Етапиподготовка и провеждане на срещата – Студопедия

Срещата е групова комуникация, която се управлява, организира. Успехът му е 90% зависим от подготовката, отразяването на структурните елементи на комуникативния етап и последващата оценка и самооценка.

Предкомуникативен етапКомуникационен етапПосткомуникационен етап
1. Установяване на необходимостта от среща.1. Встъпителни думи на председателя.Анализ на колекцията
2. Изложение на темата и целта2. Обсъждане на проблема (съобщения, разговор или дискусия)
3. Разработване на дневния ред, проекторешения3. Вземане на решение (по избор, не винаги)
4. Идентифициране и подготовка на участниците4. Последният монолог на председателя.
5. Уговаряне на час и място на срещата.

Подготовката за среща започва сопределяне на необходимостта от нея. Срещата трябва да се провежда само когато е наистина необходимо, когато другите начини за решаване на проблема са най-малко ефективни.

След като решите да организирате процес на колективна дискусияпосочете неговата тема и цел. Чрез подчертаване и групиране на въпроси се изготвя дневен ред. Най-„трудните“ точки, които изискват продължително обсъждане и уточняване, са най-добре поставени във втората третина на срещата, когато физическото и умственото представяне на групата достигне своя връх. Текущи или спешни въпроси, които не изискват много време, могат да бъдат разгледани първо, а най-„простите“ елементи или най-интересните могат да бъдат оставени накрая.

В общи линии е необходимо да се подготви, може би чрез свикване на комисия за това,проекторешение. Често се състои от "въпросник", за всеки елемент от който участниците впо време на срещата ще даде конкретни отговори.

Следващата стъпка еопределяне на количествения и качествен състав на публиката, подготовка на участниците.

Не е необходимо да каните ръководителите на всички отдели на всяка среща. Обикновено се включват онези служители, които са най-компетентни по обсъждания проблем. По броя на участниците събранията могат да бъдат тесни (до 5 души), разширени (до 20 души) и представителни (над 20 души). Малките групи са сплотени, високопродуктивни, но е трудно да се започне разговор в тях, съществува риск от вземане на ненадеждни решения. Големите са склонни да вземат балансирани решения въз основа на много гледни точки, но е трудно да се стигне до консенсус в тях. Идеалният брой участници за вътрешна бизнес среща е от 6 до 9. Всички служители трябва да бъдат предварително запознати с темата, целта, дневния ред и необходимите материали и документи.

Най-доброто време за провеждане на среща, според ергономичните изследвания, е късно сутринта (11 часа сутринта в сряда или четвъртък). Определен ден от седмицата е отделен за редовни срещи.

Мястото, като правило, е офисът на ръководителя на организацията. Въпреки това е по-добре да свиквате срещи в специално оборудвана стая. Трябва да има добра акустика, звукоизолация, вентилация, нормална температура на въздуха (+ 19 ° C), удобни мебели за работа. Най-оптималното разположение на участниците е на една ръка разстояние един от друг на трапецовидна маса.

Целесъобразната продължителност на съвместната умствена дейност на голям брой хора е 40-45 минути. Ако обстоятелствата по делото изискват повече време, след 40 минути се обявява десетминутна почивка. Правилата се определят в самото начало.срещи. Обикновено началната и заключителната реч на водещия, както и всички речи, са предвидени за 10 минути.

Във встъпителните бележки е необходимо ясно и изключително конкретно, кратко да се посочи целта на тази среща, обсъжданите проблеми и да се договори регламентът. За да създадете стимул за дискусия, можете да подчертаете практическото значение на въпросите и да поставите редица конкретни задачи пред аудиторията. Фасилитаторът трябва да представи на всички нови, непознати участници в срещата, да назначи лице, отговорно за протокола.

Основната задача на ръководителя на заседанието е да регулира хода на обсъждане на въпросите, включени в дневния ред.

Едно от най-важните изисквания към председателстващия събранието е да не налага позицията си на останалите участници от самото начало. Позицията придава специална тежест на думите на мениджъра и онези служители, които имат противоположни възгледи, може просто да не посмеят да ги изразят, за да не противоречат на властите. Трябва да се опитаме да заемем неутрална позиция, да изразим мнението си от 3-то лице или да го формулираме като въпрос. Много е ефективно, ако фразата, мисълта, която започва срещата, ще бъде използвана в нейния край.

Обръщайки се, лидерът нарича участниците по име - бащино име, ако е възможно, подчертава техния опит и компетентност по съответния въпрос. Председателят трябва да бъде изключително внимателен не само към същността на речта, но и към това как всеки от тях се вписва в цялостната структура, как работи за постигане на поставената цел; води ли встрани. Организаторът спазва правилата, по време и след разглеждане на всеки проблем накратко обобщава изпълненията. Това дава възможност да се постигне увереност, че всички присъстващи ясно разбират за какво става дума, че е постигнат определен напредък в хода на дискусията. Ако говорителятизлиза извън рамките на темата, трябва дипломатично да се прекрати. Критичната оценка на предложенията се дава или веднага след изказването, или след като всички идеи са изразени. Важно е всички присъстващи да бъдат включени в активен обмен на мнения.

Следващият възможен етап от срещата евземане на решение. Прочита се предварително подготвен проект на решение и участниците в срещата правят свои корекции, приемат го въз основа на резултатите от гласуването. След вземане на решението се определят лицата, които упражняват неговото изпълнение и контрол.

В края на срещата лидерът трябва да обобщи всичко казано, да направи изводи, да формулира взетото решение, да посочи на кого, какво и в какъв срок е поверено да завърши. Благодаря на всички, че присъствахте на срещата.

Анализът на оценкатаможе да бъде направен по-ефективно, ако бъде включен независим експерт. Той ще може безпристрастно да прецени кое върви добре и кое трябва да се промени.

Един начинаещ мениджър може самостоятелно да анализира колективната комуникация според схемата:

1. Какъв е типът среща в зависимост от целта?

2. Добре ли са формулирани темата и подтемите (дневният ред)?

3. Кога е предвидено да се разгледа най-трудният въпрос?

4. Подходящи ли са мястото, времето, броят и съставът на участниците?

5. Какво казва водещият във встъпителната си реч?

6. Каква наредба се приема?

7. Какви са организиращите речеви действия на лидера по време на диалога?

8. Всички присъстващи участват ли в дискусията?

9. Какви решения са взети?

10.Как домакинът завърши срещата?

11. Правилно ли е съставен протоколът?

Не намерихте това, което търсихте? Използвайте търсачката:

Деактивирайте adBlock! и обновете страницата (F5)наистина е необходимо