KPI, KPI индикатори, RCStudio
Ако имате нужда от експертна подкрепа, консултантите на нашата компания ще се радват да ви помогнат както при разработването на система за управление по цели, така и при решаването на всички задачи, свързани с постигането на целите, включително разработването на система за KPI. Просто се свържете с нас!
Можете да се запознаете с възможните етапи на проекта в секция „Консултиране“.
KPI за търговски вериги
Още в средата на миналия век Питър Дракър предлага система за оценка на постигането на резултати – цели чрез ключови показатели за ефективност. И въпреки всички неотдавнашни противоречия, тази система продължава да се оправдава в много големи предприятия.
Какво е KPI?
Ключови показатели за ефективност (KPI, PI, индикатори) е система от показатели за ефективност на единица (компания). Използването на ключови показатели за ефективност позволява на компанията да оцени своята ефективност и помага за постигане на целите си.
Трябва да се отбележи, че системата KPI се е вкоренила добре в големите търговци на дребно с широка клонова мрежа. Наличието на единни стандарти и бизнес процеси във всеки магазин позволява на мениджърите на централния офис да сравняват работата на отделите в единна координатна система, да правят адекватни прогнози и да намаляват рисковете. И то въз основа на същите показателичесто се изгражда система за мотивация на персонала. Въпреки че историята познава много примери за много ефективно използване на системата KPI в малки магазини. Всичко зависи от вашите цели, желания и възможности.
Нека сега да разберем как можем да изградим ефективна система за KPI в търговията на дребно.
Откъде да започна?
Започваме с общи понятия. По-правилно е да „отидете“ от стратегически цели. Този подход ще направи работата на всички отдели и отделни служители добре координирана и насочена към постигане на общите цели на компанията.
Но ако трябва да подобрите работата в конкретен отдел, тогава можете да опростите задачата донякъде, като разработите показатели само за този отдел. Разбира се, това не е съвсем правилното решение. Но в специални случаи е най-ефективен. В крайна сметка разработването на система за управление, базирана на целите на компанията, изисква време, разходи и професионален подход.
Колко индикатора трябва да има?
Могат да бъдат измерени произволен брой показатели, за да се оцени работата на звеното и да се притежава пълната ситуация. Основното нещо е да разберете защо се прави това. Отново, за удобство, можете да поддържате база данни с индикатори на единици. За да се разработят мотивационни схеми за служителите, оптимално е да се вземат предвид от 3 до 5 PI. Както показва опитът, ако има повече индикатори, те стават неефективни. И въвеждането на системата, в името на изпълнението, не е от значение.
Какви трябва да са показателите?
Важно е всички показатели да са ясни и лесни за измерване. Всички сложни системи или системи, които изискват много време на служителите за изчисления, не работят.
По този начин, колкото по-просто и ясно, толкова по-добре и по-ефективно ще работи персоналът.
Вашите служители трябва да разберат защоименно тези индикатори се прилагат, с какви инструменти могат да им въздействат, да ги проследяват и отчитат във времевия период.
Ако при разработването на PI ви се струва, че нищо не може да бъде пропуснато, тогава дайте приоритет. Необходимо е и приоритизиране, за да се определят теглата на индикатора.
И така, обобщавайки, получаваме, че за да разработим индикатори, имаме нужда от:
Предназначение - Показател - Период на измерване - Мерна единица - Тегло - Планирана стойност - Формула за изчисление
Специфика на търговията на дребно.
Ако говорим за магазин за търговия на дребно, тогава обикновено собствениците искат да увеличат оборота на магазина, да намалят разходите, да направят магазина красив и обичан от клиентите (да вдъхнат лоялност на клиентите към този конкретен магазин) и т.н.
KPI в този случай могат да бъдат:
- Обем на продажбите (оборот или "приходи") за периода - колко пари ще отидат в магазина за определен период от време, например - на месец в рубли.
- Текучеството на персонала е броят на освободените служители за периода, разделен на средния брой за същия период. Течливостта се измерва в проценти.
- Проходимостта е отношението на броя на клиентите, влезли в магазина, към броя на клиентите, които са направили покупка. Броят на влизащите купувачи се измерва от софтуера (инсталация на портала), а броят на купувачите се измерва от броя на касовите бележки.
- Среден чек - съотношението на оборота за периода към броя на чековете за същия период, измерено в рубли.
- Количество единици стоки в разписка – броят на продадените единици стоки, разделен на броя на разписките, измерен в бройки (единици стоки).
- Спазването на стандартите за обслужване най-често се изчислява като процент според въпросниците за таен клиент.
В магазините за търговия на дребно могат да се използват и други показатели, като например: брой проведени промоции, спазване на стандартите за мърчандайзинг, брой постоянни клиенти, обем на продажбите по продуктови групи, оборот на продукт или продуктова група, показатели за конкуренция между магазините за търговия на дребно и др.
Всички показатели трябва да бъдат разделени на индивидуални и колективни.
Нека дадем пример за мотивационна схема за продавач асистент.
Основната цел на собственика на този магазин е да увеличи оборота на магазина. Помощникът по продажбите в нашия случай ще се занимава с продажби на стоки на търговския етаж.
И така, трябва да изберем 3 PI, които са засегнати от търговския асистент. Ще приемем, че целият необходим софтуер е инсталиран в нашия магазин и продавачът извършва лични продажби.
В този случай е уместно обвързването на бонуса на продавача с личен показател - обем продажби за месеца или изпълнение на зададения план за личен обем продажби. Планът за продажби трябва да се изчисли въз основа на общия план за продажби на магазина.
Като сборен индикатор можете да изберете оценка на качеството на услугата от таен клиент. Тайният клиент оценява много параметри на магазина, включително спазването на техниките за продажба, което пряко влияе върху оборота на компанията.
Третият PI, можете да изберете индикатора за изпълнение на плана за продажби за промоционалния продукт, докато планът за продажби за удобство на изчисленията на продавача може да бъде зададен на части.
Разбира се, в рамките на една статия няма да можем да опишем всички възможни опции и да предложим ефективна система от индикатори за всички случаи. За съжаление няма панацея. Всеки случай на разработване на система за мотивация изисква индивидуален подход ирешения.
Завършвайки темата със системата за мотивация на линейния персонал в търговията на дребно, с помощта на KPI, си струва да добавим, че тя (т.е. системата за мотивация) също ще зависи от нивото на обучение на управленския персонал, областите на влияние върху показателите, софтуера и др.
Трябва да се разбере, че най-много трудности възникват не на етапа на разработване на общи принципи, а точно на етапа на изпълнение. И така, в резултат на проучвания, проведени в Съединените щати, стана ясно, че 60% от висшите ръководители са недоволни от техните системи за оценка на ефективността. Според местни оценки броят на българските мениджъри е още по-висок - над 80%. Това недоволство се изразява в липсата на комуникация между планове, изпълнение, резултати и мотивация.
Обобщавайки всичко по-горе, можем да кажем: ако сте решени да дадете нов тласък на развитието на вашата компания, ако искате всеки служител да работи ефективно и да доближи компанията до постигането на заветната цел, ако за вас е важно бизнесът да работи като единен механизъм, тогава трябва да използвате такъв инструмент за управление като въвеждането на система от ключови показатели за ефективност.
Както вече разбрахте, този процес е много времеемък, скъп и труден, но ... тези, които са успели да използват правилно този инструмент, се възползват от предимствата на успеха.