Разходите за внедряване на EDMS
Колко ще струва проектът за внедряване на EDMS в нашата компания?
Колко често нашият екип по продажбите е чувал този въпрос, мисля много хиляди пъти.
Но е изключително трудно да се отговори веднага на първата среща, на първата среща обикновено е възможно да се събере само малко резюме на изискванията на клиента, така че по-късно, като го разработите подробно и зададете изясняващи въпроси, да кажете приблизителната цена на проекта.
Стойността на внедряването зависи както от варианта за изпълнение, избран от Клиента:
Така че зависи от количеството и дълбочината на автоматизация на процеса, която клиентът иска да постигне.
Възрастни клиенти - подход за възрастни към внедряването Отминаха дните, когато системите се продаваха само с красиви презентации със слайдове. Рядко се случва EDMS да се внедри от нулата, в повечето случаи това е или замяна на системата на друга остаряла платформа, или замяна на някои от нейните разработки. Клиентите стават все по-възрастни всяка година, те знаят недостатъците на решението, което използват сега, и разбират какъв ефект искат да постигнат от бъдещата система.
Ето защо в повечето случаи не само продавачът, но и бизнес анализатор или потенциален ръководител на бъдещ проект пътува до клиента за първата среща от нашата компания. Този специалист многократно е участвал в внедряването на EDMS и целта му е:
- отговаряйте на трудни въпроси на специалистите на клиента;
- опитайте се да разберете колкото е възможно повече целите, които Клиентът иска да постигне чрез внедряване на EDMS;
- опитайте се да съберете изисквания на високо ниво за предварителна оценка на труда и цената на проекта.
За предварителна оценка на разходите за проект за внедряване на EDMS обикновено се опитваме да получим от Клиентаотговори на следните въпроси, разделени на групи:
- Какви процеси иска клиентът да автоматизира? Само типично, за почти всеки проект за внедряване на EDMS, офисът и координацията на договорите или неговите задачи са много по-широки и това е автоматизирането на процесите на срещи и управлението на доставките и т.н.
- Има ли утвърдени и използвани в правилата за работа за тези процеси?
- Планирате ли да автоматизирате цялото предприятие наведнъж или по отдели?
- Брой автоматизирани служители?
- Какви EDMS платформи обмисля клиентът? Кои вече сте гледали, какво ви хареса, какво не? За да разберете дали Клиентът има специфични функционални изисквания?
- Има ли клонове, дъщерни дружества или не? Ако е така, как ще бъдат интегрирани в корпоративната архитектура за управление на електронни документи?
- С какви системи, използвани от Клиента, се планира да се интегрира EDMS
- Какъв вид интеграция е необходима, само на ниво статична информация в директории или преминаването на работния процес в една система трябва да инициира действия в друга?
- Необходимо ли е да се извърши първоначалната миграция на данни към новия EDMS от съществуващи източници (използвани преди това EDI системи, Excel или файлови хранилища? Ако да, къде и какъв вид информация е това?
- Клиентът разполага ли със собствени специалисти или поддръжка за системи, с които да се интегрира и от които данните да се мигрират?
- Какви опции за свързване на потребителите към EDMS планира да използва Клиентът (дебел клиент / уеб клиент / мобилни приложения)?
- Клиентът разполага ли с необходимия системен софтуер, Microsoft Server, Microsoft SQL ServerИ така нататък?
- Има ли домейн архитектура в компанията, всички потребители ли са потребители на домейн?
- Ако има отдалечени подразделения, клонове, какви технически средства за връзка с тях са предвидени
Това са само малка част от въпросите, които ни помагат да оценим правилно обхвата на проекта за внедряване на EDMS и да предложим на клиента една от опциите за внедряване:
След въвеждането започва промишлената експлоатация на системата, нейната поддръжка и по-нататъшно развитие. Можете да намерите нашия подход към поддръжката на EDMS тук.