Концепция - виртуален - офис в управлението на проекти, iTeam Статии

Новата концепция за организиране на работата на предприятията, която се появи през 90-те години - свободен или виртуален офис (freestanding) се основава на факта, че основният критерий за оценка на работата на служителя не е фактът на присъствие на работното място, а резултатът. Ако няма резултат, тогава какво значение има къде не се работи - в офиса или другаде. Прилагането на тази концепция стана възможно, първо, след появата на съвременните информационни технологии и, второ, чрез намаляване на разходите за използване на тези технологии по отношение на един час работно време на специалист. Тази концепция е най-търсена за консултантски и одиторски компании, специалисти, които прекарват по-голямата част от времето си на обекта на клиента и се нуждаят от постоянно място в офиса само веднъж или два пъти седмично или дори месечно за няколко часа.

Имайки предвид факта, че клиентите на фирмата могат да се намират във всяка точка на България, възниква въпросът: „Доколко е необходимо един специалист да живее на мястото, където се намира офиса на фирмата и да идва всеки ден в офиса?“. След като се опитаха да отговорят на този въпрос за себе си в процеса на реформиране на компанията, ръководството на консултантската компания CJSC Бюро за финансова експертиза и инвестиционен анализ стигна до нов модел за изграждане на своя бизнес.

ЗАО "Бюро за финансови експертизи и инвестиционни анализи" участва в изпълнението на програмата за реформи на енергийните компании на РАО "ЕЕС на България" и жилищно-комуналните услуги. В тази връзка територията на клиентската база е цяла България. Защо тогава пазара на труда за компанията не прави цяла България. Московският офис се превръща в управляващ, координиращ и информационен център испециалисти в областта на стратегията, финансите, мениджмънта, маркетинга, информационните технологии, управлението на персонала и др., независимо от местоживеенето. Всеки специалист може да предложи услугите си на компанията, независимо от мястото на пребиваване и месторабота, т.к. само знанията, опитът и умението да решава възложените му задачи служат като критерии за търсенето му. Вярваме, че използването на интернет технологиите ще ни позволи да съберем най-добрите български мениджъри и професионалисти за решаване на проблемите на реформирането на РАО "ЕЕС на България". Инициирайте и привличайте признати експерти, както физически лица, така и организации, които да използват в проекти най-добрите постижения на световните бизнес практики. За да направите това, трябва да се свържете с нас по имейл: [email protected] или чрез уебсайта http://www.finburo.ru/question.asp.

Технически работата на офиса се базира на технологията за корпоративно управление на проекти по модела "Microsoft Enterprise Project Management". Като софтуерна среда се използва интегрираният пакет Microsoft Small Business Server 2000. Работните станции използват Microsoft Office System, създадена на базата на обичайните инструменти на услуги и програми за настолни компютри, предназначени да работят съвместно за решаване на широк спектър от бизнес проблеми.

Тази нова система предоставя градивни елементи за създаване на решения, които ще ви помогнат:

осигурете на служителите лесен достъп до данни, за да могат по-добре да разберат същността на възникващите проблеми и да предприемат по-ефективни действия;
подобряване на способността на служителите на организацията да предвиждат промените на пазара, да ги управляват и да предприемат адекватни действия;
осигуряване на ефективно и гъвкаво сътрудничество на проектните екипи;
повишавампроизводителност на всеки консултант и позволяват голям брой служители да участват в изпълнението на проекта, независимо от местоположението.

В основата на системата е Microsoft Project Server 2002 сървър, който играе ролята на сървър за приложения. Microsoft Project Server ви позволява да съхранявате всички проекти централно в базата данни, предоставя настройки и представяне на данни, които са общи за всички проекти, единен пул от ресурси и контрол на достъпа до данни и функционалност на системата.

Мениджърите на проекти и мениджърите на портфолио от проекти използват приложението Microsoft Project Professional за планиране на проекти и ресурси, когато работят, потребителите се свързват с Microsoft Project Server и използват не индивидуални, а единични настройки, споделени проекти и ресурси, определени от администратора. Освен това има допълнителни възможности за управление на ресурси и портфолио от проекти.

Изпълнителите на работата и заинтересованите участници в проекта (ръководители на организация, функционални отдели, клиенти) могат да получат достъп до уеб портала на проекти на Microsoft Project Web Access чрез стандартен уеб браузър Microsoft Internet Explorer. Уеб интерфейсът позволява на участниците в проекта да сформират екипи по проекта, да въвеждат фактически данни, да преглеждат цялото портфолио от проекти, да споделят документи и да управляват рисковете по проекта.

Използвайки възможностите за онлайн обучение, предоставени от Microsoft на http://office.microsoft.com/home/default.aspx, всеки специалист може бързо да овладее възможностите, предоставени от Microsoft Office System 2003

Прозрачна и разбираема система за изчисляване на разходите, разработена от специалисти на компанията, ви позволява да вземете предвид приноса на всеки член на работната група към проекта и да заплатите възнаграждение,като се вземе предвид сложността на решавания проблем и разходите за труд за неговото решаване. Така специалистът сам може да планира колко иска да работи и печели.

Вярваме, че този бизнес модел ще бъде от полза и за нашите клиенти. освен подобряване на качеството на решаване на техните проблеми, ние ще можем да предложим намаляване на разходите за изпълнение на проекта.

Автор: Владимир Дикий, изпълнителен директор на CJSC Bureau of Financial Expertize and Investment Analysis”