Изчисляване на необходимия размер на средствата за текущо комплектуване на обществена библиотека
1. Изчисляване на оптималния размер на текущото бране
Добре комплектованият и стабилно актуализиран фонд е в основата на всяка библиотечна дейност.
Днес българският книжен пазар предлага най-богатия асортимент от книги - до 70 000 заглавия нови издания годишно. Значително са разширени възможностите за подбор на литература. Повечето библиотеки обаче не могат да попълнят колекциите си на необходимото ниво. Рязко се увеличи разликата между потребностите на читателската публика и способността на библиотеките да посрещнат тези нужди. Основната пречка пред ефективното набиране на персонал е недостатъчното финансиране. Едно от средствата за повишаване на надеждността на финансирането е наличието на достоверна информация за нуждите на библиотеката в определен размер на средствата, необходими за комплектуване. Такава информация се предоставя по-специално чрез изчисления, които използват стандарти за финансиране или методи, препоръчани от методологичните центрове.
В Българската национална библиотека, въз основа на задълбочено проучване на процесите на комплектуване и използване на фондове, като се вземат предвид закономерностите на остаряване на информация и документи-източници на информация, е разработен оригинален метод за изчисляване на необходимия размер на средствата за комплектуване на обществени библиотеки на общинско подчинение.
В тази консултация предлагаме на вниманието на библиотекарите два варианта за изчисления: единият - според стандартите, разработени в RNL [1], другият - въз основа на стандартите, препоръчани от ЮНЕСКО / IFLA [2]. (Подчертаваме: това евъз основа на стандартите на ЮНЕСКО/ИФЛА, тъй като направихме опит да приложим собствен алгоритъм за прилагането им - единствено в интерес на постигането на по-големи ползи за библиотеките).
Няколко думи за тълкуването на термина“стандарт, норми”, които използваме в случая. Факт е, че в сегашните български условия стандарти за библиотечните институции на общинско подчинение могат да се въвеждат само с актове на местната законодателна или изпълнителна власт. Тези или други количествени показатели, разработени от изследователски или научни и методически центрове, могат да се разглеждат само като препоръки за използване, включително за приемане като стандарти. Ще използваме думата „нормативни” в условното значение на препоръки („препоръчани стандарти”, по думите на съставителите на „Насоките на ИФЛА/ЮНЕСКО” [2, стр.9]).
Сега за същността на "стандартите", идващи от двата източника, споменати по-горе.
Стандартът на IFLA се основава на броя жители, регистрирани на територията, обслужвана от библиотеката. Броят на жителите в този случай се разглежда като потенциал за използване на библиотечния фонд. Нормата на RNB, напротив, се основава на процента на заемане на книги. Броят на заетите книги е показател за реалното използване на фонда.
Изчислението на база числеността на населението предполага, че реалните нужди на населението от библиотечни фондове в дадения район все още не са се проявили напълно. Отчитането на това обстоятелство води до известно изравняване на качествените различия, които се осъществяват в различните територии. Нуждите от фондове за обществено потребление могат да варират значително не само в различните страни, но и сред различните групи от населението в една и съща държава, на различни територии, в зависимост от редица фактори (етнически, географски, социокултурни и др.). Вероятно такъв подход е приемлив в условия, когато библиотечната инфраструктура едва започва да се оформя и информационните нужди на жителите вчетенето са в начален етап на развитие.
Изчислението, основано на кредитирането, напротив, изхожда от факта, че информационните нужди на населението във фондовете са повече или по-малко напълно отразени в обжалването на средствата, тяхното използване. Може също така да се предположи, че там, където културното ниво на населението е по-високо, има и по-високи информационни потребности, а те се задоволяват само чрез заемане на книги от библиотечните фондове. Колкото по-голямо е натоварването на фонда, толкова по-голяма е физическата му амортизация, толкова повече се нуждае от амортизация и обновяване. Следователно библиотечната система с най-висок процент на използване има по-голяма нужда от финансиране.
Даваме кратко описание на двата метода, като използваме извадки от съответните ръководства.
Методика за НОН. Определят се оптималните размери на текущото щатно разписание за плановата година, без допълнително щатно разписание. Те се изчисляват на 3,8% от прогнозния обем на кредитирането. Например, при заемане на книги, равно на 10 000, оптималният размер на придобиване е 10 000 x 3,8 / 100 = 380 копия.
Стойността от 0,038W, където W е размерът на годишното издание на книги, действа като „норма“. Какво представлява стойността от 3,8%? Чрез специални изследвания бяха получени следните данни:
ежегодно, по реда на текущото комплектуване, се допуска определено количество неосновна литература да постъпва във фонда на масовата библиотека. Тази сума се определя като стандарт, равен на не повече от 0,066% от размера на заема, или 0,00066W;
годишно във фонда на една средномасова библиотека се формира масив от остаряла литература от порядъка на 1,954% от размера на заемането, или 0,01954W;
годишно във фонда на средномасова библиотека, в резултат на интензивно използване от читателите, физически достига добезполезност, определена част от фонда. Броят на остарелите копия на документи, подлежащи на годишно отписване, се определя на приблизително 1,78% от размера на заема, или 0,0178W.
Всички тези части на фонда подлежат на отписване и съответно на замяна (амортизация). Сумата на заместване се определя от сбора на горните стойности: 0,066% + 1,954% + 1,78% = 3,8% от сумата на кредита, или
(0,00066 + 0,01954 + 0,0178) W = 0,038 W.
Естествено, ако заемането на книги расте, пропорционално нараства и размерът на необходимото обновяване на фонда.
Методология на ИФЛА/ЮНЕСКО. Цитираме почти дословно съответния раздел от горното ръководство.
За книжни колекции с общо предназначение във вече формирана библиотечна услуга се препоръчват следните стандарти за попълване: