Длъжностна характеристика Мога да разчитам, не мога да разчитам, списание Главная книга, № 9, 2012 г.
За какво служат длъжностните характеристики в счетоводството и как се работи с тях
Често чуваме от нашите читатели, че главният счетоводител в много организации е едновременно швейцарец, жътвар и играч на тръбата - в допълнение към счетоводството, те се опитват да го принудят да води както кадрови, така и управленски записи. Режисьорът постоянно изисква различни доклади „извън форма“. Да, и договорите са принудени да съставят. Как може главният счетоводител да разбере кои от многото задачи е длъжен да изпълнява и кои очевидно са извън обхвата на неговите задължения? Какви са санкциите за неспазване на заповедите? Какви отговорности могат да бъдат възложени на вашите подчинени и как да изисквате от тях изпълнение по отношение на времето и качеството?
Длъжностните характеристики могат да дадат отговори на тези въпроси. Как все още нямате такива документи? Побързайте да ги развиете! И ние ще ви кажем кога точно в царството на числата може да ви бъде полезна инструкция, „указваща кръга от задачи, задължения, работа, които трябва да изпълнява човек, заемащ определена длъжност“ B.A. Рейсберг, Л.Ш. Лозовски, Е.Б. Стародубцев. Съвременен икономически речник. — М.: ИНФРА-М, 2006.
Основните характеристики на длъжностната характеристика
Нека първо да видим какви характеристики притежава длъжностната характеристика. В сравнение с трудовия договор - документ, който съдържа и задълженията на служителите - ще можем да видим по-добре какво е инструкция.
Структурата на длъжностната характеристика
Раздел "Общи положения"
- обобщена информация за длъжността:„Настоящата длъжностна характеристика определя длъжностните отговорности на старши счетоводител;
- подчинение:„Старшият счетоводител се отчита пряко на главниясчетоводител";
- изисквания за образование и трудов стаж по специалността:"Лице с висше икономическо образование и най-малко 3 години трудов стаж като счетоводител" се назначава на длъжност старши счетоводител.
Нека да видим за какво е полезен този раздел.
За обосноваване на отказ от кандидатстване за работа поради несъответствие на лицето с необходимите бизнес качества. Да кажем, че търсите човек за позиция счетоводител, в чиято длъжностна характеристика е посочено, че кандидатът трябва да има поне 3 години опит като счетоводител и да познава счетоводството в области като „заплата“, „материали“. Ако кандидатът няма такъв опит, тогава вашият отказ ще бъде оправдан.
Раздел "Отговорности"
Това е най-важният раздел от длъжностната характеристика, описващ конкретните отговорности на лицето, заемащо длъжността. Напишете го възможно най-подробно, избройте всичко, което служителят трябва да направи и в какви срокове. Например, да.
Длъжностна характеристика на счетоводител данъчно осчетоводяване по ДДС
Раздел II „Отговорности“
ДДС счетоводител:
1) в рамките на 5 календарни дни от датата на изпращане на стоките (извършване на работа, предоставяне на услуги) или от датата на получаване на авансови плащания за сметка на предстоящата доставка изготвя фактури;
2) ежедневно попълва регистъра на получените и издадени фактури, книги за покупки и продажби;
3) съставя декларация за ДДС до 10-о число на месеца, следващ отчетното тримесечие;
4) подава декларацията за ДДС за одобрение и подписване на главния счетоводител;
5) подава декларация за ДДС в данъчната служба не по-късно от 20-о число на следващия месецотчетно тримесечие.
Все пак имайте предвид следното. Ако човек бъде назначен на длъжност, която е посочена в трудовия договор, например като „счетоводител на материалните запаси“, той е длъжен да води отчет за всички налични видове материали. Така че, ако организацията разполага само с резервни части за автомобили и инвентар, счетоводителят взема предвид само тях. Но ако например се появят и ГСМ, той ще трябва да води отчетност на този нов сайт без никакви пояснения или промени в условията на трудовия договор. Но не можете да му поверите отчитането на дълготрайните активи без негово съгласие и да правите промени в договора във връзка с разширяването на трудовите задължения. Дори ако промените инструкциите му.
И така, за какво е разделът „Работни отговорности“?
Отговорностите за всяка конкретна позиция е най-добре да бъдат описани подробно в длъжностната характеристика. Това ще позволи да не се "надуе" трудовият договор и да опрости въвеждането на възможни промени в списъка на задълженията.
За обосноваване на несъответствие с позицията:
- при преместване на служител на друга длъжност в счетоводния отдел или намаляване на заплатата му, когато несъответствието със заеманата длъжност се доказва от резултатите от атестирането на служителя;
- при уволнение, когато счетоводителят не е преминал изпитателния срок, отказал е предложението за преместване на друга работа или не изпълнява задълженията, възложени от длъжностната характеристика (например не съставя никакви счетоводни документи), което е записано в акта или бележката на главния счетоводител.
За делегиране на правомощия.
Предвидете в инструкциите на заместник-главния счетоводител или например на старшия счетоводител, че по време на пътуването на главния счетоводител, неговата ваканция или болест един от тях го замества. Тогава правомощията на главата ще бъдат прехвърлени назаместващото го лице автоматично и няма да е необходимо да сключва допълнителни договори с него. И ако имате и подробни длъжностни отговорности на главния счетоводител, тогава в случай на отсъствието му от работа няма да се налага да изброявате заместник (старши счетоводител) дълго време задълженията, които той ще трябва да изпълнява вместо шефа. Заместникът просто ще трябва да се запознае с инструкциите на главния счетоводител.
За отчитане на разходите при изчисляване на данък общ доход.
Това може да е от значение за оправдаване на разходите както на самия счетоводен отдел, така и на други отдели на компанията. Например, ако във вашето царство на числа има куриер, тогава, за да вземете предвид цената на билетите за пътуване или компенсацията за използването на личен транспорт на служител за служебни цели, напишете в длъжностната му характеристика нещо подобно:„Работата на куриера е пътуване сред природата“.
Раздел "Взаимоотношения с други служители и ръководство"
Трябва ясно да посочи от кого, кога, под каква форма и каква информация получава служителят.
Този раздел е полезен за служителите, за да спазват графика на работния процес, ако не е одобрен в компанията с отделна заповед на ръководителя или не е издаден като приложение към счетоводната политика. След това в инструкциите за „счетоводство“ можете да рисувате секции от работния процес за всеки счетоводител.
Освен това всяка от тези инструкции трябва да бъде свързана с инструкциите на служителите на отделите, откъде информацията влиза в счетоводния отдел и къде го напуска. Например за счетоводител по заплати трябва да посочите периода, в който той получава копия от заповеди за персонал за записване, прехвърляне, уволнение, графики от отдела по персонала. И служителите по персонала в длъжностните си характеристики, съответно, трябва да имате записано кога са длъжни да прехвърлят такива документи на счетоводителя „заплата“.
Раздел "Отговорност"
Този раздел обикновено се препоръчва, но по принцип не е задължителен. В крайна сметка процедурата за привличане към материална и дисциплинарна отговорност, както и нейните видове, са установени от Кодекса на труда в чл. 192 ТС България. И нищо не може да се добави или извади с помощта на длъжностната характеристика.
Одобрение на длъжностната характеристика
По-добре е длъжностната характеристика да се издава като отделен документ, а не като приложение към трудовия договор като неразделна част от него. В крайна сметка задълженията, включени в трудовия договор, включително под формата на приложение към него, са предмет на споразумение между служителя и работодателя. Следователно можете да ги промените или допълните само чрез сключване на допълнително споразумение към трудовия договор - всяка промяна в условията му изисква съгласието на служителя.
Не „раздувайте“ трудовия договор със списък на всички трудови задължения на служителя. Посочете в договора само трудовата функция, избройте накратко задълженията. Подробно какви са задълженията и как се изпълняват, предписва в длъжностната характеристика.
Но имайте предвид, че длъжностната характеристика не става автоматично задължителна за служителя, заемащ длъжността, за която е приета, от момента, в който бъде одобрена от нейния ръководител.Служителят трябва да бъдезапознат с инструкцията срещу подпис с посочване на датата:
- в опознавателния лист, който може да бъде част от длъжностната характеристика, приложение към нея или отделен документ;
- в трудов договор. Там можете да напишете нещо подобно:„Запознат съм с длъжностната характеристика преди да подпиша трудовия договор.“
Ако служител по някаква причина не го направииска да подпише потвърждение за запознаване с инструкциите, да състави акт за това. Значи поправяте, че сте му дали възможност да прочете инструкциите, но той не го е направил. От датата на този акт:
Извършване на промени в длъжностната характеристика
Извършването на промени в инструкциите за позиции, в които хората вече работят, може да бъде в следните случаи:
КАЗВАНЕ НА МЕНИДЖЪРА
Така че с помощта на инструкции мениджърът може да предаде своите очаквания на служителя, без да натоварва трудовия договор с това и без да усложнява живота му чрез процедурата за допълнително съгласуване на неговите условия.