Анна Глазкова „Основната трудност е да се определи точката без връщане, след която започва бизнесът
Анна Глазкова, финансов директор на FORT и лектор на бизнес закуската „Оптимизиране на планирането на паричните средства и процеса на плащане в корпоративната хазна“, разказа на CFO-Russia.ru за спецификата на намаляване на оперативните разходи във фармацевтична компания.
Ана, какви са основните начини за намаляване на оперативните разходи във фармацевтичната компания днес?
В навечерието на един труден във всеки смисъл период 2015-2017г. много компании са озадачени от въпросите „как да оцелеем в криза“ и „как да се отървем от баласта“. Бизнес анализите, събирането на които е озадачено от финансовия директор, вече е не само информационен материал за вземане на управленски решения, но и спусък за започване на трансформации в компанията.
Начините за намаляване на оперативните разходи варират от най-простото „намаляване на разходите“ до майсторски трудоемки методи за намаляване на разходите, които включват комплексни мерки: подобряване на качеството, намаляване на отпадъците, намаляване на инвентара, увеличаване на производителността на труда и производителността на служител. Работата с ножици и брането на ниско висящи ябълки е бърза и лесна, но може да доведе до загуби и непоправими последици за бизнеса.
Откъде препоръчвате да започнете да намалявате оперативните разходи? Кои са основните стъпки?
Намаляването на оперативните разходи е преди всичко набор от мерки, така че към изпълнението трябва да се подходи като към изпълнение на програма, която е задължителна за всички бизнес йерархични нива: от акционер до работник.
Като стъпки бих предложил следните стъпки:
Първи етап:Оценка на запасите занамаляване на разходите. Събиране на информация и оценка с помощта на икономически инструменти (фактори на влияние, пари, ефект, период на изплащане, ако са необходими краткосрочни инвестиции). На този етап е необходимо да се систематизира и структурира информацията:
Структура: прегледайте структурата и разчистете развалините: затворете клонове и филиали, вместо това създайте отделни подразделения или наемете регионални представители; да се отървете от излишни структурни единици или неперспективни предприятия, които генерират загуби и др.;
Персонал: намаляване на административния и управленския персонал, прехвърляне на редица функции на аутсорсинг, използване на краудсорсинг за изпълнение на кратки проекти;
Закупуване:намаляване на запасите, покупки на спот пазара (ако е възможно), дългосрочни отношения с доставчици при взаимноизгодни условия;
Производство: използване на гъвкави графици на смени, удължаване на производствения цикъл;
Стандарти: намаляване на стандартите (разходи за труд, разходи за материали), намаляване на лимити;
Технология: по-евтини рецепти, използване на иновации, които подобряват технологията и качеството;
Мотивация: обмислете проекти за намаляване на разходите на всички етапи от производството и продажбите на продуктите, разработете система за мотивация и възнаградете служителите за реализирани идеи за намаляване на разходите;
Данъци:търсене на данъчни резерви (амортизация, създаване на резерви за дистанционно управление, гаранционни ремонти, ваканции и др.)
Втори етап:структуриране и консолидиране на всички предложения, както и оценка на възможния ефект за цялата компания. По правило се представя под формата на таблица с имената на разходните позиции, дейности, ефект в парично изражение. Така може да се оцениположително въздействие върху финансовите резултати. Например подобрение на EBITDA за периода и в динамика.
Трети етап:избор на най-ефективни проекти по характер на разходите, съставяне на план от мерки за намаляване на разходите с посочване на проекта, икономически ефект, срок и отговорно лице за резултата, формиране на график за изпълнение на програмата и одобрение от първо лице.
Четвърти етап:наблюдение на изпълнението на одобрената програма от дейности.
Следващата стъпка е да започнете отново да разработвате нова програма за подобряване на бизнеса, защото този процес не може да бъде спрян, в противен случай колелото на късмета ще спре да се върти. Победител ще бъде този, който непрекъснато подобрява и подобрява бизнеса си.
Кои са основните предизвикателства при намаляване на оперативните разходи? Каква е спецификата на този процес във фармацевтичния бизнес?
За съжаление в българската икономика има фактори, на които бизнесът не може да повлияе: инфлация, парично предлагане, девалвация на рублата, ръст на тарифите, потребителска активност и др. Динамиката на производствените разходи зависи от глобалните процеси и корелира с отрасловите специфики на фармацевтичния бизнес. Невъзможно е да се предвиди всичко. Общото потребителско търсене намалява - продажбите на дребно в аптеките спадат. Сценариите трябва да се разглеждат различни: от затваряне на производствени обекти, ограничаване на производството и навременна продажба на активи до инвестиции в нови производствени съоръжения. Спецификата на фармацевтичния бизнес е, че пускането на нови лекарства на пазара е скъп процес. Банките не са склонни да финансират проекти, свързани с разработването на оригинални лекарства. Това е дълго и включва икономически рискове на всички етапи на научните изследвания от етапа на научноизследователска и развойна дейност доетапи на предклинични и клинични изследвания. Следователно чрез намаляване на оперативните разходи ще можем да освободим собствени средства за инвестиции в нови технологии, нови разработки, които е нежелателно да спираме.
Основната трудност: определяне на точката без връщане, след което бизнесът започва да се свива като шагренова кожа. Основното правило на поведение по време на криза: ако пазарът пада, трябва да положите усилия, за да увеличите дела си на присъствие в него. Това е печалбата в бъдещето. Често, когато сме озадачени от намаляването на оперативните разходи, здравият разум оставя светли глави: първо премахваме мазнините, след това отрязваме мускулите и след това започваме да полираме костите. Необходимо е да се спре навреме. Или погребете това, което вече не е жизнеспособно, или вдъхнете живот на онези проекти, които са обещаващи.
Намаляването на персонала е може би най-болезненият процес. На първо място, психологически не е лесно да уволняваш хора: все пак това са човешки съдби, деца, семейства, лични трагедии... От другата страна на везната е съдбата на бизнеса. В края на краищата, ако спасителните усилия не бъдат предприети навреме, бизнесът ще потъне под вода заедно с екипажа и пътниците. В същото време плаващите наблизо лодки и ветроходни яхти могат да бъдат привлечени във фунията.