление на потребители
контролпотребителите на системата се извършва централизирано. Следната екранна снимка показва създаването на акаунт:
За да се улесни работата с правата за достъп, потребителите могат да бъдат комбинирани в групи:
Потребителят може да участва в работата на един или повече така наречени уебсайтове. Сайтовете са раздели от системата за управление на документи. Сайтовете обикновено съответстват на тези подсистеми на предприятието, чийто работен процес е ограничен до определени тематични рамки. Например, има смисъл да се раздели работният процес на счетоводния отдел и отдела за проектиране, компютърния център и отдела за персонал.
Сайтовете се създават от системния администратор. В този случай сме създали три сайта:
Сайтовете са разделени на страници. Страницата на сайта е инструмент, с който можете да изпълнявате един от видовете задачи, които възникват в рамките на темата на този сайт.
Текущата версия предлага следните инструменти:
- Wiki
- Блог
- Библиотека с документи
- Календар
- Връзки
- дискусии
Мениджърът на сайта може да определи какви инструменти са необходими за работата на този сайт:
На следващата екранна снимка оставихме само уикито, библиотеката с документи, календара и връзките:
Библиотека с документи
Библиотеката с документи е най-необходимият раздел на сайта, когато става въпрос за управление на документи. Това всъщност е ядрото на нашата система. Обикновено тук се извършва основната работа с документите. Следната екранна снимка показва типичен изглед на библиотека с документи:
Документите от компютъра на потребителя се качват на сървъра за по-нататъшна обработка.
Можете също да изтеглите няколкодокументи едновременно.
След изтеглянето на документа се дава вътрешно име, той се снабдява с описание, етикети и се въвежда в определена папка. Правата за достъп са определени за документа.
Можете да добавите актуализирана версия на документа по-късно:
Една от най-интересните функции на системата е възможността за присвояване на документи към така наречения процес (workflow).
По този начин библиотеката с документи предоставя следните предимства:
Уикито е предназначено за бързо съвместно редактиране на документи. Следната екранна снимка показва списък с текущи документи:
Следната екранна снимка показва процеса на създаване на публикация в блог.
Един от инструментите, макар и не пряко необходим в управлението на документи, но въпреки това осигуряващ определено ниво на комфорт при използване на нашата система, е календарът. Календарът позволява на потребителя да въвежда своите срещи или напомняния за други предстоящи събития в същата система, където се намират неговите документи. Това позволява да се постигнат определени синергични ефекти. Например, възможността за насочване на участниците към среща към всякакви документи опростява настройката на дневния ред на срещата. Участниците се подготвят за срещата, като обработват документи, „прикачени“ към събитието в календара.
Календарът предлага на потребителя няколко гледни точки: дневна, седмична, месечна и режим "Дневен ред", който условно нарекохме "Обзор". Следната екранна снимка показва дневната перспектива:
Преглед на предстоящите събития:
В раздела „Връзки“ членовете на сайта могат да съхраняват връзки към документи иИнтернет ресурси, необходими за работа. Например връзки към някаква онлайн документация. Вместо всеки служител да съхранява връзките си локално, връзките на всички служители се съхраняват на едно място. Това ви позволява практически да намалите излишъка на данни до нула.
Следната екранна снимка показва списък с връзки:
За обсъждане на всякакви теми в системата има раздел "Дискусии". За разлика от раздела "Документи", тук има теми, които се нуждаят от широко обсъждане. Например, с участието на всички заинтересовани страни е необходимо да се разработи обща линия на поведение по всеки въпрос. Освен това се очаква дискусията да бъде гореща и трудна, а участниците в нея - раздалечени. Вместо няколко срещи лице в лице и свързаните с тях разходи, дискусията се прехвърля в нашата система. Това осигурява множество предимства, от спестяване на пътни разходи и т.н., до почти готов "препис" на дискусията.
Следната екранна снимка показва създаването на отговор на една от публикациите:
Този раздел е предназначен за администратор или мениджър на сайт. Тук те могат да управляват участниците.
Следната екранна снимка показва процеса на добавяне на потребители към сайта:
Можете също да поканите "външни" участници.
В допълнение към стандартните "Покани" и "Изтривания", тук можете да зададете роли на потребителите.
Добавки
В рамките на този документ някои характеристики на системата не са обхванати. Ето няколко от тях:
- Интеграция в домейна на Windows. Директориите в библиотека с документи могат да бъдат представени от системата като обикновени споделени папки.
- Интеграция в Microsoft Office. Плъгин, предоставящ отПриложенията на Microsoft Office управляват свойствата на документи в библиотека с документи.
- Интеграция в OpenOffice. Плъгин за OpenOffice, който управлява свойствата на документи в библиотека с документи.
- Други рамкови приложения. Например WebStudio или Mobile.
Използването на система за управление на документи принуждава предприятието да стандартизира схемите на работния процес, което дори само по себе си е значителна печалба за предприятието. Гъвкавостта и многофункционалността на системата улесняват адаптирането на симулираните процеси към реалността. Системата също така лесно се интегрира в съществуващи схеми, като същевременно предлага на потребителя напълно нови възможности:
- Централизация на работния процес
- Стандартизиране на процесите по обработка на документи
- Надеждност на съхранение на документи
- Лесно и бързо търсене
- Управление на достъпа до документи на ниво потребители, както и техните групи
- Версиониране на документи с възможност за връщане назад и сравняване на различни версии
- Работни процеси
- Сервизните инструменти (календар, wiki, блог, дискусии) позволяват сътрудничество в рамките на предприятието.
По този начин система за управление на документи в предприятие от почти всякакъв мащаб може значително да опрости и ускори работния процес в предприятието, като значително намали разходите за създаване на крайния продукт. Интензивното използване на тази система и идеалното преминаване към „безхартиен работен процес“ дава реален икономически ефект.