Как да определим необходимостта от промени в бюджетната система на компанията

Свързани статии

Ако не сте доволни от настоящата система за бюджетиране в компанията, нашите препоръки ще ви помогнат да прецените дали и какви промени трябва да се направят в нея. Те ще ви кажат кога са необходими промени и как да ги инициирате.

Използвайте ръководства стъпка по стъпка:

Системата за бюджетиране помага за ефективно управление на предприятието само ако се развива и променя с него, отговаря на текущите изисквания и бизнес условия.

Прочетете също:

Кога са необходими промени в бюджета?

Ще трябва да промените системата за бюджетиране, ако:

собствениците или ръководството на компанията планират промени в бизнеса;
ръководството ще подобри системата за бюджетиране и други управленски подсистеми;
Компанията се готви да автоматизира процесите на управление.

Промени в бизнеса на компанията. Системата за бюджетиране се влияе от промени в бизнеса в следните области:

мащаб на дейност;
дейности;
организационна структура;
състав на управление и собственици;
бизнес процеси;
Продуктовата гама;
производствени и технологични процеси;
счетоводна политика (вижте също пример за счетоводна политика на организация за 2018 г.).

Ако една компания разшири или стесни своята дейност, планира структурни промени, добави нови направления на дейност или изостави някои от съществуващите, тогаванейната организационна и финансова структура се променя.

Когато едно предприятие преразглежда производствени, технологични или организационни процеси, това може да повлияе на състава на бюджетите и бюджетните позиции,методи за изчисляване на плановите показатели.

Ако предприятието промени своя подход към ценообразуването или към изчисляването на финансовите резултати по области, видове дейности, това ще се отрази на набора от бюджетни показатели и процедурата за тяхното изчисляване.

Промените в състава на управлението и собствениците засягат стила на управление, нивото на централизация и подхода към планирането. Това ще се отрази на структурата на бюджетите, на методологията за изчисляване на показателите. Процедурата за формулиране на планове също може да се промени.

Развитие на системата за бюджетиране. Системата за бюджетиране може да се развива и подобрява. Колкото по-дълго компанията формира бюджети, толкова повече статистика се натрупва, служителите придобиват опит. Изготвящите бюджета получават обратна връзка от участниците в процеса, включително предложения за подобрения. Всичко това се превръща в източник на информация за развитието на промените.

Можете да подобрите системата за бюджетиране, например, така:

Ако едно предприятие въведе такива промени, ще е необходимо да се създадат или преразгледат правилата за бюджетиране, да се реши как да се организира.

Автоматизация на процесите на управление. Да предположим, че едно предприятие ще автоматизира бюджетирането, ще въведе или подобри система за автоматизиране на управленско счетоводство, управление на проекти. В резултат на това ще се промени информационната база за изчисляване на планираните показатели, степента на детайлност и възможностите за групиране на данни. Необходимо е да се преразгледа процедурата за планиране и коригиране на бюджетите.

Изтеглете 3 популярни правила, които ще ви бъдат полезни в работата

Как да инициираме промени в бюджетната система

Когато една компания започне да използва бюджетиране, често има нужда от промяна на системата през първите две години. Служителите идентифицират спорни въпроси и„бели петна“, които мениджърите се стремят да запълнят с корекции в нормативната уредба и методи.

За да избегнете „водопадния“ начин на управление на промените, когато една се припокрива с друга, рационализирайте процеса. Разделете промените на критични и всички останали. Критичните промени са тези, без които бюджетната система не може да функционира. Да предположим, че сте забравили да въведетебюджетен контролпреди да платите сметки. Ако се установят значителни недостатъци, незабавно коригирайте системата за бюджетиране, като направите извънредни промени и допълнения в наредбите. Коригирайте останалите промени, когато проблемите бъдат идентифицирани, тествайте, натрупвайте и след това коригирайте във вътрешни документи.

Ако компанията използва бюджетиране повече от две години и вече е натрупала опит, въведете процедура за годишен одит на текущата система. Като част от такъв одит е необходимо да се анализират:

натрупани предложения за промени;
прецеденти на повреди и грешки, които изискват настройка на системата;
ефективност на бюджетиране по избрани от фирмата критерии;
съответствие на системата за бюджетиране с други управленски подсистеми и бизнес цели;
възможността за развитие на системата в съответствие с най-добрите практики за постигане на стратегическите цели на компанията.

Извършете одит, преди да започнете нов цикъл на планиране, като оцените резултатите от изминалата година. Въз основа на резултатите от прегледа определете какви промени са необходими.

Коригирайте вбюджетните разпоредбиправилото: преди началото на бюджетния цикъл, в заповедта за времето за подаване на бюджети за предстоящия период, ръководителят посочва кои бюджетни форми, стандарти, лимити и други показатели да се актуализират.

В допълнение към годишнияпреразглеждане на системата за бюджетиране, може да са необходими извънредни корекции, ако бизнесът се промени. Всеки участник в бюджетния процес може да инициира промени – да обоснове необходимостта и да формулира какво да се коригира.

Определете кой в компанията и на базата на какво решава дали е препоръчително да се прецизира системата за бюджетиране. Обикновено такива решения се вземат от бюджетната комисия. Възможни критерии:

съответствие с настоящите бизнес условия;
влиянието на промените върху постигането на бизнес целите;
управляемост на процеса на бюджетиране;
точност и прозрачност на данните в бюджетите и отчетите;
скоростта на бюджетиране;
разходи за труд за процедурите.

Допълнителен критерий може да бъде цената на разходите за труд, например бонусът на екипа на проекта, участващ в внедряването на промените.

Формула. Изчисляване на месечния бонус за член на екипа на проекта