Как правилно даунищожи документи

Популярен

У дома
Статии
Как правилно да унищожите документите

Периодично документите, съхранявани в предприятието, изтичат и вече не са необходими. Тогава въпросът става актуален за ръководството на компанията - как правилно да се унищожат документите?

Методи за унищожаване на хартиени документи

Основните методи за унищожаване на хартиени документи днес са:

парене;
раздробяване;
химическа обработка;
вливане.

Избор на метод за унищожаване на документ

Всеки от тези четири метода има своите плюсове и минуси. Кой от тях да се приложи в конкретния случай зависи от текущата практика на офис работа, както и от възможностите на конкретно предприятие.

Изгаряне на документ

Най-простият начин за унищожаване на документи и информацията, съдържаща се в тях, беше и си остава изгарянето. Ако се използва правилно, този метод гарантира унищожаване на информация без възможност за нейното възстановяване. Можете да се справите с импровизирани средства, без да използвате скъпо оборудване.

Недостатъци на метода за унищожаване на документи чрез изгаряне

Този метод обаче има и сериозни недостатъци. За да се елиминира голям обем документи, е необходимо не само време, но и бдителността и съвестността на изпълнителите - тъй като, въпреки че хартията гори добре, тя може да не изгори напълно поради плътна опаковка.

Необходимостта от подходящо оборудване за изгаряне

Освен това документите трябва да се изгарят само на оборудване, подходящо за тази цел (например в котелно помещение). Ако се опитате да изгорите снопове хартии на огън, тогава вятърът ще разнесе изгорелите документи само наполовина в района.Също така се смята, че изгарянето на нещо вреди на околната среда, така че този метод вече не се практикува в някои държави.

Химическа обработка на документи

Химическата обработка на документите води до тяхното размекване и превръщането им в хомогенна хартиена маса. Този метод е надежден, но не е евтин. И това също има своите недостатъци. За химическото унищожаване на хартията е необходимо специално оборудване и реактиви, освен това е доста дълго.

Метод за заравяне на документи

В Съединените щати по едно време методът за погребване на документи беше много популярен. Заедно с други боклуци книжата са извозени на сметище, където са заровени. Но популярността на този метод рязко спадна след няколко съдебни заседания, когато обвиняемите, за да спазват закона, трябваше да изровят документи за своя сметка и да изберат сред тях тези, които са от значение за разглеждания случай.

Недостатъкът на този метод

Освен това в повечето случаи заровените документи са добре запазени - което означава, че могат да бъдат изровени и прочетени от заинтересованите страни. Това е основният недостатък на този метод.

Раздробяване на документи

Днес на въпроса „как трябва да се унищожават документите?“ най-добрият отговор е: "настържете ги". Именно тази опция се използва широко в оперативната работа.

Включване във вътрешния правилник на шредирането на документи

В много предприятия изискването за задължително премахване на документи в шредер е включено във вътрешните правила и се контролира от службата за сигурност. Но мощните шредери, които могат бързо да елиминират значително количество ненужна хартия, не са евтини и в този случай процедурата за износ на няколко торби хартиена маса не може да бъде избегната.