Как да улесним работата на чиновниците

Вадим Красилников

Управленските функции на TGC-10 включват и контрол върху изпълнението на входящите документи, който преди това се извършваше с помощта на подходяща система за контрол, ръководена от генералния директор. Ежедневно се актуализираха регистрите на попълнените документи, както и напомняния на служителите за изтичащ срок.

TGC-10: цифри и факти

Трябва да се отбележи, че тази схема не е взела предвид редица важни функции за управление на документи и бизнес процеси, а именно проследяване на преминаването на документи, които не са поставени под контрол, както и наблюдение на изпълнението на вътрешна кореспонденция, инструкции и организационна и административна документация. Освен това, според Вадим Красилников, работният процес на хартия има и обективни недостатъци, сред които той открои бавното търсене на необходимите документи, трудността при проследяване на движението им на всички етапи от жизнения им цикъл, трудностите при организирането на ефективен контрол и отчитане на изпълнението на резолюциите, невъзможността или много високата трудоемкост за изготвяне на консолидирани отчети за изпълнението както на документи, така и на резолюции.

Тези проблеми не можеха да не се отразят на производителността на служителите и това в крайна сметка се отрази на бизнеса на компанията, така че бяха необходими спешни мерки за промяна на ситуацията.

Моделът за избор на EDMS

„По това време вече имахме някакъв вид EDMS, защото в такава разпределена компания като нашата няма друг начин за правене на бизнес“, продължи Вадим Красилников. „Но това беше система „направи си сам“, разработена от специалисти по управление на случаи.“ Следователно, на първо място, беше необходимо да се намери готов стандартен продукт, който да позволиизбягване на модификации за нестандартни ситуации и по този начин намаляване на рисковете и разходите за неговото внедряване. След преглед на няколко системи от различни доставчици, помощната програма избра софтуер OXS на платформата EMC Documentum.

Разгръщането на EDMS, както се очаква в TGC-10, трябваше значително да намали времето за координиране на поръчки, поръчки, договори, заявления за плащане на сметки и т.н. Системата позволява организиране на централизирана регистрация на всички документи и автоматичното им предаване на съответните служители. По същия начин документите се координират, проследявайки историята на работата с тях, отразявайки техните версии и други функции. Освен това самата система следи крайните срокове и напомня на потребителите за необходимостта от изпълнение на определена задача или поръчка.

„Заедно с това получихме възможност да формираме единно информационно пространство, като вземем предвид териториалното разпределение на TGC-10. Въз основа на него бихме могли да организираме съвместна едновременна работа с документи, включително дистанционна работа, което спомага за намаляване на интензивността на труда и повишаване на производителността на труда“, добави Вадим Красилников. Едновременно с внедряването на решението OXS се създават електронен архив и единно хранилище на документи. Трябва да се отбележи, че такова хранилище не се формира от подразделения, клонове, отдели или отдели, а обхваща цялата компания като цяло, което опростява търсенето на конкретен документ и също така улеснява контрола на неговия жизнен цикъл.

Автоматизация на работния процес в TGC-10

„Решихме да започнем внедряването на EDMS, базиран на софтуера EMC Documentum, с пилотен проект, който трябваше да обхване само ключови потребители на изпълнителния офис, за това беше необходимо закупуването на 100 лиценза, както и автоматизиранетодокументооборот само за вътрешни, входящи, изходящи и административни документи“, каза Вадим Красилников.

Второ, за автоматизиране на работния процес беше необходимо да се прехвърлят около 20 хиляди документа в новата система, което беше направено през 2007 г. За целта беше използвана програма, написана от системен администратор на Java. Тя експортира данни от жива база данни на Access в хранилище на данни на EMC Documentum. Прави впечатление, че самият превод отне общо не повече от 20 минути.

Трето, при проектирането на EDMS основният акцент беше поставен върху прехвърлянето на бизнес процеси в електронна форма без тяхната глобална промяна. Това даде възможност на служителите на компанията сравнително безболезнено да преминат от хартиен към електронен работен процес. „Както преди хората използваха хартия, сега работят по същия начин с електронни документи. Само те пишат не с химикал, а с помощта на клавиатура “, обясни Вадим Красилников. Освен това, като част от пробната експлоатация на EDMS, не беше изключен класическият хартиен метод за обмен на документи. И въпреки това, както отбелязва компанията, времето за съгласуване на проектодокументи и разпространението им е значително намалено, тъй като същинската работа с документа започва от момента на изпращането му по електронен път и завършва с доставката на хартиеното му копие. Освен това е спряно движението на вътрешни документи, които не изискват дългосрочно съхранение, като бизнес приложения, оперативни данни и др.

И накрая, най-важният проблем при внедряването на EDMS, според Вадим Красилников, е да се преодолее консерватизмът на служителите. „За съжаление, за разлика от нашето ръководство, не всички разбраха предимствата на електронното управление на документи, на първо място това се отнасяше за мениджърите от средно ниво. И съсТрябваше да се справя с такава ситуация“, подчерта той. За целта бяха организирани курсове за обучение на ключови потребители, след което бяха назначени изпити по поръчка, по време на които служителите трябваше да демонстрират както познания за компютър, така и умение да използват новата система. Освен това тези изпити обхванаха всички мениджъри, от топ мениджъри до ръководители на отдели. Издадена е и заповед за забрана на оборота на хартиени документи, като днес този въпрос е под контрола на ръководството. „Мисля, че един мениджър просто не може да не може да работи с компютър“, каза Вадим Красилников.

Първи резултати

Освен това, според Вадим Красилников, въвеждането на EDMS позволи да се намали продължителността на одобрение на документи и търсене на необходимата информация в архива с 10-20 пъти. Постигнато е и значително намаляване на разходите за труд за отделни операции, включително разпределение и контрол на входящата документация, от 10 на 1-2 минути, което ще спести над 2000 часа годишно. Интересен момент тук е, че преди реализирането на проекта времето за съгласуване на документите беше правопропорционално на броя на одобрените, тоест между тях имаше линейна зависимост. Освен това беше необходимо да се вземе предвид времето, изразходвано за доставка на документи от един офис в друг. Сега съгласуването става ветрилообразно и продължителността му не зависи от броя на съгласните. „В резултат на това времето, изминало от създаването на проектодокумент до неговото подписване и разпространение, често е само няколко минути. Докато при управление на документи на хартиен носител процесът на публикуване, одобрение и разпространение ще отнеме две седмици ”, уточни Вадим Красилников.

Той също така е уверен, че това е от съществено значение за реализацията на проектаимаше факта, че въвеждането на EDMS беше извършено не само отдолу - висшите мениджъри бяха пряко включени в този процес: „Ако мениджърът не приеме документа на хартиен носител, тогава подчиненият е принуден да го подготви в електронен вид. Освен това е много по-лесно да убедите двама или трима души в необходимостта от промени и след това тези промени просто се подреждат отгоре надолу. Така след въвеждането на системата хората просто няма да могат да живеят по стария начин.”

Основните разходи за труд на служителите от управлението на дела за работа с документи преди въвеждането на EDMS (данни от 2007 г.)

Работа с входяща документация

Времето за регистрация на един документ е 9 минути. Общо около 2400 часа годишно.
Време за електронно разпространение на един документ – 3 минути; по факс - до 15 минути. Общо за година - 2600 часа.
Време за изпращане на едно напомняне - 3-5 минути.

Общо напомнянето и контролът на изпълнение на година (при 5000 контролни писма и трима изпълнители) е около 1000 часа, а при многократни напомняния това време нараства пропорционално.

Общото време на година за обработка на входящата документация е около 6000 часа.

Тук не се отчита загубата на време за обмен на документи между изпълнителната служба и териториално отдалечените клонове. Всъщност времето за регистрация и проследяване на входящата документация е много по-голямо от дадената тук цифра, тъй като броят на документите, преминаващи през линейна схема (генерален директор - заместник - началник отдел), не надвишава 10% от целия документооборот.

Работа с изходяща документация

Общо време за работа с изходяща документация за година, без препращане - 600 часа.

Работи свътрешна документация

Тук управлението на делата се занимава само с разпределението на документите.

Времето за изпращане на един документ по електронна поща е от 3 минути, по факс - до 15 минути.

Общото време за работа с вътрешна документация за година е минимум около 5000 часа.

Работа с организационна и разпоредителна документация

Тук управлението на случаи е свързано с подаване и сканиране на документи.

Времето за регистрация на един документ е 2 минути, за раздаване на един документ - от 5 до 20 минути.

Обща поща на година - 250 часа.

Планирано разширяване на функционалността

Днес изпълнението на проекта в TGC-10 навлезе в нов етап. В най-близко бъдеще се планира както количествено, така и качествено разширяване на системата. Вече е започнала работа по автоматизация на договорните дейности (изготвяне, одобрение и подписване на договори), интегрирането на EDS с ERP системата SAP R/3 по отношение на договорните дейности и финансовите отчети. В края на този етап броят на потребителите трябва да нарасне до 150 души.

Освен това се планира да се осигури 100% покритие на служителите на изпълнителния офис, както и да се мащабира EDS към клонове и дъщерни дружества и филиали (SDC). В резултат на това, с внедряването на пълната функционалност на EDMS в изпълнителния офис, броят на потребителите на системата ще се увеличи до 300 души, а след като системата обхване целия TGC-10, включително клонове и дъщерни дружества и филиали, до 1500 души.