KNOW INTUIT, Лекция, Управление на времето на проекта и отклонения от плана
Мениджърът често се сблъсква с алтернативата дали намаляването на времето за проекта си струва допълнителните разходи, които идват с него.
В ситуации, които отнемат време, фокусът е върху намаляването на времето на критичния път, което определя кога проектът е завършен.
Има много причини, поради които хората искат да съкратят продължителността на даден проект.
Една от най-често срещаните причини е известна в практиката като „зададеното“ времетраене на проекта.
Например политик публично заявява, че след две години ще бъде готов нов лъч на метрото.
Или президентът на софтуерна компания обявява в реч, че нов технологично напреднал софтуер ще бъде наличен след една година.
Много често такива изявления се превръщат в определени срокове за продължителността на проекта, когато разходите, свързани със завършването на проекта навреме, не се вземат предвид.
Времетраенето на проекта се определя, когато проектът е все още на етап "концепция", преди или без подробен график на всички дейности по проекта.
Тази практика почти винаги води до по-висока цена на проекта, отколкото когато правим внимателно планиране.
Но най-сериозното е, че участниците в проекта рядко признават или отбелязват увеличените разходи поради крайните срокове.
През последните години, поради интензивната глобална конкуренция и бързото развитие на технологиите, беше поставен акцент върху навременното внедряване.
Пазарът диктува продължителността на проектите. Например, за фирми със средни или високи технологии закъснението с 6 месеца при пускането на продукт на пазара може да доведе доогромна загуба на печалби или намаляване на пазарния дял от около 30%. В тези случаи високотехнологичните фирми вярват, че спестяването на време и задържането на печалбата си заслужават допълнителните разходи за намаляване на времето без формален анализ.
Друга причина за намаляване на времето на проекта може да бъде непредвидено забавяне - значително забавяне в средата на проекта. За да се върнете към графика, ще е необходимо повече компресирано време за завършване на оставащите критични операции. Допълнителните разходи за връщане към графика трябва да се сравнят с разходите за закъснение.
И накрая, има моменти, когато трябва да преразпределите основното оборудване и хора към нови проекти. При тези обстоятелства разходите за намаляване на времето за проекта могат да бъдат сравнени с разходите за разпределяне на основно оборудване или хора.
Процедура за намаляване на времето
Обяснение на разходите по проекта
Общият характер на разходите по проекта е показан на фиг. 4.1.
Общите разходи за всяка продължителност на проекта са сумата от непреките и преките разходи.
Непреките разходи са налице през целия живот на проекта. Следователно всяко намаляване на продължителността на проекта означава намаляване на косвените разходи.
Планираните преки разходи се увеличават, тъй като продължителността на проекта се съкращава от планираната продължителност.
С информацията, представена на графиката, мениджърите могат бързо да изберат алтернатива като своевременно навлизане на пазара.
Непреки разходи по проекта. Непреките разходи обикновено са режийни разходи като контрол, администрация и консултации.
Промяна на непреките разходидиректно във времето. Тоест всяко съкращаване на времето трябва да доведе до намаляване на косвените разходи.
Ако косвените разходи са значителен процент от общите разходи по проекта, намаляването на времето за проекта може да представлява много значителни спестявания (като се има предвид, че косвените ресурси могат да се използват навсякъде).
Преки разходи по проекта. Преките разходи обикновено са свързани с труд, материали, оборудване и понякога подизпълнители.
Разходите за дадена продължителност ще бъдат по-високи, отколкото за проект, чиято продължителност се развива от идеалното нормално време за дейности.
Предполага се, че ако преките разходи се изчисляват въз основа на стандартни методи и време, тогава всяко намаляване на времето за транзакция трябва да увеличи цената на транзакцията.
При изготвяне на графика, подобна на графиката на фиг. 4.1, е необходимо да се изчислят преките разходи, свързани с намаляване на времето за една критична дейност, и след това да се намерят общите преки разходи за всяка продължителност на проекта, тъй като времето на проекта се намалява; процесът изисква избор на онези критични операции, чието намаляване на времето ще струва по-малко.
Намалено време за изпълнение на проекта
Техниките за намаляване на времето за изпълнение на проекта (дейности по критичния път) са ограничени.
Понижаването е една алтернатива, която може да намали времето за изпълнение на операция по критичния път.
Сключване на договор за изпълнение на операция с подизпълнител. Подизпълнителят може да има достъп до по-висока технология или компетенции, които могат да ускорят операцията.
Разпределяне на допълнителна работна ръка и оборудване за останалите операции. Има обаче ограничения заколко можете да ускорите това изпълнение с помощта на допълнителен труд.
Законът на Брукс: Допълнителният труд за закъснялата програма на проекта ще забави завършването му още повече. Фредерик Брукс формулира този принцип от опита си като ръководител на софтуерен проект за IBM System/360 в началото на 60-те години.
Последвалите изследвания показват, че разпределянето на допълнителни хора за закъснели проекти винаги води до повече разходи.
Ранното отделяне на допълнителен труд е по-надеждно, отколкото по-късно, тъй като новите хора винаги имат незабавно отрицателно въздействие върху проект, чието преодоляване може да отнеме седмици.
Понякога е възможно да се промени логиката на мрежата на проекта, така че критичните дейности да се извършват паралелно (едновременно), а не последователно.
И накрая, друг метод за свършване на работата навреме е намаляването на размера на проекта.
Софтуерните фирми пускат продукти, които не отговарят на оригиналните спецификации, за да добавят липсващите функции към по-късни версии.
Ако всички тези алтернативи са изключени, намаляването на времето за проекта се свежда до намаляване на времето за специфична, критична дейност, за да се намали времето за проекта. Тази алтернатива означава допълнителни разходи за намаляване на времето за работа.
Изграждане на времеви график на разходите по проекта
Има три основни стъпки, които трябва да следвате, когато изграждате графика на разходите за изпълнение на проекта:
- Намерете общите преки разходи за избраната продължителност на проекта.
- Намерете непреките разходи за избранитепродължителност на избрания проект.
- Сумирайте преките и непреките разходи за избрани периоди.
След това графиката се използва за сравняване на разходите за допълнителни алтернативи и ползи. Следва подробно описание на тези стъпки.
Дефинирайте операциите, за да намалите времето за тяхното изпълнение
Особено тревожен е въпросът кои операции трябва да бъдат намалени и до каква степен?
Общият отговор е критични операции, чието време за изпълнение може да бъде намалено с най-малкото увеличение на разходите за единица време.
Намаляването на времето за изпълнение на операция се наричасвиване(срив).
Най-краткото време, за което една операция може действително да бъде завършена, се нарича нейнотолимитвреме (време на срив).
Преките разходи за завършване на операция в рамките на крайния срок се наричат разходи за спешна операция.
Нормалната и времевата информация се получава от персонал, запознат с операцията.
На фиг. Фигура 4.2 показва графика на цената на времето за изпълнение за хипотетична операция.
Типичното време за работа е 10 единици и съответната цена е $400. Времето за работа е 5 единици, а цената е 800 $.
Пресечната точка на нормалното време и разходите представлява първоначалната ниска цена и ранното начало на графика.
Дебелата линия, свързваща точките на нормално и ограничено време, е наклонена, което означава, че разходите за намаляване на времето за работа са постоянни за единица време.
Предположенията, залегнали в основата на използването на тази графика, са следните:
- Връзката цена-време е линейна.
- Обикновеното време предполага ниска цена,ефективни методи за завършване на операцията.
- Времевата граница представлява лимита – най-възможното съкращаване на времето в реални условия.
- Наклонената линия представлява разходите за единица време.
- Всички ускорения трябва да се извършват в рамките на нормално и ограничено време.
Познаването на наклона на дейностите позволява на мениджърите да сравняват и избират критични дейности, които могат да бъдат съкратени.
Колкото по-малък е ъгълът на наклон на операцията, толкова по-ниска е цената за намаляване на периода от време;
По-стръмен наклон означава, че ще са необходими повече пари за намаляване на една единица време.
Цената на една единица време или наклон за всяка операция се изчислява по следното уравнение;
Сравняването на наклоните на всички критични дейности ни позволява да определим кои дейности трябва да бъдат намалени, за да минимизираме общите преки разходи.
С предварителен график на проекта (или такъв, който вече е в ход) с всички дейности и техните ранни начални часове, можете да започнете процеса на намиране на критични дейности, които могат да бъдат намалени във времето.