Лични досиета за служители Как да се справяме с дисциплинарни нарушения, постижения, задръствания и

Евгений Севастянов

Консултира повече от 70 компании в областта на редовното управление: от 10 до 9000 души (включително: холдинги, вериги магазини, фабрики, сервизни компании, строители, държавни служители, уеб агенции, онлайн магазини). Ученик на Александър Фридман.

на кого: собственици, топ мениджъри

Проблемът „Това случвало ли се е преди?“

Представете си, че вие, мениджърът, се срещате със служител, за да обсъдите неговото лошо поведение: закъснение, неспазване на наредба или заповед или каквото и да е друго. Преглеждате ситуацията с подчинения и споменавате, че „ситуацията се е повтаряла много пъти“, така че той ще понесе „тежко наказание“.

И какво чувате в отговор от служителя? Правилно:„Кажете ми, моля, при какви обстоятелства тази ситуация, както казахте, се повтори?“Въпросът може да означава не само желание за избягване на отговорност. Може би подчиненият наистина не помни всички обстоятелства и тогава вашето наказание ще предизвика негодувание, а не образователен ефект.

Проблемът „Разбрахме ли се за това?“

Колко често ви се е налагало да се сблъсквате с факта, че споразуменията за условията на сътрудничество се тълкуват по различен начин от подчинен и ръководител? А какво да кажем за случаите, когато служител се стреми да пробие със задачите си до най-висшия ръководител, така че той да оцени работата и усилията му? В резултат на това служителите губят време (своето и на мениджъра) за безполезни действия. Какво да правя с него?

Един от начините за решаване на проблема е воденето на „лични досиета” на служителите.„Лично досие“ е електронен документ, който записва всичкиспоразумения, неправомерно поведение, задръствания и, разбира се, успехите и постиженията на конкретен служител. За всеки служител на компанията, с изключение на собственика, трябва да се отвори лично досие. Но силно препоръчвам да запазите „лично досие“ за себе си. Скоро ще разберете защо.

В тази статия ще ви кажа как да изградите прозрачна система за управление в една компания, използвайки „личните досиета“ на служителите: да отделите мнението от фактите, да вземате правилните решения своевременно, да предотвратите изкривяване на споразуменията и да предотвратите интриги и клюки.

На пръв поглед може да изглежда, че „личният въпрос“ е реликва от миналото и се отнася повече към времената на господството на НКВД, отколкото към съвременните технологии за управление. Моят опит обаче показва, че едно „лично досие” е изключително полезно както за ръководителя, така и за служителя и ето какво.

Ползи за мениджъра от "личен бизнес"

Вземете „втора памет” — място, където се записват фактите за действията на служителя, които са важни за системата за управление на компанията.
Разчитайте на факти, а не на „мнения за факти“, когато вземате решение, което увеличава вероятността да вземете правилното решение. (Пример: служител изглежда на пръв поглед неактивен, защото не иска да участва в общи събрания. Висшият мениджър вече смята, че за тази позиция е необходим „по-ефективен“. Въпреки това, ако личното досие на този служител съдържа няколко благодарности за развитието на процесите в компанията, мениджърът все пак ще помисли три пъти, преди да се сбогува с такъв служител). По подобен начин записаните нарушения и простъпки могат да бъдат полезни.
Получавайте бърза обратна връзка от служителя – с какво е съгласен и с какво не. С насърчение рядко някой не е съгласен. Ноприложеното наказание със заключения и фиксираните споразумения въз основа на резултатите от устния разговор трябва да бъдат потвърдени от служителя.
Влияние върху по-нататъшното поведение на служителя. Когато човек знае, че „всички ходове са записани“, тогава е много по-малко вероятно да има желание умишлено да наруши нещо.
Проследявайте работните тенденции. Проучването на лично досие веднъж месечно (по-високите мениджъри могат да правят това веднъж на всеки 3-6 месеца) дава представа за тенденциите в действията на служителя. Повтарят ли се едни и същи нарушения? Има ли професионално израстване на служителя или прави същите грешки? Ако даден служител получи обратна връзка, че трябва да развие по-добре разпоредбите в случай на несъответствия, има ли тенденция той да започне да действа по този начин?
Коригирайте потвърждението на споразуменията от служителя в документална форма. Ако е необходимо, обърнете се към факта на потвърждението. Когато споразуменията са фиксирани, винаги има по-малко хора, желаещи съзнателно или „от забрава” да ги нарушат.

Допълнителни предимства за топ мениджмънт и висши мениджъри

За висшето ръководство и собственици технологията за водене на лични файлове е просто безценна и предоставя следните предимства и допълнителни възможности:

Оценете по формализиран начин как прекият ръководител управлява своите служители (без дълги анкети и лични разговори):обръща ли внимание на постиженията и нарушенията? Какви стъпки се предприемат за предотвратяването им в бъдеще? Как се променят тенденциите в действията на неговите подчинени във времето?Искам да обърна внимание, че това е много важна възможност. Всъщност често собствениците само предполагат какви тенденции се развиват в определена частзвено и какво управленско въздействие има непосредственият ръководител върху своите подчинени.
Намалете времето, което служителите отделят за интриги, намалете техния мащаб. Взаимодействието на служителите помежду си става много по-конструктивно. В края на краищата сега се прилага правилото: неправомерно поведение, задръствания и благодарности, споменати, но липсващи в лично досие (шепот, слухове, присъди и т.н.) не се считат за факти. Какъв е смисълът да "плетеш интриги" там, където те "не вървят"?

Ползи за служител от „лично досие“

Получаване на откровена обратна връзка от мениджъра. Възможност да се уверите, че благодарността или неправомерното поведение са записани (и следователно ще бъдат взети предвид в бъдеще) с фактите и заключенията, които бяха изразени по време на разговора. Често служителят не знае каква сметка има в своя отдел и още повече каква сметка има в своята компания. Липсата на обратна връзка във формализирана форма често води до факта, че служителят целенасочено се опитва да бъде пред мениджъра, така че той да запомни неговата стойност. Така разсейвайки и него, и себе си.
Подобрете своите професионални умения и бизнес качества. За да направите това, достатъчно е редовно да преглеждате личното си досие и да очертаете малък план за собственото си развитие. В края на краищата, за всяко лошо поведение лидерът записва заключенията.
Уверете се, че споразуменията са фиксирани. Възможността да видите как точно са фиксирани и да правите предложения за допълнения и корекции. И това увеличава вероятността да бъде възможно да се избегне изкривяването на резултатите от устните споразумения.

Технически изисквания за внедряване на "лични досиета"

При въвеждането на технологията на „личнослучаи” на служителите във вашата фирма/отдел, трябва да решите по какъв технически начин да го реализирате.

Анализ и фиксиране на управленски ситуации в "лично досие" на служителя

Тук ще дам съкратена версия на алгоритъма за работа на мениджърите с „личните файлове“ на служителите.

Непосредственият ръководител на служителя (или проекта) е изцяло отговорен за записването на успехите, лошото поведение и анализа на управленските ситуации на неговите подчинени. Инициаторът на анализа на ситуацията може да бъде както ръководителят на проекта, така и еднократният ръководител на задачите (в този случай той се обръща към непосредствения ръководител на служителя).
Необходимо е да го коригирате по следния начин: нова ситуация трябва да бъде поставена отгоре, докато предишните ще слязат надолу.
Преди да анализира управленски ситуации, мениджърът трябва да проучи следната информация и алгоритми, както и да се ръководи от тях в работата си:

Управленски ситуации: как техният анализ решава проблема с "порочния кръг" на образователните разговори с подчинени (с примери)
Стъпка по стъпка алгоритъм за анализ на управленски ситуации с подчинени: събиране на факти, анализ, вземане на решения, заключения
Отстраняване на служителите: как да ги накараме да се глобяват за „задръствания“

В началото на анализа на управленски ситуации с конкретен служител, първо е необходимо да се запише само най-сериозното нарушение (в противен случай можете да се „задушите“ в потока на работа). С появата на положителна динамика преминете към коригиране на по-малки и по-малки нарушения.

Не забравяйте, че „лично досие“ дава представа за качеството на анализа на ситуациите от прекия ръководител, а също така имайте предвид, че след 2-3 дни хората могатзабравете не само подробностите, но и самата ситуация. И личните неща ще бъдат запомнени :-) Там не трябва да има никакви "композиции", само факти.

За опитни служители, които имат повече от 4-6 месеца редовен управленски опит, мениджърът, след като анализира ситуацията, може да постави задачата за самостоятелно въвеждане на резултатите в лично досие, последвано от проверка на коректността на коригирането (важно: задачата трябва да бъде изпълнена не по-късно от 4-6 работни часа след анализ на ситуацията/диалог).

Коментари по правилника

Така воденето на лично досие е задължение на прекия ръководител. Технологията на детайлно записване нежно принуждава непосредствения ръководител да анализира в детайли възникналата ситуация.

Възниква въпросът:„Ами ако в документа са въведени фалшиви наказания или награди?“За това трябва да се въведе предупреждение в правилника за работа с „лични досиета“: всяко умишлено изкривяване на информацията в „лично досие“ както от служителя, така и от непосредствения ръководител ще се счита за целенасочена измама и най-вероятно ще доведе до уволнение.

Шаблони за използване на технологията "лични файлове"

Информацията трябва да се записва в личното досие стриктно в съответствие с образеца. (Вмъкнете във вашите разпоредби връзка към следните шаблони: лично досие, коригиране на анализираната управленска ситуация и „фиксиране на успех / насърчаване“).

Бонус за внимателни читатели: шаблонът „Лично досие“!

Искате ли да получите примерен шаблон за досие на служител?

Подробна схема на "лично досие"

В статията използвам фразата „личен въпрос“ повече „за силна дума“ и краткост. В компанията препоръчвам да не използвате това име, а да го замените с „лична карта на служител“или „лично досие на служителя“. Пълното име на документа би било по-добре да бъде „Споразумения, анализ на ситуациите, постижения и коментари“, което, разбира се, отразява неговата същност. Какво трябва да има в документа:

Как собственикът се превръща в пречка за въвеждането на "лични дела"

Едно от основните възражения на собствениците срещу предложението за въвеждане на лични досиета е нежеланието да се води допълнителна документация:„ето колко „драскане“ ще има сега! Кога ще имам време?“Ще предложа начини за разрешаване на тази дилема.

Първо, всъщност ще спестите време, защото фокусирането върху „лични дела“ значително увеличава вектора на въздействие върху служителя в посока на положителни промени. „Личните дела“ ще отнемат повече време, освен ако вече не сте оставили всичко да върви по своя път и всъщност прекарвате времето си в други задачи, вместо да управлявате хора.

Второ, ако сте собственик, трябва да имате възможно най-малко директни подчинени. В идеалния случай само мениджърът на вашата компания (CEO). Ако заемате тази позиция, търсете изпълнителен директор, който да поеме поне цялата RAM. Не забравяйте и правилото, че средно един човек може ефективно да управлява не повече от 7-9 служители на постоянна основа.