Копие от основата за издаване на дубликат на трудова книжка не е!

"Обслужване на персонала и управление на персонала на предприятието", 2006 г., N 9

Документът-база трябва да има юридическа сила!

Помогнете ми моля. Имаме трудна ситуация в нашата организация. За целите на получаване на задграничен паспорт на служител е дадена трудовата му книжка в ръцете му. Седмица по-късно служителят каза, че случайно е загубил този документ. Фотокопие от трудовата му книжка остана в отдела по персонала на организацията. Може ли нашата организация да издаде дубликат на трудова книжка на служител, посочващ предишни места на работа и информация за трудовия стаж въз основа на фотокопие? Или е необходимо да се съберат документи от предишните места на работа на служителя, за да се потвърди трудовият стаж и едва след това да се направят съответните записи за трудовия стаж? Моля, отговорете на въпроси и ви благодаря предварително.

31. Лице, което е загубило трудова книжка, е длъжно незабавно да съобщи това на работодателя на последното място на работа. Работодателят издава дубликат на трудовата книжка на служителя не по-късно от 15 дни от датата, на която служителят е подал заявлението.

32. При издаване на дубликат на трудова книжка, извършено в съответствие с тези правила, в него се вписва следното:

а) информация за общия и (или) непрекъснат трудов стаж на служителя преди постъпване в тази организация, потвърдена от съответните документи;

б) информация за работа и награди (насърчение), които са вписани в трудовата книжка на последното място на работа.

Общият трудов стаж се записва общо, т.е. посочва се общият брой години, месеци, дни работа, без да се посочват организацията, периодите на работа и длъжностите на служителя.

Ако документите, въз основа на които са направени вписвания в трудовата книжка, не съдържат пълна информация за работата вминало, само наличната информация в тези документи се вписва в дубликата на труда.

7.2. Ако служител вече е работил преди да влезе в тази организация (при този работодател), тогава при попълване на дубликат на трудова книжка в раздел. „Информация за работа“ в колона 3, на първо място, се прави запис за общия и / или непрекъснат трудов стаж като служител преди влизане в тази организация (при този работодател), потвърден от съответните документи.

Общият трудов стаж се записва общо, т.е. посочва се общият брой години, месеци, дни работа, без да се уточнява кой работодател, в какви периоди от време и на какви позиции е работил собственикът на трудовата книжка в миналото.

След това общият и / или непрекъснат трудов стаж, потвърден с надлежно оформени документи, се записва за отделни периоди на работа в следния ред: колона 2 посочва датата на работа; колона 3 съдържа името на организацията (работодателя), където е работил служителят, както и структурното звено и работата (длъжността), специалността, професията, като се посочва квалификацията, за която е нает служителят.

Ако представените документи потвърждават, че служителят е преместен на друга постоянна работа в същата организация (при същия работодател), тогава се прави и съответен запис за това.

След това в колона 2 се посочва датата на уволнение (прекратяване на трудовия договор), а в колона 3 - причината (причината) за уволнение, ако документът, представен от служителя, съдържа такива данни.

В случай, че документите не съдържат изцяло горната информация за работа в миналото, в дубликата на трудовата книжка се вписва само информацията, налична в документите.

В колона 4 се посочва името, датата иномер на документа, въз основа на който са извършени съответните вписвания в дубликата. Оригиналните документи, потвърждаващи трудовия стаж, след правене на копия от тях и надлежно заверяване от работодателя или отдела по персонала, се връщат на собственика им. Работодателят е длъжен да съдейства на служителя за получаване на документи, потвърждаващи трудовия стаж преди назначаването му при този работодател.

Има ли копието законна сила?

оригиналът е изгубен?

Освен това в същия нормативен акт се определят условията и редът за придаване на законна сила на копие от документ чрез удостоверяването му с автентичен подпис и печат.

Фрагмент от документа. Параграф 4, стр. 2.3.2.5 "Държавна система за документална поддръжка на управлението. Основни разпоредби. Общи изисквания за документи и услуги за документална поддръжка", одобрена със Заповед на Главния архив на СССР от 23.05.1988 г. N 33

При изготвяне на копия на документи, свързани с правата и интересите на гражданите, се прави бележка върху документа, от който е взето копието, на кого и кога е издадено, а върху самото копие се отбелязва, че оригиналът се съхранява в тази организация.

И така, стр. 2.3.1.1 GDPC съдържа едно от изискванията, които трябва да бъдат изпълнени, за да може даден документ да се счита за правно обвързващ. Обърнете внимание на процедурата за издаване на копие, за да му придадете правна сила. Лицето, което прави копието, трябва да маркира копието, че оригиналът се съхранява от организацията (за съжаление моят опит показва, че това изискване почти никога не се спазва). Тоест, само ако има такъв знак, можем спокойно да кажем, че копието наистина има правна сила. С други думи, правната сила на копието произтича от правната сила на оригинала. Анямаме самия оригинал (този, от който е взето копие на трудовата книжка)! Тоест, поради изчезването на оригинала, копието също е загубило юридическата си сила.

Забележка. Копие е документ, който възпроизвежда изцяло информацията на истински документ и всички негови външни характеристики или част от тях, който няма юридическа сила.

Така копие от документа, чийто оригинал е изгубен, на практика губи юридическата си сила. Това означава, че е просто невъзможно да се възстанови работна книга въз основа на нея.