Как се пише и чете доклад за онлайн реклама

#1. Най-достъпният начин да осигурите редовно отчитане е да създадете редовна задача в календара на MS Outlook с известие както за потребителите, така и за изпълнителя на отчета.

Каква информация трябва да бъде в отчета?

За да съставите пълен списък с информация, която трябва да видите в отчета - отговорете на въпроса: за коя задача трябва да докладвате?

Кой е потребителят на този отчет?

Потребител на отчет е служител, който взема решения въз основа на отчета. Полезността на отчета се измерва с полезността на решенията, взети въз основа на него, като всеки потребител се нуждае от собствена информация.

търговски мениджър;
търговски управител;
специалист.

Търговският мениджър е отговорен за ефективността на бизнеса, маркетинг мениджърът е отговорен за ефективното изразходване на маркетинговия бюджет и изпълнението на зададените KPI, специалистът е отговорен за решаването на местни проблеми.

Решенията, които ще бъдат взети въз основа на него, също зависят от потребителското ниво на отчета.

#3. Проверете дали всички потребители на отчета получават необходимата им информация от този отчет.

ВНИМАНИЕ! На практика много често се срещат ситуации, когато един служител комбинира няколко роли, но това не отменя предишния параграф.

Колко често да се изготвя отчет?

В зависимост от потребителското ниво на отчетите, честотата на тяхното предоставяне също се различава. По правило това не зависи от спецификата на конкретен бизнес и обикновено се вписва в следната честота:

#4. За специалист се изготвя отчет ежедневно, за маркетинг мениджър - седмично, за търговски мениджър - веднъж месечно.

Какво да докладвам?

Друг важен въпрос е в кое приложение да готвитеотчет. На практика най-често се срещат следните опции: Excel, Word, Power Point, PDF, по-рядко - в компании с високо организирани бизнес процеси, корпоративната CRM система изисква данни от системи на трети страни и генерира отчети.

Според мен най-добрият вариант е Excel:

възможност за създаване на динамични математически модели, които изчисляват част от показателите в отчета (CPC, CPA, ROMI), което ще позволи на потребителя да "играе с числата", ако е необходимо;
възможност за визуализиране на таблици в графики и диаграми;
възможност за работа с големи количества данни (сортиране, филтри), което също ще улесни анализирането на потребителя.

Разбира се, отчетът в Excel не винаги ще изглежда толкова представителен, колкото в Power Point или PDF, но това не винаги е необходимо, тъй като излишъкът от графична информация ще отвлече вниманието на потребителя от числата и аналитичните изчисления, необходими за вземане на решения.

#5. Правете отчети в Excel. След като са напълно разработени, интегрирайте ги във вашата CRM система.

#6. Задайте правилната настройка на областта за печат веднъж и потребителят ще ви благодари.

Кой е най-добрият начин за изпращане на отчет?

Докладът може да бъде изпратен по имейл, публикуван в публичното пространство (например Google docs), можете да донесете печатна версия лично, да го изпратите чрез месинджъри и т.н.

Най-ефективният начин за изпращане на отчет е по имейл:

потребителят получава сигнал, че трябва да прочете доклада (когато го качвате публично, това не винаги е възможно);
датата и часът на изпращане на отчета са фиксирани (при изпращане на печатен отчет това не се случва);
отчетът се записва вистория на кореспонденцията (често отпечатаните отчети и файловете, изпратени чрез месинджъри, не се запазват).

Изпращането по имейл обаче не изключва контакт лице в лице при изпращане на отчет: контролно обаждане и предоставяне на разпечатано копие на следващото отчетно събрание няма да бъде излишно, тъй като потребителят може да не е на разположение или просто да пропусне писмото.

Когато изпращате писмо, задайте стандартна тема, така че потребителят винаги да може да филтрира всички ваши доклади по една тема и да намери правилната. Ако изпращате няколко вида отчети, задайте няколко променливи в стандартните теми: дневен отчет, седмичен отчет, месечен отчет. По-добре е да ги поставите в началото на писмото, отново за удобство при сортиране и филтриране.

Ако сте изпълнител, а не специалист на пълен работен ден, можете да включите името на вашата компания в темата на писмото, с което също ще бъде по-лесно за потребителя впоследствие да филтрира пощата и да намери необходимата информация: в крайна сметка той може да има много контрагенти. По същата причина не е необходимо да пишете името на фирмата клиент в темата на писмото.

Защо да изготвяте доклад на ръка?

Второ, винаги е по-приятно човек да общува с човек, а не с програма, която изготвя отчети.

Трето, докладите, изготвяни от програмата, са безотговорни, тъй като всъщност няма кой да задава въпроси за тях, тоест връзката е еднопосочна.

Но, отново, ако погледнете изготвянето на отчети в ръчен режим от другата страна, можете да намерите и предимства, като например:

"проверка за нормалност"

Когато бях в училище, учителят по физика винаги ни казваше: проверете отговорите „за нормалност“ - масата на човек не може да бъде повече от 1 тон и след като сте получили скоростта на автомобила - повече от 1000 км в час, трябва да попитатевъпрос - това нормално ли е?

При изготвянето на отчети във всеки отделен случай трябва сами да определите какво е нормата и какво е отклонението от нормата.

самотест и диагностика

След като придобиете практиката да се самотествате и проверявате за нормалност, настройте диагностиката в Excel с помощта на функцията IF, която ще издаде думата: „ГРЕШКА!“, ако зададените от вас граници на параметрите „нормалност“ са нарушени. Можете също така да привлечете вниманието към аномалии, като използвате цветно кодиране, което може да се персонализира чрез условно форматиране в Excel.

#8. Направете отчета ръчно, като прибягвате до автоматизация само с ръчно разработен процес. За да намалите влиянието на човешкия фактор, добавете диагностика към отчета с помощта на функцията IF.

Нужни ли са думи в доклада?

Трябва ли да включа текстова информация в отчета или само числа? От една страна, думите винаги са субективна гледна точка на този, който изготвя доклада, но субективизмът може да бъде сведен до минимум, ако се установят прости правила за предоставяне на текстова информация в доклада.

Кой от двата варианта според вас е по-информативен?

Според мен вторият вариант е по-полезен за вземане на решения, той е изготвен с помощта на SMART технология:

От 21.02 до 22.02 - Определени във времето.

Чрез добавяне на нискочестотни заявки от статистиката на посещенията – Постижимо.

Което доведе до увеличаване на броя на кликванията от 1115 на 1256 кликвания за седмица - Измеримо.

Отделна точка е четенето на изявленията. Колко често, когато получаваме доклади, всички го преглеждаме с важен вид, мислейки си - момчетата работят, значи всичко е наред, знаят си работата, всичко е под контрол.

Не се поддавайте на това! Контролът не е съзерцание, авъздействие при отклонения.

Всеки път, когато пристигне доклад, абстрахирайте се от външни фактори, премахнете колкото е възможно повече всички възможни разсейващи елементи: можете да отпечатате доклада и да отидете в отделна стая, можете да сложите слушалки и да включите спокойна мелодия, като цяло всеки има своя собствена рецепта - важно е да се приближите до полумедитативно състояние, което ще ви позволи внимателно да разгледате доклада във всички подробности и да намерите точно онези точки, в които е необходимо вашето участие.

Прочетете внимателно доклада и намерете поне три въпроса, на които трябва да отговорите. Запишете тези въпроси и получете смислен отговор от изпълнителя. Ако, когато отговаряте, изпълнителят сякаш избягва пряк отговор, значи сте близо до намирането на наистина важна информация. И въпросът тук не е, че някой се опитва да заблуди някого - просто този, който изготвя доклада, не винаги предоставя цялата важна за вас информация в пълен обем.

С редовно практикуване на трите въпроса, вие постепенно ще развиете своя собствена методология за тестване.

#10. Никога не пропускайте проверката на отчет. За всеки доклад трябва да имате поне три въпроса. Блокирайте разсейването, като проверите отчета.