Автоматизация на HR бизнес процеси, Top Evolution
Въз основа на практиката за въвеждане на BPM системи (управление на бизнес процеси), днес ситуацията се променя малко и търсенето на автоматизация на HR процесите несъмнено нараства. Предлагам да използвам някои примери, за да разберем необходимостта от автоматизиране на бизнес процесите в HR, и не само.
Защо да автоматизираме бизнес процесите на HR?
Този тип процеси се отнасят до обслужващи (предоставящи) процеси, чиято важна задача е да доставят ресурси на основните процеси и процеси на управление.
Целите за оптимизиране и автоматизиране на различни видове процеси имат някои разлики.
Процесите на управление се характеризират с гъвкавост, която трябва да гарантира устойчивост на външни промени във външната среда (пазар, икономика и др.).
Чрез автоматизирането на основните бизнес процеси намаляваме разходите за транзакции, повишаваме скоростта и качеството на тяхното изпълнение, което със сигурност ще доведе до увеличаване на печалбите. Лошо дебъгваните процеси и, което е най-лошото, автоматизираните, значително увеличават разходите и увеличават вероятността от загуба на Клиенти. Следователно понякога ще бъде по-правилно да започнете автоматизацията с основните процеси.
Защо тогава да оптимизирате HR и други бизнес процеси? Защо да харчите пари за автоматизирането им?
Въпросът е, че ако разгледаме всякатранзакция на поддържащия процес отделно, тогава цената му не е голяма, но ако вземете предвид всички транзакции, тогава разходите могат да бъдат огромни. Автоматизирането на поддържащите процеси значително намалява загубите и влияе положително на ефективността на цялата организация.
АвтоматизацияHRБизнес процесиBPMСистеми
Както показва практиката, всяка компания има свои собствени характеристики в организацията на работа с персонала. Често HR бизнес процесите са слабо формализирани или изобщо не са формализирани. Дори наличието на длъжностни характеристики и други нормативни документи не гарантира абсолютно тяхното спазване. И най-разпространеният инструмент за автоматизация днес е липсата на автоматизация. Работата използва Excel файлове, бързо събрани бази данни на Access, Google документи и др.
Сред съществуващите решения за автоматизация на отделите по човешки ресурси могат да се разграничат следните:
- 1C и електронни системи за управление на документи - решават отделни задачи на счетоводството на персонала.
- Вградените или допълнителни софтуерни разширения за автоматизиране на HR отделите към ERP системите са скъпи и са приложими само в големи компании и корпорации.
- Домашни, кутийни и уеб решения - затваряне на отделни тесни задачи (публикуване на свободни работни места, търсене на автобиография, база данни и др.).
- Пълноценните, мощни HRM решения са скъпи, само отделите по човешки ресурси решават проблема, поради което те практически не се използват.
BPM системите решават много широк спектър от задачи както за HR отдела, така и за предприятието като цяло.
BPM системата не е специализирано и готово решение за HR отдела, но в сравнение сдруги програми, има много предимства:
Следователно автоматизацията на HR процеси, базирана на BPM система, ви позволява да свържете други процеси към автоматизацията - командировки, ваканции, почивни дни, с последващо генериране на съответните документи (приложения, заповеди и др.). В същото време системата ви позволява да автоматизирате процесите по управление на плащания, разписки, договори и др. Тоест всеки документ може да бъде генериран и изпратен по предварително планиран маршрут за одобрение, запознаване, преглед, подписване и др.
АвтоматизацияHRбизнес процеси в систематаELMABPM
В този раздел предлагам да се отдалечим от разглеждането на сложно формализирани процеси (увеличаване на вътрешните комуникации, развитие на корпоративната култура и т.н.) и да се съсредоточим върху често повтарящи се, рутинни процеси, които са доста удобни за автоматизиране и моделиране. Такива процеси включват: координиране на отпуски и командировки, процеси за наемане и освобождаване на служители, изграждане на график за отпуски в други области.
Една от основните задачи, които HR отделът решава, е набирането на персонал, като в компаниите за подбор на персонал това обикновено се отнася до основния процес, който носи стойност на клиента. Наемането на персонал в една организация може да бъде разделено на три етапа - търсене и подбор, поддръжка и освобождаване. Също така, в зависимост от големината на фирмата и спецификата на работа на HR отдела, все още могат да се добавят задачите по планиране, бюджетиране, обучение, HR администрация и др.
Процес на набиране на персонал
Ще разделим целия бизнес процес на няколко етапа: кандидатстване, търсене, оценка, наемане и кандидатстване за работа, адаптация.
В системата BPM е възможно да създадете свои собствени, уникални маршрути на движение, в които се изпълняват онези етапи, които са присъщи на определена организация. Освен това автоматизацията предполага пълен мониторинг на всички етапи на набиране на персонал.
Можете да автоматизирате както отделни задачи, така и да свържете комплекс от задачи във верига. Например, ръководителят на отдела от уеб интерфейса стартира процеса на одобрение на Заявлението за набиране на персонал. След въвеждане на данните, приложението автоматично се изпраща за одобрение на мениджъра. При положително одобрение, Приложението отива в отдел Човешки ресурси и се стартира задачата за избор на кандидат. По време на процеса на подбор избраните кандидати се добавят към базата данни на системата, като за всеки от тях е възможно да се посочат етапите на работа, което дава възможност за ефективно проследяване на всички действия с кандидатите. Крайният кандидат също може да бъде одобрен в системата - да се договори датата на освобождаване, продължителността на изпитателния срок и заплатата, като на първия му работен ден автоматично ще започнат задачи за кандидатстване за работа, подготовка на работно място, автоматично ще се генерира поръчка и т.н.
Също така в системата BPM е удобно да планирате всякакви събития с кандидата в системния календар, да свързвате други служители с тях, да прикачвате документи към събитието (автобиографии, препоръки, резултати от тестове и др.).
Налични са удобни инструменти за наблюдение и анализ на работата в системата - различни индивидуални индикатори за дейността, табла, отчети, графики и др.
При добавяне на нов кандидат, системата автоматичноще търси наличието на кандидати в базата данни, за да предотврати дублирането на автобиографии, а също така, когато търси в базата данни, изключва от нея кандидатите, които са в черния списък.
Управление на отсъствията (празници, почивни дни, болнични и др.)
Всяка организация осигурява годишен отпуск на служителите, както планиран, така и непланиран.
В края на процеса, в случай на успешно одобрение на ваканцията, автоматично ще се генерира пакет от документи - заявление за ваканция, заповед и др. Документите трябва само да бъдат отпечатани и подписани.
Освен това с помощта на системата BPM лесно се решава задачата за планиране на годишните отпуски на цялото предприятие. Системата позволява на всеки служител да изпрати и съгласува графика си, като данните ще бъдат консолидирани в единна база данни за ваканции автоматично, в случай на положително одобрение.
Системата автоматично, в определеното време, ще зададе задачи на служителите относно необходимостта от предоставяне на графици за ваканция, като същевременно помага да се изчисли продължителността в съответствие с лимитите и правилата, установени от организацията.
Тъй като всички ваканции се натрупват в една база данни, системата ще проследява и уведомява за пресичането на дати със заместващи служители, както и ще изпраща известия за необходимостта от коригиране на датите, за да се избегнат форсмажорни обстоятелства.
Информацията за ваканцията се одобрява на ниво ръководители на отдели и се предава на отдела за персонал за формиране на консолидиран график за ваканции.
Системата позволяваследете предстоящите планирани дати за ваканция и автоматично стартирайте задачи, за да кандидатствате за ваканция.
Информацията за всички отсъстващи служители, периодите и причините за тяхното отсъствие се показва на главната страница на системата в специален панел, което позволява на мениджърите бързо да получават информация за отсъствията.
Както показва практиката, няма идентични компании и съответно няма идентични решения.
Автоматизирането на HR процесите в примерите, дадени в тази статия, показват само малка част от възможностите на BPM системата.
Можете да намерите по-подробна информация за системата ELMA BPM в разделСофтуерни продукти на сайта.