Вътрешен одит – цели и задачи
Вътрешен одит – цели и задачи
Вътрешният одит може да се нарече най-висшата форма на контрол от ръководството на компанията на системата за управление на качеството (СУК). СУК е резултат от производствени дейности, т.е. продукти, към които също се налагат определени изисквания и с които се свързват определени очаквания.
Планиране на инспекцията
Проверките на СУК се делят на планови - извършват се по утвърден годишен график; извънпланово - извършва се по указание на ръководството на предприятието.
Вътрешен одит може да се извърши на системните елементи на ISO 9001, който проверява съответствието с изискванията на документацията на всички нива; по структурни поделения, където всички елементи на системата за качество подлежат на проверка.
Какви са целите на вътрешния одит?
- Оценка на ефективността на функционирането на СУК, както и определяне на нейните възможности, начини за подобряване;
- Идентифициране на несъответствия в СУК на установените изисквания;
- Установяване на причините за несъответствията;
- Оценка на ефективността на коригиращите действия въз основа на резултатите от предишни одити.
Как да оценим QMS? Какви функции да имате предвид?
Отговорът е прост: вземете предвид тези характеристики, които се предоставят от модела за управление на качеството ISO 9001.
При изучаване на стандарта могат да се разграничат три характеристики:
1. Съответствие на СУК с изискванията на ISO 9001;
2. Пригодност на СУК;
3. Ефективността на СУК.
Следователно можем да заключим, че вътрешният одит на СУК е инструмент за измерване на ефективността на системата.
Правила за оценка на QMS
За да се оцени QMS - продуктите, е необходимо да се използва следното правило: да се измерват характеристиките исъпоставете ги с предварително поставените изисквания.
Ако сте само на етапа на разработване и внедряване на СУК, тогава резултатът (продуктът) ще бъде набор от документи с фиксирани методи, правила; алгоритми за извършване на дейности; разпределение на правомощията и отговорностите; критерии, показатели и др. Тези продукти трябва да отговарят на изискванията, едно от които е изискванията на стандарта ISO 9001. С други думи вътрешният одит трябва да даде отговор дали внедрената/внедрената система отговаря на зададените изисквания.
Ако вече сте на етапа на работа на СУК, тогава резултатът (продуктът) ще бъде постигането на поставените цели, което е основният обект на проверка, критериите ще бъдат изискванията, установени в документацията на СУК.
При извършване на вътрешен одит на етапа на функциониране на СУК могат да се разграничат четири сценария.
Спазени са изискванията на документираните процедури
Изискванията на документираните процедури НЕ са изпълнени
Резултатът отговаря на изискванията
Вариант 1
Вариант 2
Резултатът НЕ отговаря на изискванията
Вариант 3
Вариант 4
Вариант 1. Резултатът е постигнат, изискванията на документираните процедури се изпълняват. Следователно системата е създадена правилно (подходяща) и ефективна. Предложено: потърсете области за подобрение.
Вариант 2. Резултатът е постигнат, изискванията на документираните процедури НЕ са спазени. Следователно системата е ефективна, но неизползваема. Предлага се: промяна на системата (алгоритмите) и привеждането й в съответствие с добрите практики.
Вариант 3. Резултатът НЕ е постигнат, спазени са изискванията на документираните процедури. Следователно системата не е подходящатрябва да се промени.
Вариант 4. Резултатът НЕ е постигнат, изискванията на документираните процедури НЕ са изпълнени. Този вариант е най-труден за анализ, т.к Абсолютно неясно е дали механизмите на СУК гарантират постигането на поставените цели или не. Така например сте приготвили ястие, което не се е получило в нарушение на рецептата. В този случай е трудно да се каже дали рецептата е грешна, или ние сме направили нещо грешно.
От тези примери следва, че важна роля при провеждането на вътрешни одити на действащата СУК играят данните за степента на изпълнение на установените процедури и правила.
И така, при формирането на доклад за вътрешен одит (съгласно GOST ISO 19011-2013) на етапа на работа на QMS се използват две основни заключения:
1. Отговарят или не отговарят на резултатите от дадената система;
2. Съответстват или не съответстват извършените действия на установените мерки (процедури).
Бих искал да ви напомня, че целта на вътрешния одит на етапа на работа на системата не трябва да бъде установяване на съответствие с изискванията на стандарта. Каква е целта тогава? Отговорът на този въпрос може да се намери в стандартитеGOST ISO 19011-2013 - Насоки за одит на системи за управление (клауза 5.2) иISO 9004:2009 - Управление за постигане на устойчив успех на организацията. Подход от позицията на управление на качеството (клауза 8.3).
Съвети за планиране на вътрешни одити
Още на етапа на планиране и организиране на вътрешен одит е необходимо да се определи кой е основният клиент, какви решения ще вземат въз основа на получените данни от одита. Това ще ви помогне да формулирате основните цели и критерии за оценка и в резултат на това заключението.
Изводи
- Вътрешни одити на СУКможе да се раздели на две части:
- на етапа на разработване и внедряване на системата да проверява само веднъж нейното съответствие с посочените изисквания на стандарта;
- по време на фазата на експлоатация вътрешните одити трябва да предоставят данни за оценка на ефективността и пригодността на системата, за вземане на необходимите решения.
- СтандартитеGOST ISO 19011-2013 иISO 9004:2009 предоставят добри указания при определяне на целите за вътрешен одит по време на оперативната фаза на QMS. Постигането на тези цели по време на вътрешния одит може да предостави много важна информация на тези, които вземат окончателното решение.
В продължение на статията "Нова версия на стандарта ISO 9001:2015". Тази статия ще се фокусира върху по-подробно описание на съдържанието на разделите на актуализираната версия на стандарта ISO 9001:2015.