Грешки в инвентара

Провеждането на инвентаризация в края на годината е свещен дълг на счетоводителя. И колкото и скучен да изглежда този процес, не можете да се отървете от него. Ще става въпрос не само за това как да го изпълните, но и за възможните грешки в инвентара. В статията ще намерите конкретния им списък. Въоръжени с такава полезна информация ще се предпазите от нежеланите последствия от грешки.

В процеса на работа организацията придобива различно имущество, урежда сметки с доставчици и купувачи, издава и получава заеми и заеми. Цялата тази информация се отразява в сметките на счетоводството, формиращи финансово-икономическите показатели на предприятието.

Достоверността на тези показатели не подлежи на съмнение, само ако се потвърдят от действителното наличие на имущество и пасиви. За да проверите дали те съответстват на счетоводните данни, ще помогне инвентаризацията.

Точно в целта

За установяване на действителното наличие на имущество, сравняване на резултатите със счетоводните данни, а в случай на липса, излишък или повреда на материални ресурси, идентифициране на извършителите - това са целите на инвентаризацията. Ако по време на преизчисляването се появят дефектни материални ресурси, ще е необходимо да се формират разумни заключения и да се подготвят документи за тяхното обезценяване и отписване.

И това не е цялата цел на описа. Също така ще трябва да предприемете мерки за събиране на вземания и погасяване на задължения, отписване на задължения по предписания начин след изтичане на давностния срок и др.

Няма да е възможно да се „слезе“ с инвентар само на един сайт. Ще трябва да проверите цялото имущество на организацията, всички видове финансови задължения. Имот, който не принадлежи на организацията, но е вписан в счетоводствотосчетоводство, като например на склад, наето или получено за обработка, не е изключение.

Но преди да говорим за регистрацията на резултатите от инвентаризацията, нека да разберем кога организацията има право и кога е длъжна да я проведе.

Доброволно-принудителен режим

Инвентаризацията може да се извърши доброволно. Но има случаи, когато е просто необходимо да се извърши. Нека ги изброим. И така, инвентарът е необходим:

• при прехвърляне на имущество на организация под наем, обратно изкупуване, продажба, при преобразуване на държавно или общинско (единно) предприятие;
• преди изготвяне на годишни финансови отчети;
• при смяна на материално отговорни лица (в деня на приемане и предаване на делата);
• ако се установят факти на кражба или злоупотреба, както и повреда на ценности;
• в случай на природни бедствия, пожар, аварии или други извънредни ситуации, причинени от екстремни условия;
• при ликвидация (реорганизация) на организацията.

Както можете да видите, този списък е доста обширен. Но има организации, които избират да не правят инвентаризация, когато е необходимо. За щастие техният брой не е толкова голям (виж фигурата). Не забравяйте, че въпреки че няма санкция за неуспешна инвентаризация, липсата на първични документи за това събитие все още представлява данъчно нарушение съгласно член 120 от Данъчния кодекс. Няма документи - платете глоба от 5000 рубли. И ако няма документи за годишната инвентаризация поне две години, тогава глобата ще бъде 15 000 рубли.

рисуване.Правите ли инвентаризация, когато е необходимо? *

И все пак огромното мнозинство от участниците в проучването са за инвентаризация във всички необходими случаи.

въпреки че напр.финансово отговорните лица в някои организации се сменят рядко, а в други - всеки месец, инвентаризацията в края на годината е задължителна за всички. За да не изучавате отново ръководството за обучение, припомняме етапите, през които се извършва.

Етап номер 1. Подготвяме "почвата"

Преди да започне инвентаризацията, финансово отговорното лице трябва да сортира всички материални активи, да състави всички входящи и изходящи документи.

Комисията извършва подготвителна работа, която предхожда изчисляването на баланса на материалните активи. Първо, тя запечатва помещенията, в които се намират материални ценности, и второ, проверява везните и мерителните съдове. Освен това финансово отговорните лица представят отчети на комисията с всички документи, потвърждаващи движението на стоки и материали и парични средства.

Те също така дават разписки, в които се посочва, че до началото на инвентаризацията всички разходни и приходни документи за имущество са предадени на счетоводството или прехвърлени на комисията и всички ценности, които са попаднали под тяхна отговорност, са кредитирани, а тези, които са напуснали, са отписани като разходи.

Подобни разписки дават и лица, които имат отчетни суми за придобиване (или пълномощни за получаване) на имущество.

Ако в институцията няма финансово отговорно лице, тогава ръководителят се счита за такъв.

Етап номер 2. Постфактум опис

След това се описват имуществото и задълженията, т.е. извършва се тяхната материална и документална проверка.

Етап номер 3. "Подобни" резултати

Освен това инвентарните списъци се прехвърлят в счетоводния отдел. Тук се сравняват счетоводни и инвентарни данни и след това се съставя лист за сравняване. Издава се само за тези активи, за които са установени отклонения от счетоводните данни (клауза 4.1 от Насоките). Например, ако има излишък от оснсредства се съставя сравнителна ведомост ИНВ-18, а за инвентарни позиции - ИНВ-19.

Когато изготвяте извлечения за съпоставяне, помислете за прекласифицирането на артикулите от инвентара. Не забравяйте, че е неприемливо да броите стоки от един сорт като част от друг. Не забравяйте за разликите в сумата, образувани в резултат на сортирането, и факта, че загубите се отписват в рамките на естественото изчезване.

За ценности, които не принадлежат на организацията, но са изброени в счетоводните записи (са на сигурно съхранение, наети или получени за обработка), се съставят отделни отчети за сравняване. На собствениците на тези ценности се предоставя удостоверение за резултатите от инвентаризацията с копие от описа.

Окончателните данни за всички видове имущество и пасиви се вписват в отчета за резултатите, установен чрез инвентаризация (формуляр INV-26).

За формализиране на резултатите от инвентаризацията могат да се използват унифицирани регистри, в които се комбинират показателите на инвентарните списъци и отчетите за сравняване.

Етап номер 4. Документи - за подпис!

Декларацията се подписва от главния счетоводител и ръководителя на институцията. В същото време се издава заповед (инструкция) за одобряване на резултатите от инвентаризацията. Заповедта служи като основание за извършване на съответните записи в счетоводните регистри. Инвентарните материали се предават в счетоводството, където се съхраняват най-малко пет години.

И най-сложното нещо в инвентара са грешките. В края на краищата, той може да донесе изненади не само под формата на излишъци и липси на имущество.

Таблица.Грешки в инвентара и техните последствия№ Грешка Последица

1	Неправилно изпълнена заповед на ръководителя за провежданеопис, а именно: не са посочени времето за извършване на описа, съставът на комисията, списъкът на имуществото	Няма причина да се извършва инвентаризация и следователно да се признават резултатите от нея
2	При инвентаризацията е документирана липсата на поне един член на комисията	Резултатите от инвентаризацията са невалидни
3	Инвентарният списък се съставя в един екземпляр	Резултатите от инвентаризацията са невалидни
4	Не са взети разписки от финансово отговорни лица, според които всички приходни и разходни документи се предават в счетоводството	Констатираните в резултат на инвентаризацията нарушения могат да се оспорват с представяне на документи, съставени в периода на инвентаризацията.
5	Нарушена процедура за инвентаризация: счетоводните данни се сравняват с действителната наличност, а не обратното	Поради възможното изкривяване на действителното присъствие, някои нарушения може да не бъдат открити
6	На всяка страница от описите не се проверяват сумите: числото с думи, броят на номерата и сумата на материалните активи, както и общата сума в натурално изражение.	Има възможност за неразрешени корекции на резултатите от инвентаризацията
7	На всяка страница няма записи „Цени, проверени суми“ и „Подпис на финансово отговорното лице“ (за формуляри, в които са предоставени такива подписи)	Въз основа на такъв документ е невъзможно да се предявят искове срещу материално отговорно лице.
8	На последната страница от описния списък липсва подпис на материално отговорното лице за липсата наискове срещу членове на комисията, както и че приема за съхранение имуществото, посочено в описа (за формуляри, в които са положени такива подписи)	При установяване на липси е невъзможно да се предяви иск срещу финансово отговорното лице.
9	Грешките и корекциите не се подписват или заверяват от членовете на комисията	Корекциите се считат за невалидни
10	Инвентарните списъци след одобрение на резултатите съдържат празни редове (редовете не са зачертани)	Има възможност за неразрешени корекции на резултатите от инвентаризацията
единадесет	По време на прекъсвания в работата на комисията не се допуска достъп на неоторизирани лица до помещенията, в които се съхраняват инвентарните ведомости.	Има възможност за неразрешени корекции на резултатите от инвентаризацията

О. Горбатова, Одитор на GS-EL AUDIT LLC

Практическа енциклопедия на счетоводителя

Всички промени от 2019 г. вече са направени в berator от експерти.В отговор на всеки въпрос имате всичко необходимо: точен алгоритъм от действия, подходящи примери от реалната счетоводна практика, публикации и примерни документи за попълване.

---