Как да пишете имейли до ИТ специалисти 5 съвета
В нашия блог пишем много за създаването на имейл бюлетини и работата с имейл. Вече обсъдихме сложността на борбата със спама, бъдещето на имейла, проблемите със защитата на имейл кореспонденцията и създаването на автоматични отговори по имейл от службите за поддръжка.
Днес ще продължим темата за оптимизиране на процеса на комуникация по имейл и ще дадем някои съвети как правилно да съставяте имейл съобщения за ИТ специалисти.
Без дълги букви
Дежурните технически специалисти често са принудени да изучават обемни текстове от документация - и те са напълно в състояние да ги разчетат и да изолират необходимата информация. Това обаче изобщо не означава, че те искат да превърнат процеса на имейл кореспонденция в подобие на решаване на сложен технически проблем. Често за тях е по-лесно да игнорират напълно неясно и изключително обемно послание.
Много по-ефективна тактика, когато общувате по имейл с разработчици и други „технари“ е да използвате „правилото на 5 изречения“. Смисълът на този подход се крие в необходимостта да се намали максимално буквата - разбира се, ако е необходимо, можете да използвате повече от пет изречения, но в огромен брой ситуации този брой е напълно достатъчен, за да зададете задача или да формулирате въпрос.
Една буква - една задача
Модел, при който няколко задачи се повдигат наведнъж в едно имейл съобщение или се задават няколко въпроса наведнъж, може да обърка и обърка събеседника. Освен това, ако писмото ви помоли да отговорите на няколко въпроса наведнъж, получателят може да реши, че ще отнеме твърде много време, което означава, че изобщо не си струва да харчите. И дори ако писмото не бъде пренебрегнато, има голям риск да не получите това, което искате.- малко разработчици ще отговорят на три въпроса наведнъж, най-вероятно отговорът ще бъде получен не повече от един от тях.
Много по-ефективно е да се придържате към правилото, че в едно съобщение може да има само един въпрос или една задача. Това ще позволи на получателя веднага да разбере какво иска от него и значително ще ускори процеса на кореспонденция.
Целта на съобщението трябва да стане ясна веднага
Яснотата и яснотата са най-доброто, което можете да измислите, когато общувате с технически специалисти. Тук дори правилата на етикета престават да играят толкова важна роля - когато изпращате писмо до разработчика, можете да пропуснете всякакви любезности и да се заемете с бизнеса от първите думи. Човек изобщо няма да се обиди, а напротив, ще бъде благодарен, че е спестил времето си (ако познава подателя, ако не, тогава все още е необходимо да се представите накратко).
Адресатът трябва да разбере защо му пишат
Разработчиците като цяло не обичат много писма от непознати, но понякога, например, специалистите по подбор на персонал могат да предложат работата си само по този начин. И тук те трябва да бъдат внимателни, защото списъкът с неща, които дразнят техническите специалисти, досадни при комуникация с "HRs" по пощата, е доста голям.
Използването на „ако... тогава" спестява време
Тъй като имейлът не е инструмент за незабавна комуникация и може да отнеме ден или повече, за да получите отговор, важно е да се опитате да намалите броя на възможните стъпки за обсъждане. За да направите това, помагат речеви конструкции от формата „ако ... тогава“, напомнящи за разклоняване.
„Исках да знам дали получихте отговор от Иванов? Ако е така, моля, завършете качването на тези данни до вторник и ми изпратете имейл. Ако не, пиши му отново днес и след това ми кажи дали ще отговори, става ли?
Тук веднага се предвиждат възможни сценарии, освен това подателят веднага казва какво трябва да се направи във всеки от случаите. Това спестява много време.