2. Счетоводни документи на архива
книга за приходи; *
книга за отчитане на постъпленията на осигурителния фонд и фонда ползване; *
списък на фондовете с особено ценни документи; *
опис на особено ценни документи; *
описание на осигурителния фонд; *
регистър на описите на особено ценни документи; *
описна книга на дела с материални ценности; *
вътрешностопански описи и свидетелски ведомости по дела.
Основните счетоводни документи на ведомствените архиви са: *
книга за счетоводство за получаване и изхвърляне на документи; *
паспорт на архивното хранилище, ако архивът се състои от няколко хранилища; *
опис на особено ценни случаи; *
книга за отчитане на постъпленията и разпореждането с осигурителния фонд и фонда за ползване; *
описание на осигурителния фонд; *
В книгата за отчитане на постъпленията на документи се записват всички постъпления на документи в архива за изминалата година, тяхното състояние и първично описание. В него се посочват източниците на постъпления, записват се документите, по които са получени документите - приемо-предавателни ведомости, приемо-предавателни протоколи. Въз основа на него се съставят всички останали счетоводни документи на архива.
При първоначално постъпване на фонда той получава номер по описа на фонда. Последващото му попълване е фиксирано под същия номер. В края на годината в книгата се прави окончателен запис за годината, като се отбелязват всички промени във фондовете през годината.
Книгата за отчитане на приходите от осигурителния фонд и фонда за ползване се съставя подобно на общата книга за приходите.
Списъкът на фондовете с особено ценни документи се съставя подобно на списъка на фондовете.
Архивният опис е един от основните счетоводни документи на архива, архивен указател, съдържащ систематичен списък на единиците за съхранение на архивния фонд и предназначен за тяхното отчитане и разкриване на тяхното съдържание. складова наличностсе съставя въз основа на номенклатурата на делата и тяхното реално наличие. Благодарение на инвентаризацията всяка единица за съхранение получава своя архивен номер.
Описите на особено ценни документи и застрахователния фонд се съставят подобно на архивен опис.
Регистърът на материалните запаси служи за регистриране на материалните запаси, техния брой и състав. Посочва се номерът на фонда, номерът на описа, броят на делата в него, броят на листовете на описа и екземплярите от него. Описите се завеждат в регистъра при постъпването им в архива в хронологичен ред. Резултатите от годишното движение на запасите се сумират от годишното окончателно записване.
Регистърът на описите на особено ценни документи се поддържа подобно на общия регистър на описите.
Започва се инвентарна книга на дела с материални ценности, ако в случаите или тяхната регистрация има материални ценности, благородни метали и камъни. Такива случаи се съхраняват в сейфове. Книгата, водена в три екземпляра, отбелязва състоянието на тези дела и резултатите от годишната им инвентаризация. Копия от книгата се съхраняват: първият - в счетоводството на архива, вторият - при липата, който е финансово отговорен за съхранението на такива дела, третият - в счетоводството на архива.
Паспортът на архива също е отчетен документ и съдържа информация за поставените в него фондове, дела, документи за отчетната година.
Информацията за промени в състава и обема на фондовете се съставя произволно и съдържа основна информация за годината за извършване на промени в счетоводните документи на висшите архивни органи.
Картата на фонда е счетоводен документ, който съдържа името, информацията за броя, състава на документите на архивния фонд, мястото на неговото съхранение, предназначен за централизирано държавно отчитане на архивни документи. Съставя се едновременно със съставянето на списъка на фондовете и списъка на фондовете,повтаряне на техните данни. За съставяне на складовия каталог на Росархив се използва карта. Данните се актуализират в края на годината.
За всеки фонд се води делото на фонда, което е своеобразно досие на всеки архивен фонд. Включва документи, отразяващи историята на учредителя и фонда, като историческа бележка, схема за систематизация на фонда, фондови ведомости, актове, свързани с движението на фонда. Документите във фондовото дело са подредени в хронологичен ред. Използваните в него документи служат за извършване на промени във всички счетоводни документи на архива. Делото на фондацията се оформя в съответствие с правилата за архивни дела. На всеки се присвоява номер, съответстващ на стоковия номер. Случаите със средства се съхраняват във възходящ ред на номерата.
Вътрешни бизнес описи и листове за сертифициране на дела се използват за записване на документи в рамките на случая.
Счетоводната документация на архива в своята съвкупност адекватно отразява състава на документите на Архивния фонд на България и е основната основа за създаването на национална архивна база данни.