Създаване на електронен архив на базата на PDM система

Един от важните елементи на организацията на IPD технологиите в предприятието е електронното управление на документи, което е невъзможно без използването на архив на проектна документация (CD). Следователно основният проблем на повечето големи промишлени предприятия е организирането на електронен архив от компактдискове въз основа на съществуващия хартиен архив от оригинали.

За да организирате електронен архив на предприятие, трябва да изберете идеологията на неговото създаване и да сканирате голям обем хартиен CD. Като основа на архива е необходимо да се използва система за съхранение на електронна документация, съобразена със спецификата на счетоводството на СО. Системата за архива може да бъде както собствена разработка на фирмата, така и закупена система. Вътрешно разработеното приложение е създадено в съответствие с нуждите на предприятието и предоставя възможност за неговото модернизиране. Закупената система изисква мерки за внедряване и конфигуриране за задачите на предприятието, но осигурява по-голяма гъвкавост, мащабируемост, надеждност и, което е важно, вече има опит в реалното й индустриално приложение.

Документна счетоводна карта

Системата за управление на инженерни данни SolidWokrs Enterprise PDM (SWE-PDM) ви позволява да решавате проблемите с управлението на големи количества документация от всякакъв тип. SolidWorks Русия адаптира конфигурацията за съхранение на SWE-PDM за поддържане на електронен архив от CD-та, така че да може да бъде гъвкаво конфигуриран към спецификата на поддържане и отчитане на документация в предприятие. Адаптираната конфигурация ви позволява да съхранявате и съхранявате документация в съответствие с актуалните изисквания на българските стандарти.

В съответствие със стандарта за всеки проектен документ се създава счетоводна карта, съдържаща обща информация за документа, като обозначение инаименование, както и специализирани архивни данни: инвентарен номер, списък на създадените поименни екземпляри и техните притежатели, данни за приложимостта на документа и направени корекции и др. Очевидно системата трябва да позволява съхраняването на такива карти в електронен вид, свързвайки ги със записаната документация.

Редактор на специализирани полета на счетоводната карта

Когато набор от документи е регистриран в хранилището на SWE-PDM, файловете с документи се създават и поставят в йерархична структура на папки, съответстваща на структурата на продукта. При поставяне на документи в хранилището системата следи уникалността на обозначенията, имената на файловете и други атрибути на документите, предотвратявайки тяхното евентуално несъответствие в бъдеще.

Документите, постъпващи в архива, се регистрират в една от инвентарните книги. SWE-PDM ви позволява да поддържате няколко счетоводни книги с много персонализирани документи. Записите за записаните документи се въвеждат в инвентарните книги автоматично, въз основа на попълнени картони. В книгата можете да търсите и избирате документи въз основа на техните атрибути, да запазвате селекцията във файл с един от стандартните формати, например селекция от документация, регистрирана за предходния месец.

Състав на продуктовата документация

По време на прехвърлянето на архива към електронно управление на документи и съхранението на сканирани документи става необходимо да се дублират данни на електронен и хартиен носител. В SWE-PDM счетоводна карта на документ, инвентарна книга или част от нея могат лесно да бъдат конвертирани във формат за печат.

Регистрираните набори са йерархично свързани набори от документи и следователно става необходимо да се поддържа съставът на документите за продукта в електронен вид. Към състава на документите на продуктавключва всички проектни документи върху него.

SWE-PDM ви позволява да установявате връзки между документи от всякакъв тип, създавайки дърво от документи с всякаква сложност и проследявайки промените в него. Всички документи, свързани с продукта, включително заимстваните документи, използвани в продукта, са свързани помежду си в дървото на документа на продукта. Връзките между документите, определящи съдържанието на документите, ви позволяват да поддържате актуален състава на документацията за продукта и приложимостта на документите.

Печатен формат на счетоводната карта

За архивни документи се използват специализирани работни процеси за рационализиране на съвместната работа на архивния отдел и взаимодействието му с други отдели, за проследяване на промените. Промените се проследяват чрез създаване на файл в хранилището за всяко известие и използване на отделен бизнес процес за тях. Всички известия за промени са свързани с променливи документи и регистрирани в книгата за регистрация на известия.

Съхраняването на сканирана документация в архив намалява сложността на нейната корекция, която може да се извърши с помощта на специализирани програми за редактиране на растерни изображения. Благодарение на мощните възможности на подсистемата за търсене SWE-PDM, която ви позволява да търсите документи по различни критерии: атрибути, имена, статус на документа и т.н., както и да свързвате документи в дърво на продуктови документи, можете бързо да изберете и отпечатате набор от документи за продукт или негови части. Подсистемата за отчети ви позволява да генерирате обобщени отчети за документация, издадена от всеки отдел за определен период или свързана с всеки продукт.

Формат за печатИнвентарна книга

Във връзка с преминаването към електронно съхранение на документацията е необходимо да се прехвърли съществуващият CD архив в хранилището SWE-PDM. Тази работа може да бъде разделена на четири етапа:

привеждане на наличните данни за продуктите и документацията за тях в обобщен вид;
създаване в хранилището на структурата на свързани файлове и папки, съответстващи на състава на продуктите;
попълване на атрибути на файлове и папки на базата на счетоводни карти на документи;
съхранение на сканирани документи.

Българските предприятия, поради своята специфика, дълго време се развиват в ситуация, при която информационните технологии (ИТ) осигуряват само определени етапи от жизнения цикъл на продукта. Благодарение на развитието на ИТ, тенденцията на пачуърк автоматизация започна да се променя към консолидиране на източници на данни за продуктите, произведени от предприятието. Като стъпка към това обединение, системата SolidWorks Enterprise PDM осигурява управление на всички продуктови данни и информационни процеси от жизнения цикъл на продукта, включително организиране на архивно отчитане и съхранение на одобрена проектна документация с максимална достъпност за потребителите.

Леонид Гунин

Главен дизайнер на Федералното държавно унитарно предприятие NNIPI Quartz.

Алексей Кашенков

Михаил Новиков

Технически специалист на SolidWorks Русия.