Как да изберем личен асистент за директор
Личен асистент
Ритуал, кафе!
Към кого се обръща преди всичко ръководителят на предприятието, когато иска да разбере мнението на екипа за новата си инициатива или да разбере с кого и срещу кого е приятел главният счетоводител Мар Иванна? И ако трябва бързо да разрешите семейни проблеми, например, както във филма „Дяволът носи Прада“, вземете копие от новата книга за Хари Потър за дъщеря си, която все още не е пусната в продажба?
Влиянието на личния асистент на главния изпълнителен директор върху атмосферата в компанията не може да бъде надценено. В крайна сметка настроението на главния готвач зависи пряко от бързината и уменията на личния асистент. Изглежда, че какво е по-лесно: да се направи чай за лидера? Но неопитни ръце чупят дърва за огрев: те прекаляват, например със силата на чая или сервират грешен вид. И пиши изгубено. Лидерът ще се почувства неудобно и ще се разхожда необичайно цял ден.
„Приготвянето на чай и кафе е най-високото ниво на доверие“, казваСветлана, личен асистент на генералния директор на голяма търговска структура. „В края на краищата, за това трябва да знаете всички вкусове и изисквания на готвача.“
Компаниите все още имат секретари. Но от Запада дойде при нас друга концепция за "персонал" в таблицата с ранговете - помощник на главата. Неговите функции в истинския смисъл на думата са да осигури на изпълнителния директор условия за ефективна работа. Всъщност асистентът е връзката между изпълнителния директор, служителите на компанията и външния свят – партньори, инвеститори, клиенти. Асистентът наистина помага.
Eminence grise
„Шефът заминаваше в командировка - тя му даде лист хартия на пътя, където рисува всичко всяка минута“, казваВера, помощник на президента на компанията. - Аз самият никога не съм бил в тази страна, но трябваше да разбера всичко до тънкостите: билети, трансфери, хотели, трансфери,трансфери, срещи, сбогувания. Въпреки че всичко това са малки неща. Също така беше необходимо да се организира определен цвят на автомобила, да се контролира качеството на кухнята в самолета, хотела и т.н.
Ето например една проста на пръв поглед задача – организиране на бизнес среща. Можете да прочетете за това във всеки наръчник по бизнес етикет. Но само професионалист ще вземе предвид всички нюанси, присъщи на всеки конкретен бизнес преговори. Не можете да прочетете в ръководството каква вода предпочита партньорът - газирана или газирана. А личният асистент със сигурност знае, че използва само кола-лайт. Сега си представете как ще реагира партньорът ви, когато види, че на масата има не просто кола, а любимата му „светлина“. Малко нещо, но колко е „приятно да се занимаваш с толкова внимателни хора“.
Ръководителят се оценява по това какви мебели, посуда има в офиса и какъв личен асистент. Затова лично изпълнителният директор избира асистент, който също се отчита пряко на изпълнителния директор по време на работния процес.
Кой кого избира?
Ръководителят и неговият помощник трябва да подходят един към друг като ключ към ключалка, - обясняват в Клуба на професионалните секретари. Дори добра секретарка не се намира лесно, а дори личен асистент – още повече.
„Ако лицето на компанията е главният изпълнителен директор, тогава личният асистент е лицето на лидера, главният човек от свитата“, казваИрина, личен асистент на генералния директор на голям холдинг.
Разбира се, изпълнителният директор иска да вземе грандиозно, красиво "лице". Но търсенето на идеалния помощник, който съчетава всички възможни качества наведнъж, може да продължи безкрайно дълго. Важно е да се намери компромис. Трябва да дадете приоритет на това кое е по-важно - професионализъм или закачлив външен вид? Експертите препоръчват да се подходи с такива стандарти: днес добрият помощник е ценен с потенциала сиВ момента може да не е отличник, а „добър ученик“.
Къде да търся асистент? По-добре - отстрани. Не се препоръчва да вземате приятели като помощници. Нищо добро няма да излезе от това. Има лични зависимости. Познавайки всички проблеми на човек, лидерът ще се тревожи за него и няма да може просто да го порицае, например, за закъснение.
И по-нататък. Изпълнителните директори грешат, когато приемат, че изборът винаги е техен. Всъщност при кандидатстване за работа избира и личен асистент. Ако потенциалният работодател не го харесва, малко вероятно е финансовото възнаграждение да му помогне да „затвори очи за това“. Разочарованието бързо ще настъпи и от двете страни. В крайна сметка личният асистент в крайна сметка се превръща в сянката на лидера, всъщност започва да живее живота си.
Нищо лично
Напоследък се забелязва една интересна тенденция - за лични асистенти да се вземат не жени, а мъже. Новата мода беше донесена със себе си от напреднали изпълнителни директори, получили бизнес образование на Запад. Те вярват, че мъжете изглеждат по-органични в тази роля. Защо? Жените са по-емоционални, следователно в компания, където устойчивостта на стрес е особено актуална, те вземат помощници мъже. Освен това лидерите се нуждаят от дясна ръка, на която да се опрат. Задейства се преобладаващият стереотип: мъжът изпълнителен директор вярва, че само мъжът може да служи като опора в борбата за пари, технологии, бизнес идеи.
Друг стереотип: жените са твърде приказливи и могат да бърборят за нещо поверително. Мъжете мълчат. СпоредОлга Дивненко, консултант наКлуба на професионалните секретари, изтичането на информация е сериозен проблем, с който се сблъсква почти всяка компания. Но да се твърди, че жените са слабото звено, не е съвсем вярно. Става дума по-скоро за корпоративна култура.в общи линии.
Мениджърите често не вземат предвид факта, че личният асистент всъщност живее живота на шеф, работата му продължава 24 часа в денонощието. Компенсацията тук може да бъде, наред с други неща, материални стимули. Много лични асистенти са деликатно мълчаливи, търпят дълго време, чакат шефът да предложи например увеличение на заплатата. И без да чакат си търсят друга работа.
Мениджърите понякога не уважават работата на личния асистент, вярвайки, че е много лесно да изпълнява тези функции. Затова благодарността от устните на готвача е толкова рядка. Несправедливостта се усеща силно от човек, а обидите са склонни да се натрупват и след това да пробият - под формата на същото писмо за оставка по собствена воля.
Когато работите с личен асистент, е важно да не преминавате много тънка граница, която води до емоционална зависимост един от друг. В този случай шефът няма да може да направи крачка без своя помощник. И кой от вас в крайна сметка управлява компанията?
„Разбира се, изпълняваме всички капризи на шефа, но, сериозно казано, можете да работите само с някой, когото наистина уважавате“, казваЮлия, асистент на президента на голяма строителна компания. „Ако това не е така, тогава нищо няма да ни попречи да си тръгнем, като затръшнем вратата.
Съдържание на списание CEO