Осчетоводяване на електронни документи

Електронният документ е документ на електронен носител, който съдържа определена информация под формата на символи, знаци и е предназначен за предаване във времето и пространството с помощта на електронна поща с цел съхранение и обща употреба. Електронният документ има същото правно значение като хартиения документ, но ако е защитен с електронен цифров подпис (ЕЦП).

Необходимите условия за подписване на EDS документи са следните:

• документите се изготвят в рамките на споразумение между участниците в електронното взаимодействие, като се използва усъвършенстван електронен подпис;

• използва се подобрен квалифициран подпис.

След това трябва да подпишете споразумение за използване на EDS с оператор за електронно управление на документи и да получите сертификат за електронен подпис от всеки акредитиран сертификационен център.

Тези. наличието на електронен подпис върху електронен документ е задължителен елемент. В случай, че обменяте документи във формат Word, Excel и др. между изпълнители и доставчици, тоест без използване на електронен подпис, тогава такива документи трябва да бъдат отпечатани и подписани. Без жив подпис на хартия те не могат да бъдат взети под внимание.

Схема за управление на електронни документи

Продавачът създава документ в своя акаунт. След това го подписва с EDS. Следващата стъпка е да проверите този документ, да го качите в системата на оператора и да го изпратите на купувача на стоки (услуги), който го приема чрез специален подобен софтуер;

Купувачът въвежда този документ в своята счетоводна система, ако всичко е попълнено без грешки, след това поставя своя електронен подпис и го изпраща обратно на продавача чрез оператора. Акопо време на проверката се открият неточности или грешки, купувачът изпраща на продавача известие за отказ, като посочва причините.

Когато електронните документи трябва да бъдат отпечатани:

• ако контрагентът на компанията поиска да предостави документ на хартиен носител или това условие е предвидено в договора;

• по искане на данъчните власти, както и на други държавни органи, които са поискали тези документи на хартиен носител;

• формата на документа не е предвидена за предаването му по електронни комуникационни канали;

Предимства на електронния документооборот пред отчитането на хартия

Данъчната отчетност, подадена по електронни комуникационни канали, не изисква нейното отпечатване. Дори в края на годината организацията не е изправена пред задачата да отпечата годишни отчетни форми. Всички тези формуляри се съхраняват в електронен вид и се прехвърлят на държавните агенции в този вид.

Следните електронни документи се предават по електронен път чрез телекомуникационни канали до данъчната служба:

---