Доброто ще триумфира над злото какво да правим, когато счетоводството създава проблеми за бизнеса
Бизнесът ще процъфтява, когато всички негови компоненти работят в съгласие. Въпреки това в 99,9% от случаите счетоводството в една фирма се възприема като структура, която живее свой живот. Работата на счетоводител се възприема от непосветените като нещо вълшебно и извънредно. Това води до факта, че счетоводството се затваря в себе си и собствената си значимост, създава нещо само по себе си. Необходимо зло, което не може да бъде изоставено, но ползите са минимални, защото в този си вид счетоводството е по-вероятно да създаде проблеми на бизнеса.
За да взема управленски решения, мениджърът трябва да разбира финансовата ситуация в компанията. При липса на финансов директор информация за финансите може да предостави само счетоводител. В същото време дейностите на мениджъра са предмет на финансова осъществимост, а дейностите на счетоводителя са предмет на норми, правила и законодателство. Различната функционалност и различните подходи на работа между мениджър и счетоводител могат да доведат до взаимно неразбиране, което се отразява негативно на бизнеса.
За обикновените служители това, което прави счетоводният отдел, изглежда като „тъмна гора“. Често персоналът като цяло разбира само, че изплащането на заплати зависи от този отдел. Неразбирането на счетоводителя и счетоводните изисквания, например за документация, води до трудности в отношенията. От страна на служителя изглежда като „каквото и да не правиш, всичко е грешно“. От страна на счетоводителя изглежда като "Аз нямам собствена работа, за да може да дъвче очевидни неща?" Разногласията между служители или отдели винаги са лоши за бизнеса.
Как да сме сигурни, че счетоводителите не служат като спирачка и не пречат на работата на други отдели? От гледна точка на лидера,Има три основни проблема, които допринасят за това счетоводството да започне да пречи и да предизвиква общо недоволство.
Главен счетоводител и финансов директор: разделяй и владей
Във всеки бизнес има трудности с разбирането на задачите на счетоводителя като такъв. Ако служителите гледат на счетоводството като на част от маршрута за прехвърляне на заплатите към картата, тогава нещата с мениджъра не са толкова прости. Какво обикновено иска един мениджър? Често има твърде много изисквания: всички документи трябва да са изрядни, така че контролните органи да не „подкопават“; своевременно предоставяне на информация за финансовата дейност на предприятието; анализира предходни периоди за темпа на развитие; предвиждане на рискове; поддържа данъчна и финансова документация; взаимодействат с данъчната служба и др.
Тези изисквания са преувеличени, а корените им са в неразбиране на функциите на счетоводството. Счетоводителите са просто счетоводители, които трябва да записват, а не да оптимизират, анализират и прогнозират. Оптимизирането, анализирането и прогнозирането е задача на финансовия директор. Често тези функции се комбинират, тъй като мениджърът не вижда разликата между главния счетоводител и финансовия директор. А тя е значима.
Главният счетоводител е първата линия на защита на предприятието, отговорна за формирането и надеждността на външната отчетност. Целта му е всяка стотинка да бъде записана и документирана. Финансовият директор е ръководител на отбраната, чиито функции включват прилагането на политика за увеличаване на рентабилността на предприятието. Счетоводството и управленското счетоводство са напълно различни неща.
Също така не забравяйте за данъчните ревизии, по време на които одиторите буквално „пресяват“ счетоводството през сито, изучавайки всеки документ, всеки файл. Ако в счетоводствотоима не само счетоводство, но и управленско счетоводство, опасни за компанията данни могат да попаднат в ръцете на данъчните власти. Комбинирането на счетоводство и управленско счетоводство не е най-разумното решение. Необходимо е да се разпределят тези функции, да се въведе длъжността финансов директор в компанията.
Повече функции на счетоводителите - повече работа и проблеми
Много неща са свързани със счетоводството: фактури, договори, плащания и т.н. Всички служители на компанията по някакъв начин трябва да влязат в контакт с него. Добре е, когато те влизат в контакт само по профил, счетоводни въпроси, например относно удостоверения за заплати или отваряне на карта за заплати. Лошо е, когато счетоводният отдел е натоварен с необичайна за него работа. В този случай хора, които са далеч от счетоводството, ще се свържат с нея. Счетоводителите могат да бъдат много мили, когато влезете в контакт с тях в трапезарията, но на работа те обикновено са твърди хора, които изискват колегите да работят в ясни формати и шаблони. Ако служителите не разбират изискванията на счетоводителя или ги пренебрегват, считайки ги за "странности", нервите започват.
Въпреки общоприетото схващане, счетоводството изобщо не е предназначено да се намесва в живота на честните усърдни работници. Просто трябва да оставиш на Цезар това, което е на Цезар. Счетоводният отдел трябва да се занимава със счетоводство и всички необичайни за него дейности могат да бъдат прехвърлени на отдели. Ако бизнесът е голям, има смисъл като цяло да се сведе до минимум комуникацията между персонала и счетоводителите. Например, можете да въведете длъжността администратор в счетоводството. Наемете неконфликтно и бързо момиче, което може да действа като посредник между работния екип и счетоводителите, да „разтърси“ проблемите, да изглади ъглите.
Това са скъпи методи, но има неща, от които е по-добре да не пестите. Ако заредите счетоводството с необичайни за него функции, тогава загуби поради некачествена доставкаотчетността може да бъде в пъти по-голяма икономия от такава "оптимизация". В допълнение, опитът да се направят счетоводителите "универсални войници" обикновено води до факта, че всички функции започват да се изпълняват еднакво зле.
Първична документация: документооборот "между два огъня"
Проблемът с документооборота и комуникациите обикновено възниква на пресечната точка на търговския и счетоводния отдел. Отделът за продажби, както обикновено, продава и неговата задача е да спечели колкото е възможно повече. Възможно е контрагентите да са в друг град и да има проблем с оригиналните документи - така наречената първична, първична документация.
Например, мениджърът получи потвърждение по имейл и пусна поръчката в работа. Тези. няма оригинален договор и продуктите ги няма. Няма оригинални документи - проверяващите органи ще бъдат глобени. Счетоводството започва да разтърсва отдела за продажби и продавачите, вместо да продават, започват да се занимават с необичайни за тях функции - да избиват документи от клиентите. Търговският отдел е лош, счетоводният отдел е лош, клиентът е лош - всички са лоши. Търговците не трябва да се занимават с бумащина. Тези функции трябва да бъдат премахнати.
Първият вариант е да се делегират функциите на такива „чукачи на документи“ на счетоводния отдел, но след това счетоводителите ще започнат да комуникират директно с клиентите. Това ще създаде редица проблеми. Счетоводителите са обикновени хора, които са свикнали да боравят с точни числа. И не винаги човек е толкова точен. Така възниква ситуация, когато счетоводител ненужно грубо „избива“ документ от клиент, като по този начин уврежда имиджа на компанията. Счетоводителите ще трябва да бъдат научени да общуват с потребителя, да бъдат включени в общи корпоративни обучения, въведени в системата на взаимоотношения с партньори.
Първо, това е хубав маркетингов трик. Вашите клиенти ще комуникират с личенмениджър, вглъбен в своите, на клиента, проблеми. Потребителят ще се почувства важен човек, т.к работи лично с него. Второ, такъв отдел или човек е по-лесен за обучение в комуникация, отколкото същите счетоводители с техните номера, дебити и кредити. Обучен персонал ще общува с вашите клиенти, способен професионално и дипломатично да „разреши“ всеки проблем.