Планиране на комуникационни процеси, Планиране на вътрешни комуникации, Планиране на външни комуникации
Планиране на комуникационния процес
Функцията на планиране включва вземане на решение какви да бъдат целите на организацията и какво трябва да направят членовете на организацията, за да постигнат тези цели.
Планирането е непрекъснат процес на установяване или изясняване и конкретизиране на целите за развитие на организацията и всички структурни подразделения.
Резултатът от процеса на планиране в организацията е система от взаимосвързани планови документи – планове.
Планът е в основата на дейността на всяка организация с всякаква форма на собственост, той съдържа инструкции на кого каква задача и по кое време е необходимо да се реши, както и какви ресурси са необходими за това.
За да организира работата на услугата за резервации, мениджърът трябва:
- Поставете крайна цел;
- идентифицирайте междинни цели, които ви позволяват да достигнете крайната цел;
- определяне на времевата рамка за постигане на тези цели;
- определя изпълнителите на тези задачи и отговорниците за тяхното изпълнение;
- определят необходимите ресурси (информационни, финансови, човешки, технологични);
- коригира и следи изпълнението на задачите
Целе конкретно крайно състояние или желан резултат, който групата се стреми да постигне, като работи заедно.
Целта на служителите от резервационната служба е да осигурят непрекъсната, бърза и качествена предварителна резервация на хотелски стаи.
За целта са ви необходими:
- създаване на система за вътрешни комуникации (между отделите);
- създаване на система за външни комуникации (между хотела и клиентите).
Планиране на вътрешни комуникации
За ефективната работа на резервационната услуга е необходимо да се осигури непрекъснато движение на информация между следните отдели (Приложениеориз. 3):
- обслужване на номерен фонд;
- допълнителни услуги (транспортен сектор, сектор за развлечения, свободно време и отдих, сектор за организиране на конференции и др.)
Услуга за поддръжка на стаите.Функцията на услугата е да поддържа необходимото ниво на комфорт и санитарно-хигиенно състояние на хотелските стаи и обществените помещения.
Тази услуга получава информация кои стаи са резервирани и до кога трябва да бъдат подготвени за настаняване.
Обслужване на храна.Там се получават заявки за организиране на банкети, информация за диетата на гостите (например: гостът, който гостува, е вегетарианец, следователно месните ястия няма да бъдат включени в менюто за този гост).
Транспортният сектор.Той е от изключителна важност, тъй като предоставя на туристите възможност за ползване на трансферна услуга, резервиране и закупуване на документи за пътуване за всички видове транспорт.
Сектор на развлеченията, свободното време и спорта.Играе важна роля в обществената инфраструктура на индустрията на хотелиерството и решава различни задачи: отдих, забавление, оптимизиране на настроението, културно развитие.
Екскурзионните бюра, детските стаи, анимационните услуги и др. са от голямо значение за организирането на свободното време на гостите.
Сектор за организиране на конференции.В момента хотелите обръщат голямо внимание на конгресния бизнес като източник на висок и най-важното стабилен доход. Хотелите получават много заявки от бизнес туристи за семинари и конференции.
Планиране на външни комуникации
За да започне услугата за резервации, е необходимо да се организира добре работеща система за външни комуникации.
- Хотелът се нуждаеимат взаимни връзки с близки хотели.