10 правила за електронна поща, които всеки търговец трябва да знае
Бизнес писмото е своеобразен психологически портрет на подателя, неговата визитна картичка, както и част от имиджа и репутацията на компанията. Как да се предпазите от перспективата да поставите дебел кръст върху всичко това - в нашата статия.
Правилата за електронна кореспонденция за бизнесмени е вид инструмент, който ви позволява да „запазите лицето“ на компанията и да отразявате нейния имидж в комуникацията с партньорите. Кои са основните правила за бизнес кореспонденция по имейл, които търговците трябва да вземат предвид? Нека да разгледаме по-отблизо, защото това наистина играе огромна роля.
Правило 1: Посочете темата на имейла
Именно по този критерий заетият човек решава кое писмо първо да отвори. В допълнение, това правило за електронна поща позволява на събеседника да намери желаното писмо сред потока от кореспонденция. Например, удобно е да получавате имейли с теми, които отразяват различни организационни аспекти на един и същи процес.
Например: „Пакет от документи на участника“, „Фактура за участие в изложбата“, „Бележка до участника в изложбата“, „Оформление на изложбените павилиони“ и др. Ако цялата кореспонденция се води с темата „Участие в изложбата“, ще бъде много по-трудно да се намери правилното писмо в обширната кореспонденция.
Правило 2: Не забравяйте поздрава
Фрази, които не могат да се използват в кореспонденция
Правило 3. Не забравяйте, че краткостта е душата на таланта
Правило 4. Стилът на писане е делови, тонът е неутрален
Ето защо, ако сте готови за по-нататъшни действия, най-добре е винаги да използвате това правило за кореспонденция по имейл. Напишете така: „с какво друго мога да бъда полезен / полезен?“. Ако нямате желание да участвате в по-нататъшния процес, трябва правилно да го кажете. Например така:„Колеги, с оглед на голямото ми натоварване по друг проект, ще бъда благодарен, ако ...“ и след това опишете вашите желания: „освободете ме от по-нататъшна работа по този проект“, „опишете пълния ми набор от задължения, за да мога да планирам работата си.“ В същото време е важно да се вземе предвид подчинението: ако кореспондирате с мениджъра, проверете с него приоритета на тази работа.
Правило 6. Не забравяйте за електронния подпис
В края на всяко (не само първото) писмо трябва да има подпис, съдържащ пълното име и длъжност на подателя, неговите работни контакти и логото на компанията. Това е добър тон и показател за наличие на корпоративна култура.
Правило 7. Прочетете отново писмото, преди да го изпратите. Коригирайте грешки и правописни грешки
Небрежността не е най-доброто качество за деловия човек.
Правило 8: Отговорете на кореспонденция в рамките на 24 часа
Ако имате нужда от повече време, трябва да пишете за това в рамките на един ден. Няма да е излишно да се свържете с получателя на писмото след изпращане и да се уверите, че го е получил и кога да очаквате отговор от него.
Правило 9: Потвърждавайте имейли с прикачени файлове
По-добре е да изпращате такива писма от името на мениджър продажби със съответно известие в тялото на писмото.