ITM и матрицата RAZU като инструменти за управление на проекти

Матрицата на отговорността е графично-аналитичен инструмент, който установява отговорността на изпълнителите за цялата работа по проекта.Матрицата на отговорността се използва не само в управлението на проекти, но и във функционалното и процесното управление. В управлението на проекти обаче матрицата на отговорността е задължителен инструмент и е ясно съгласувана с други инструменти.

Матрицата на отговорносттаобикновено е под формата на таблица, в която хоризонталните редове изобразяват отделни работи, функции и процеси, а вертикалните колони представляват структурни единици, като отдели, длъжности или други организационни единици (комисии, съвети и др.). В пресечната точка на колони и редове се поставя символ, показващ степента на отговорност на структурната единица за изпълнението на определена работа (функция или процес) или която и да е част от нея. Най-простата версия на матрицата на отговорността е таблица, която използва само един символ, който показва отговорността на служител или отдел за извършване на определената работа като цяло, без да подчертава никоя част от тази работа (функция, процес)

В управлението на проекти матрицата на отговорността привежда в съответствие структурата на разбивка на работата по проекта с организационната структура за управление на проекта.С помощта на матрицата на отговорността се назначава отговорен изпълнител за цялата работа, като в същото време всеки изпълнител носи размера на отговорността, съответстваща на неговите служебни задължения, права, правомощия и материално възнаграждение.

Най-развитата версия на матрицата на отговорността е матрицатаразделяне на задачите на административното управление - матрицата RAZU. Тази матрица използва символи, за да представи трите основни аспекта на всяка работа.

1. Вземане на решение за работа:

Аз вземам еднолични решения;

! – участие в колективното вземане на решения с право на решение

П - участие в колективното вземане на решения без право на решаващ подпис.

2. Управление на работата:

1 P - планиране;

3. Извършване на работата и нейното техническо и информационно обслужване:

С — координация и консултации;

T - изпълнение на работните операции;

М - изготвяне на предложения;

I - получаване на информация;

± - извършване на сетълмент операции;

тире ■ - неучастие в изпълнението на работата.

При попълване на матрицата със символи ВЕДНЪЖ е необходимо да се придържате към няколко логически правила. На всеки ред:

• символи "!" и "P" винаги трябва да присъстват заедно в ред. В този случай символът "!" може да присъства само веднъж, символът "P" - повече от веднъж. Ако низът съдържа знака "!" без символите "P" или символите "P" без символа "!", тогава това е грешка;

• знакът "I" трябва да присъства в реда само веднъж;

• символът "Аз" и група символи по колегиално решение "!" и "R" са взаимно изключващи се. Решение за работа може да бъде взето колективно или индивидуално, но не и колективно и индивидуално едновременно;

• символите за вземане на решение трябва да присъстват в низа;

• знаци за управление на работата — „П”, „О”, „К”, „А” трябва да присъстват на всеки ред един или повече пъти, символът „X”, т.е. символ на координация, може да се пропусне, ако работата включва участието на не повече от тримаструктурни звена;

• символът "Т", изобразяващ изпълнението на работните операции, трябва да присъства на всеки ред. Може да има повече от един такъв знак. В същото време отговорният изпълнител се отличава по специален начин, например с подчертаване, кръг, получер или курсив.

Тези правила трябва да се спазват във всеки случай. Всички други комбинации от символи са разрешени.

В допълнение към разработения апарат за изобразяване на различни видове участие в изпълнението на работата, матрицата RAZU има още едно предимство : възможността за превключване от символно обозначение на отговорността към числово и използване на получените относителни числови показатели при анализа и проектирането на организационни решения за проекта. Такъв преход се осъществява чрез сдвоена таблица за сравнение (матрица на предпочитанията) на видове отговорности, обозначени със символи. В тази таблица се въвеждат експертни оценки - сравнителната значимост или трудоемкостта на операциите зад всеки от символите.

По подобен начин можете да оцените сложността или важността на работата (задачи, функции, процеси), представена в първата колона на матрицата на отговорностите.

Имайки количествени оценки на трудоемкостта на работата и операциите, показани чрез символите на матрицата на отговорността, можем да дадем обща оценка на трудоемкостта на работата:

По този начин матрицата за разделяне на административните задачи на управлението е не само матрица на отговорността, която ви позволява визуално да изобразите системата на отговорност на структурните звена и изпълнителите за изпълнението на работата по проекта, но също така е пълноправен инструмент за организационен анализ и дизайн.

ITM. Моделът на информационните технологии ви позволява да интегрирате цялата работа,процеси, основни елементи, организационна структура на управление на проекта, както и разработване на подробна логико-времева структура и информационно-технологична система на проекта.

Изграждането на модел на информационни технологии започва със събирането на информация за процеса. Тази информация обикновено се събира чрез въпросници и интервюта и се записва в специални документални формуляри.

Информационна таблица.

Наименование на задачите, решени в хода на изпълнение на техните задължения	Информация, необходима за решаване на този проблем*	Източник на информация, необходима за решаване на проблема (служител, отдел, организация или DR-)	Тип комуникация, чрез която се предава информация	Документ (документи), получен при решаване на проблеми"	Краен срок или честота на изпълнение на задачата	Потребителят на получения документ (служител, отдел, организация и др.)
Изготвяне и поддържане на таблици за статистически анализ на продажбите	Реални данни за продажбите	Търговски подразделения	Локална мрежа, електронна поща	Отчет за продажбите	Два пъти месечно	Мениджър отдел планиране, ръководител проекти, търговски директор

---