Как да избегнем недоразумения във виртуален екип, Rusbase
Експертът Кейт Фераци дава съвети за бизнес кореспонденция
Как да избегнете недоразумения с колеги, ако комуникацията ви е ограничена до имейл? Кийт Фераци, главен изпълнителен директор на Ferrazzi Greenlight, консултантска компания за изследвания и развитие, дава съвети на работещи на свободна практика и просто работещи от разстояние.
Като цяло трябва да се помни, че приятелският, уважителен тон е изключително важен за създаването на комфортен микроклимат във виртуален екип. За поддържането му експертът съветва няколко неща.
Първо, не се поддавайте на така наречената илюзия за прозрачност. Често преувеличаваме колко достъпно изразяваме мислите и емоциите си в писмен вид, а също така надценяваме степента на емпатия на нашия събеседник. Всъщност човек, който никога не ви е виждал в реалния живот, може да отнеме много време, за да свикне с вашия начин на общуване и да прекара месеци в установяване на контакт. За да съкратят този период, експертът препоръчва на мениджърите да възприемат опита на компаниите, които публикуват информация за своите служители на уебсайта на организацията си.
След това трябва да намерите личен подход към човека, смята експертът. Например, за някои хора е достатъчна суха компресирана информация, числа и таблици. Други са по-възприемчиви към инфографиката. Ако в офиса можете да обясните всякакви нюанси или неточности на колега, тогава във виртуален екип най-вероятно ще трябва да експериментирате, да опитате различни начини за представяне на информация, преди да намерите най-добрия начин за комуникация.
Старайте се да пишете спретнато, спазвайте граматичните правила, съветва експертът. Последните проучвания показват, че много ръководители на компании водят работна кореспонденция, пренебрегвайки елементарните норми на езика. Те обикновено се отнасят дозаетостта им, което е малка утеха за служителите, които са принудени да прекарват повече време в четене на подобни писма.