Корекция на електронни фактури, съгласуване, изпращане

Деветата алинея на член 169 от Данъчния кодекс на България позволява на продавача и купувача да обменят фактури по електронен път. Електронните фактури напълно заменят хартиените документи, като опростяват и ускоряват процедурата за обмен на документи.

Предимства за членове, използващи електронни фактури

Електронната фактура се доставя на купувача почти веднага след издаването й, няма нужда да се доставя на клиента на хартиен носител, достатъчно е да се използват услугите на специализирани компании, които осигуряват надеждна и бърза връзка между контрагентите при прехвърляне на генерирани фактури, техните промени и корекции. Тези компании се наричат оператори за електронно управление на документи и свързват продавача и купувача с високоскоростни телекомуникационни канали.

★ Най-продаваната книга „Счетоводство от нулата“ за манекени (разберете как да водите счетоводство за 72 часа), закупена > 8000 книги

Фактурата е важен документ за купувача, тъй като ви позволява да упражните законното си право за възстановяване на данъка „добавена“. Задължение на продавача е да генерира своевременно фактура и да я достави на клиента. Последният, въз основа на получената бланка, прави осчетоводявания за разпределен ДДС по сметка 19 отделно от останалата стойност на имота (Вижте и статията за фактура без ДДС).

В случай на издаване на хартиена фактура, тя трябва да бъде транспортирана до клиента по удобен начин, но това не винаги е удобно за страните. Добре е фактурата да е приложена към друга транспортна документация с изпращаните стоки и материали. Ако купувачът преведе аванс, в отговорза които също е необходимо издаване на фактура в рамките на 5 дни, процедурата по прехвърляне на хартиени документи се усложнява - продавачът трябва да търси начини да достави хартията на клиента, а това е допълнителен разход на пари и време. Изгодна алтернатива на хартиените фактури е електронният превод през Оператора.

Как да премина към електронни фактури?

На първо място, страните трябва да се споразумеят за този момент помежду си. За да направите това, по-добре е да съставите писмено споразумение, в което да бъде посочено съгласието на страните да заменят хартиените фактури с електронни.

Пример за споразумение за обмен на електронни фактури

Ако страните по бизнес отношенията взаимно се съгласят за електронно предаване на фактури, тогава:

Уверете се, че и двете страни имат необходимите технически възможности за взаимно предаване и получаване на документация по електронен път;
Получаване на усъвършенстван квалифициран електронен подпис (ECES) от двамата участници за удостоверяване на фактури и друга документация, която се издава в процедурата по електронно свързване (уведомления, уведомления);
Изберете надежден оператор за управление на електронни документи (едновременното използване на няколко оператора е разрешено);
Сключете споразумение с Оператора, като му изпратите заявление с данните, посочени в буква b от параграф 2.1 от Заповед № 174n;
Получава от Оператора необходимата информация за използване на електронни комуникационни канали в процеса на обмен на фактури (идентификатор, параметри за достъп идруги данни).

Получаването на UKES включва издаване на квалифицирани типови сертификати за ключове за електронен подпис в специализирани компании, тази процедура се регулира от Закон № 63-FZ от 04/06/11. Получават се сертификати за тези представители на фирмата, които ще подписват фактури. Правото за заверка на фактури, прехвърлени на отговорни лица, трябва да бъде потвърдено с пълномощно или поръчка.

Информацията, че два икономически субекта ще участват в електронния обмен на фактури, се предава от Оператора на Федералната данъчна служба - до клона, където е регистриран всеки субект. Тази процедура се извършва в рамките на 3 дни от момента на свързване на клиентите към електронни комуникационни канали.

При промяна на данните на фирмата, Операторът следва да бъде уведомен за това в тридневен срок чрез изпращане на заявление. След получаване на констативен документ, Операторът в тридневен срок извършва посочените корекции в данните на участника в електронните съобщения.

Страните трябва да вземат предвид следните точки:

Всяка фактура се представя отделно като отделен документ;
Цялата електронна документация, генерирана в процедурата, подлежи на заверка от UKEP;
Ден на издаване на фактура - датата, отразена в потвърждението на Оператора за получаване на файла от продавача;
Ден на получаване на фактурата - датата от потвърждението на Оператора за предаване на файла с документа на купувача;
Дефекти от техническо естество се коригират във фактурата чрез изпращане на известие за корекции от страна на купувача до продавача чрез Оператора;
Коригираната фактура се изпраща отново на купувача чрез Оператора.

Последователността на действията на участниците:

Тема	Действие
1. Продавач	За да прехвърлите фактура (c / f) на клиента:

Изписва електронни s/f;
Убеден е в валидността на своя UKEP;
Заверява фактурата чрез UKEP;
Криптира съдържанието на документа, ако желаете;
Изпраща файл с електронен формуляр до Оператора;
Запазва генерирания електронен s/f.

2. ОператорНе по-късно от следващия ден от датата на получаване на c / f от продавача:

Прехвърля на продавача потвърждение, подписано от UKEP, за получаване на c / f с посочената дата;
Запазва това потвърждение;
Дава на купувача файл с електронен с/ф;
Изпраща на купувача потвърждение с датата на предаване на файла, подписано от UKEP;
Запазва това потвърждение.

3. КупувачНе по-късно от следващия ден от датата на получаване на c / f от Оператора:

Проверява получените s / f за съответствие с всички изисквания и уместността на електронния подпис;
Изготвя и заверява в UKEP известие за получаване на електронен s/f (по желание, по споразумение на страните);
Изпраща това уведомление до Оператора;
Запазва известието.

Не по-късно от следващите дни от датата на получаване на потвърждение с датата на изпращане на s/f:

Изготвя известие за получаване на потвърждението на Оператора;
Заверява се от UKEP и се изпраща на Оператора.

4. ПродавачВ отговор на потвърждението на Оператора с датата на получаване на фактурата:

Изготвя известие за получаване на потвърждение;
Заверява съобщението до UKEP ипреминава към Оператора.

5. ОператорПроверява и запазва съобщението за продавача.

В отговор на уведомлението на купувача за получаване на s / f:

Запазете го и го дайте на продавача;
Генерира потвърждение за купувача, че уведомлението е изпратено до продавача;
Заверява потвърждението на UKEP и го предава на купувача.

Проверява и запазва известието на купувача за получаване на потвърждение с датата на изпращане на фактурата.6. ПродавачПроверява и запазва известието на купувача за получаване на s/f.7. КупувачВ отговор на потвърждение, че известието на купувача е изпратено до продавача:

Изготвя известие за получаване на това потвърждение;
Осигурява уведомлението и го предава на Оператора.

8. ОператорПроверява и запазва последното известие на купувача.

Всички документи, уведомления, потвърждения са заверени от UKEP;
Всички електронни формати на документи се съхраняват от всеки участник в електронни отношения.

Във връзка с извършената процедура по преместване на фактурата, страните трябва да разполагат със следната запазена документация от UKEP.

Генерирана фактура;
Потвърждение, предоставено от Оператора, с датата на получаване на файла с електронен s/f от продавача;
Уведомяване на купувача, че му е доставен файл с електронен s / f (ако страните са се съгласили, че този документ е необходим).

Представена фактура;
Потвърждение, предоставено от Оператора с посочения ден на изпращане на файла с електронен s/f на купувача;
Предоставено от Оператора потвърждение за известието за доставка наполучаване на s/f от купувача на продавача.

Процес на коригиране на електронна фактура

Последователността на действията на участниците:

Тема	Действие
1. Купувач	За да информирате продавача за необходимостта от корекция:

Изготвя известие за корекция на фактура;
Осигурява го и го предава на Оператора;
Запазва известието.

2. ОператорИзпраща известието на купувача до продавача.3. ПродавачВ отговор на полученото уведомление:

Изготвя известие за получаване на уведомление;
Осигурява го на UKEP и го изпраща на Оператора;
Запазва известието.

4. ОператорИзпраща известието на продавача до купувача.5. ПродавачКоригира s / f и провежда отново процедурата за изпращане.

Фактурите за корекция се изпращат по същия начин. Електронни форми на стандартни и коригиращи формуляри можете да намерите в Заповед № ММВ-7-6/93@ от 04.03.15 г., одобрена от данъчния орган.

Горният ред за обмен на електронна документация е заложен в Заповед № 174н и е в сила от началото на второто тримесечие на 2016 г.

Изтеглете споразумението за използване на електронни фактури

Санкт Петербург, Ленинградска област, обадете се на:+7 (812) 317-60-16

От други региони на България на телефон:8 (800) 550-34-98