5 причини да автоматизирате управлението на договори с помощта на EDMS
Автоматизирането на управлението на договорите е много трудоемка и хартиеноемка задача, която включва постоянен мониторинг на условията на договорите, техните бюджети, ревизия, одобрение, подновяване и др. Преди всичко договорите в най-новите им версии трябва да бъдат лесно достъпни за лицата, отговорни за тях, докато изтече срокът им или остареят. Тук идват на помощ EDMS системите, които перфектно помагат да се справят с всички тези задачи. В допълнение към стандартните предимства, като спестяване на разходи и повишена ефективност, има редица други предимства. По-долу ще разгледаме пет основни причини, поради които EDMS е чудесен инструмент заавтоматизиране на управлението на договори.
1. Функционалност
Трябва да се отбележи, че системите EDMS имат цялата необходима функционалност за автоматизиране на управлението на договори, включително правни аспекти.
Регистрация и работа с редакции. И двете процедури са много лесни за изпълнение в EDMS. След регистриране на договора в системата, хронологията на ревизиите помага да се проследи кога и от кого, какви промени са направени. Пълната версия на документа ще бъде запазена.
Одобрение. Целият процес на одобрение ще бъде прозрачен и достъпен с две кликвания. Освен това служителите не трябва да са на работното си място, за да направят това. Те могат да го правят навсякъде и от всяко устройство.
Функционалността е един от ключовите фактори при избора на EDMS система - портал CNews
2. Работа в екип
Трудно е да си представим ефективна система за управление на договори без възможност за съвместна работа по тях. Това е особено вярно в началните етапи на работа с договори, когато има голямо количество комуникация между дветеслужители на фирмата купувач и с доставчика.
според Gartner
Поставяне на задачи и задачи. Задачите и задачите са неразделна част от работата по документи. EDMS като система за управление на договори ви позволява да проследявате навременността на изпълнение на задачите и инструкциите по определени договори, което от своя страна помага да се контролира времето за удължаване или прекратяване на договорите.
Маршрутизиране, делегиране, заместване. Не е необичайно служителят, отговорен за договора, да не е на работното място в точното време. Тук на помощ идва делегирането или заместването, което ви позволява да не чакате отсъстващ служител от ваканция или командировка, а своевременно да насочите договора или задачите по него към заместващия служител. Този подход ви позволява непрекъснато да доставяте на организацията на клиента необходимите материали или услуги.
Известия за събития и промени. Чрез настройка на известия и известия за определени събития (изтичане на крайни срокове, бюджети, изменения и т.н.), можете да сте в крак с най-новите развития в тези договори, с които са пряко свързани. Можете да сте сигурни, че няма да пропуснете нищо важно.
3. Наличност
Наличието на договори в точното време и на точното място играе ключова роля за автоматизирането на системата за управление на договори. Няма нищо по-лошо от това да нямате под ръка важна информация, записана в договора в момента на комуникация с клиента или доставчиците. EDMS позволява не само да съхранявате договори на едно място, но и да ги класифицирате удобно, което значително улеснява тяхното търсене, независимо на какво устройство.
Най-често срещаните проблеми при управление на документи. Портал www.docflow.ru
Говорейки за достъпност, не може да не се отбележи фактът, че достъпът до договорите може да бъде конфигуриран много гъвкаво и само служители, отговорни за тях, ще могат да работят с тях. Достъпността не означава общата отвореност на информацията, а по-скоро възможността за достъп до тях, когато е необходимо и от тези, които имат нужда.
4. Производителност
По-бързото преминаване на етапите на съгласуване на договорите е може би една от основните цели на автоматизирането на системата за управление на договори. Процесът на съгласуване на проекти на договори протича паралелно с всички отговорни лица. В резултат на това договорите не се бавят и не остават на нечии маси, а процесът на одобрение е по-бърз. Наличието на EDS тук е задължително условие и спомага за запазване на правната значимост на документите. Производителността може да се увеличи, ако една организация взаимодейства със своите контрагенти чрез услуга за електронен обмен на документи.
За да се оцени производителността, могат да се вземат предвид такива показатели като скоростта на одобрение на документи, намаляване на разходите за съхранение на документи, намаляване на броя на изгубените документи, скорост на обработка на документи и намаляване на разходите за процеси на управление. Чрез измерване на всички тези показатели преди и след внедряването на система за управление на договори можете да получите по-добра картина на промените в организационното представяне.
5. Контрол
Контролът върху версиите и ревизиите на договорите далеч не е последната задача в системата за управление на договори. EDMS ви позволява стриктно да разграничите достъпа до документи. Например, позволете на фирмените адвокати да правят необходимите промени и да редактират договори, докато други служители само преглеждат документи без възможност да ги променят. Този подходще подобри сигурността на поверителна корпоративна информация.
Контрол на версията на договора
Контролът на документите може да включва и архивиране на договори и проследяване на местоположението на оригиналния документ. Системата винаги ще ви каже кой точно притежава оригинала или в коя папка и на кой рафт се намира в архива. Всичко това спестява време при работа с договори, особено при одити.
Към всичко по-горе бих искал да добавя, че за мениджъра е много по-лесно да овладее EDMS система, отколкото сложна ERP, дори ако е модифицирана за управление на договори. Тъй като ръководителят на организацията е ключова връзка в процеса на съгласуване и подписване на договора, този фактор не може да бъде отхвърлен на последно място.
Почти всяка схема на работа с договори е покрита от функционалността на системата EDMS. Автоматизираното управление на договори има много предимства. Съхраняването на договорите в електронен вид, достъпен за всички участници в процеса, увеличава скоростта на тяхната обработка и вземане на решения, което позволява на Вашата компания да остане гъвкава и своевременно да извърши необходимите процедури за удължаване, преглед и приключване на договори.
Ако се интересувате от автоматизация на управлението на договори, ще се радваме да ви консултираме по този въпрос.