буу. програми за малък бизнес
В допълнение към вътрешните отчети, програмата има "регулирани" отчети - предназначени за предаване на различни регулаторни органи. Има повече от 40 такива отчета, включително баланс, удостоверения за представяне в Държавната данъчна инспекция, извънбюджетни фондове и статистически органи. Някои от тях са просто формуляри, които трябва да бъдат попълнени на ръка.
Програмата предоставя възможност за създаване на собствени отчети с помощта на инструменти за програмиране. На практика тази работа обикновено се извършва от специалисти по настройка (програмисти), но не и от обикновени потребители.
Организация на аналитичното счетоводство.
Въпреки че аналитичното счетоводство е необходимо и за данъчни цели, то е особено полезно за получаване на информация, необходима за управлението на предприятието при вземане на управленски решения. Синтетичното счетоводство може да даде отговор на въпроса какви са оборотите например по сметка 41 „Стоки“. Ако имате нужда от по-подробна информация, трябва да прибегнете до аналитичното счетоводство. Обект на аналитичното отчитане могат да бъдат стоки, контрагенти, договори и всякакви други обекти. Целта на аналитичното счетоводство е да събира информация за определен обект на анализ, разпръсната в различни синтетични сметки. Типични въпроси, на които аналитичното счетоводство трябва да отговори, могат да бъдат: „Какви са оборотите за всяка асортиментна група стоки и за всеки конкретен продукт?“, „Какви са оборотите за всички стоки, получени от конкретен доставчик?“.
В разглежданите програми аналитичното счетоводство е организирано по напълно различни начини. Точно тук има фундаментална разлика между тези три програми. Все пак трябва да се отбележи, че и трите програми ви позволяват да въвеждате данни за дейността на няколко предприятия в един регистър на транзакциите и да получаватеотделни и консолидирани отчети (въпреки че степента на удобство е различна).
Трябва да се отбележи, че аналитичното счетоводство, базирано на подсметки, престава да бъде от край до край за различни синтетични сметки. Да кажем, че трябва да получим анализи за всеки от обектите, включени в дълготрайните активи. След това ще трябва да създадете обширен списък от подсметки за сметка 01 и след това да повторите този процес за сметка 02. В резултат на това няма да е възможно да получите обобщена информация за балансовата стойност и амортизацията на конкретен обект с помощта на стандартни инструменти. Необходимо е да се обърне внимание на факта, че в "Инфо-счетоводител" възможностите за аналитично счетоводство се определят на етапа на изграждане на сметкоплан. И да се направят значителни промени в сметкоплана в средата на отчетния период, като правило, не е възможно. Тези недостатъци са донякъде смекчени от факта, че преди изграждането на отчет, от всички операции в дневника можете да изберете само тези, които отговарят на определени условия. Съответно при изграждането на отчет ще бъдат взети предвид само избрани операции. Освен това много счетоводители не се нуждаят от многомерно аналитично счетоводство.
Програмата Turbo Accountant има силна страна на аналитичното счетоводство, но е организирано по малко необичаен и екзотичен начин, от гледна точка на един „ортодоксален“ счетоводител.
Може да се даде следният пример: ако за всяка операция в дневника е посочено със стоките от коя група и от кой доставчик е произведена, тогава става възможно оборотите по сметка 41 да се разделят на обороти по групи стоки (например перилни препарати, месни продукти, алкохол).
Описаният подход към аналитичното счетоводство го прави много гъвкав. Използвайки аналитични функции при съставянето на отчети, можете да разделите общите суми на отделни сумиразнообразие от раздели и избор на информация по произволен начин.
Използването на аналитични характеристики не е задължително. Ако няма нужда от аналитично счетоводство, аналитичните знаци могат да бъдат пропуснати. Накратко, програмата Turbo Accountant предоставя мощни възможности за аналитично счетоводство.
За една сметка може да се настрои аналитично счетоводство за няколко вида подконто. Така например за сметка 10 може да се определи аналитично счетоводство за два вида подконто: „Материали“ и „Складове“. Това означава, че всеки път, когато трябва да създадете транзакция или транзакция, включваща сметка 10, ще трябва да посочите конкретен материал и склад.
Когато задавате аналитични характеристики за конкретни публикации, можете да използвате директориите, налични в програмата („Дълготрайни активи“, „Стоки“, „Материали“ и 19 други). Обектите, изброени в тези директории, могат да бъдат комбинирани в групи и подгрупи.
Когато създавате няколко отчета, можете да използвате подконто. С тяхна помощ можете:
получавате по-фина градация на сумите в рамките на един акаунт;
комбиниране на всички суми от различни сметки, свързани с определен обект;
получавате резултати, които са от значение за всички определени обекти на аналитичното счетоводство едновременно.
По този начин можете да зададете например условие като "Обърнете внимание при съставяне на отчет само на тези осчетоводявания, които са свързани с осчетоводяването на прежди в резервен склад." Но да зададете такова правило за съставяне на отчет като „Вземете предвид при съставянето на отчет всички транзакции, свързани или с плащания към Иванов по договор № 15, или с плащания към Петров по договор № 25“, като използвате стандартни инструменти в 1C: Счетоводство е невъзможно. В това тя отстъпва на „ТурбоСчетоводител”, но като цяло наличните в него аналитични счетоводни средства изглеждат напълно достатъчни за повечето ситуации.
Фиг.3. Директории в програмата "1C: Счетоводство". единадесет
Други области на счетоводството.
А. Платежни ведомости.
И трите програми ви позволяват автоматично да удържате данъци от начислените суми и да правите съответните записи, въпреки че нямат гъвкави и мощни инструменти за изчисляване на самите начисления, като вземат предвид отпуск по болест, ваканции, тарифи и други фактори. За много малки търговски предприятия обаче това не е пречка. Ако нуждата от усъвършенствани инструменти за счетоводство и ТРЗ е все още актуална, тогава трябва да се използват специализирани програми за ТРЗ или да се направят сериозни подобрения в самите мини-счетоводни отдели - те трябва да бъдат направени по поръчка.
Програмата Info-Accountant ви позволява да изчислите размера на начисленията, като вземете предвид отпуск по болест, плащания на време и на парче, бонуси, но всички тези данни трябва да бъдат въведени под формата на готови парични суми. Всеки служител трябва да попълни отделен фиш за заплати. В допълнение към обичайното изчисление е възможно да се "изчисли от обратно" - въз основа на сумата за издаване, което може да бъде полезно за много търговски предприятия. Заедно с тази програма можете да използвате програмата A&T \ Salary, която може да добавя допълнителни записи към регистъра на транзакциите на Info-Accountant.
Инструментите за заплати в програмата Turbo Accountant ви позволяват да правите изчисления за много служители наведнъж. Възможно е автоматично да се изчисли размерът на заплащането за отпуск и отпуск по болест въз основа на броя дни и ставките на заплащането за отпуск и отпуск по болест. Въпреки че този "Турбо счетоводител" надхвърля възможностите на други програми, може да се наложи използването муспециализиран софтуер за заплати. Такава програма може да бъде например „AiT \ Salary“, която може да генерира публикации във формат „Turbo Accountant“.
"1C: Счетоводство" ви позволява да извършвате заплати за много служители наведнъж. В този случай се вземат предвид само заплатата, броят на зависимите лица и данните за доходите от предишното място на работа. Тази програма може да работи заедно с програмата "1C: Заплата и персонал". И двете програми са част от софтуерния пакет 1C:Enterprise и имат унифициран интерфейс (сходен външен вид) и подобни инструменти за конфигуриране. "1C: Заплата" може да прехвърля към "1C: Счетоводство" данни за начислени заплати, данъци и удръжки към извънбюджетни фондове, издадени под формата на публикации. Освен това могат да се поддържат директории, общи за двете програми.
Б. Отчитане на дълготрайните активи.
Програмата 1C: Счетоводство осигурява възможност за водене на записи на дълготрайни активи, включително автоматична амортизация и отпечатване на съответния отчет. Нормата на амортизация се посочва за всеки обект поотделно в специален справочник на дълготрайните активи.
При голям брой дълготрайни активи или необходимостта от генериране на различни отчети за дълготрайни активи е препоръчително да се прибегне до помощта на специализирана програма за отчитане на дълготрайни активи (например „1C: Изчисление“).
В програмите "Инфо-счетоводител" и "Турбо счетоводител" работата с дълготрайни активи се изпълнява по-малко удобно. И така, в "Инфо-счетоводител" се предлага дълготрайните активи да се вземат предвид "в тълпа", с разбивка на подсметки, отразяващи различни амортизационни норми. Амортизацията се изчислява чрез специална стандартна операция, която се извършва на конкретна подсметка.
Б. Складово счетоводство.
И трите програми ви позволяват да поддържате количествени записи, да имате средства за издаване на фактури, фактури и получаване на плащания. Това не е достатъчно за комплексната автоматизация на дейността на едно търговско предприятие. Въпросът е защо? Ние отговаряме:
такива средства не могат да се използват от лице, което няма специално счетоводно образование (всеки въпроси като „Към каква сметка трябва да се припише тази сума?“);
обемът на търговските и складови операции може да бъде много голям и "мини-счетоводството" в такъв поток от данни просто ще се задуши;
специализираните програми за търговско и складово счетоводство и съответните модули като част от комплексни програми ви позволяват да извършвате всички операции по-бързо;
предоставят допълнителни услуги: бързо показване и контрол на салда, водене на записи в няколко мерни единици едновременно (например торби и килограми), осчетоводяване и раздаване на стоки в пакети, отстъпки, резервиране на стоки, генериране на специализирани справки и много други функции.
От това можем да заключим, че поддържането на складово счетоводство чрез мини-счетоводство е принципно възможно, но само при относително малки потоци от складови документи. Като специализирани модули можете да използвате следните програми за търговско и складово счетоводство: "Folio WinSklad", "AiT:\Warehouse", "Trading Warehouse" и др. Всички те са в състояние да прехвърлят данни за движението на стоки и взаимни разплащания под формата на счетоводни записи към мини-счетоводство.
Невъзможно е да не споменем програмата 1C: Търговия и склад, която е част от серията програми 1C: Enterprise. Той може не само да генерира публикации за 1C: Счетоводство, но и да използва указатели на контрагенти, стоки и складове, общи за тези две програми. И двете програми обаче иматсъщите настройки, подобен външен вид и принципи на работа.
G. Други области.
Някои програми за финансов анализ позволяват извършването на такъв анализ въз основа на данни, получени от „мини-счетоводни отдели“. В тази връзка трябва да се отбележат програмите на фирма "Инек" и блока за финансов анализ за програмата "Инфо-счетоводител", произведен директно от фирма "Информатик".
И програмата "1C: Accounting" има още една допълнителна функция - съвместимост с правната справочна система "Garant" (опция "1C: Garant"). Това ви позволява да получавате директно от програмата различни нормативни и справочни документи, свързани с конкретна бизнес операция или раздел от сметкоплана. 1C:Garant трябва да се закупи отделно.
Програмата "Турбо счетоводител" може да работи и съвместно с правните справочни системи "Референт" и "Гарант" (и то не със специални, а със стандартни версии).
Подходящо ли е мини счетоводството за голямо предприятие? Отговорът на този въпрос зависи от конкретната употреба на програмата. Да предположим, че мини счетоводството се използва от главния счетоводител за съставяне на баланс. В същото време в програмата се въвеждат само окончателни записи, които се представят от счетоводители, участващи в отделни области на счетоводството. В този случай обемът на работа във всяка от тези отделни секции не е от основно значение. Това е най-повърхностната версия на автоматизацията.
Възможни са и по-сложни форми на организация на труда. И трите програми позволяват на няколко счетоводители едновременно да правят записи в един общ дневник на операциите. В същото време всеки от тях, работещ на собствения си компютър, ще вижда промените, направени от другите. Вярно е, че това е възможно само когато компютрите са свързани в така наречената локална мрежа спомощта на специално оборудване. Освен това трябва да използвате специална "мрежова" версия на програмата, която струва повече от обичайната.
С достатъчно мощни компютри е възможно да се работи с регистър на транзакциите, състоящ се от няколко десетки или дори стотици хиляди записи. Трябва да се отбележи, че мрежовата версия на програмата Turbo Accountant е изградена на базата на по-модерна технология в сравнение с другите две. Това трябва да позволи по-голяма надеждност и производителност при работа с голям брой потребители едновременно.
И трите мини-счетоводни отдела ви позволяват да организирате въвеждане на данни от няколко изолирани работни места, дори и тези, разположени на голямо разстояние едно от друго. Можете да обедините бизнес дневниците по-късно. Най-развитите и удобни инструменти за този вид работа се предоставят от 1C: Accounting, но ползите ще се появят само ако закупите отделен допълнителен модул за комбиниране на данни.
В допълнение, програмите "1C: Accounting" и "Turbo Accountant" ви позволяват да ограничите достъпа на отделни потребители до определена информация и да ги лишите от възможността да извършват действия, за които не са упълномощени. "Turbo Accountant" ви позволява да криптирате информацията, съхранявана в него.