Подготовка на документи на компютър
Подготовката на документи обикновено се извършва на компютър, който днес е заменил навсякъде пишещата машина и се е превърнал в основно средство за съставяне и редактиране на документи. Това направи възможно идентифицирането и изучаването на много по-голямо количество информация при изготвянето на текста на документа, като същевременно значително намали разходите за труд за събиране на необходимите данни, напълно елиминира многократното препечатване на документи в процеса на съставяне и съгласуване и повишава културата на външния дизайн на документа.
При подготовката на всеки документ могат да се разграничат три части: изготвяне на текста на документа, неговото одобрение и окончателен дизайн. Компютърът направи значителни промени в работата с документа.
Първиятетап от изготвянето на документа е проучването на законодателната рамка, предишните нормативни и методически документи, които определят процедурата за решаване на този вид въпроси. Този етап от подготовката на документите често се пренебрегваше поради неговата сложност, недостъпността на законодателната рамка и необходимостта от трудоемка работа по търсене на законодателни материали. Понастоящем наличието на множество правни и правни банки с данни, съдържащи всички видове законодателни и регулаторни документи, може значително да подобри качеството на изготвяне на документи.
Евтините бази данни могат да бъдат тематична колекция от документи на компактдиск. Системи като "Гарант", "Консултант Плюс" и други подобни осигуряват периодично (седмично, ежедневно) попълване с нови нормативни документи или достъп до най-новата информация чрез Интернет. Това може да бъде законодателството на България, законодателството на регионите (Москва, Санкт Петербург ии др.), тематични сборници - митническо законодателство, банково законодателство, жилищно законодателство, данъчно облагане и счетоводство и др. Такива системи ви позволяват бързо да избирате документи (закони, укази, резолюции, инструкции) по дадена тема, да преглеждате свързани нормативни актове (документи, към които се отнася този нормативен акт, или, коитосе отнасят към този нормативен документ), ако е необходимо, да отпечатате избраните материали.
Вториятетап от подготовката за изготвянето на документа е проучването на предишни документи по този въпрос, документи и решения по подобни въпроси. Пълнотата на подбора на документи до голяма степен определя коректността, последователността и пълнотата на изготвения документ. Доскоро при традиционните системи за регистрация на документи в институциите намирането на необходимите документи беше изключително трудно. Тематичният подбор на документи беше ограничен от наличието на предметно-тематични картотеки и въпреки значителните разходи за труд не беше достатъчно пълен. Само компютъризирана система за регистрация с установяване на връзки между документи и автоматизирано търсене дава възможност да се намерят почти всички необходими документи по даден въпрос, а със система за съхранение на пълнотекстови документи тя може незабавно да покаже цялата необходима информация на екрана.
Третиятетап от подготовката на документа е събирането на данни за конкретна ситуация. Тук могат да се използват както придобити бази данни (например регистър на предприятия и организации, указатели на предприятия, произвеждащи определени продукти, каталози на търговски фирми), така и бази данни, създадени в организация, институция, фирма.
Само след извършване на тази подготвителна работа може да се компилира качественособствен документ.
Тъй като всяка организация (фирма) постоянно изпълнява едни и същи функции, залегнали в нейния устав, повечето ситуации, за които се създават документи, се повтарят, т.е. са типични. Формулярите и текстовете на такива документи могат да бъдат внимателно разработени предварително, въведени в паметта на компютъра под формата на екранни текстове и шаблони и използвани при документиране на такива ситуации.
Някои документи са общи за всички организации. Формулярите им се разработват и утвърждават от съответните ведомства. Например счетоводните документи се включват в албуми с унифицирани формуляри, първичните статистически документи се одобряват от Държавния статистически комитет и др.
Формулярите, разработени въз основа на нормативни документи, се променят в съответствие с промените в законодателството или индустриалните стандарти. Всеки отдел, който изпълнява съответната функция, трябва да има набори от задължителни формуляри на документи в паметта на компютъра.
Ако няма одобрени формуляри и ситуацията, за която се създава документът, се повтаря, препоръчително е сами да разработите шаблон за такъв документ.
Програми като MS Word осигуряват създаване на документи на базата на стандартни формуляри - "шаблони", съдържащи както предварително дефинирани дизайнерски елементи, така и екранни текстове.
Шаблонът може да бъде празен лист хартия, който съдържа определен набор от опции за дизайн на документа (размер на хартията, полета, шрифтове и т.н.), който е зададен по подразбиране, и може също да съдържа стандартен текст, графики, специален дизайн и като цяло всичко, което често се среща в документи. Набор от шаблони ви позволява значително да намалите времето за подготовка на документи, да подобрите техния дизайн, да постигнете унификация и следователно да го направите по-лесен за разбиране.документи. Но първо трябва да бъдат създадени и поставени в компютъра.
Когато създавате шаблон, трябва правилно да поставите детайлите на всеки тип документ.
В зависимост от предназначението на документа екранните текстове се създават както на чист лист хартия (за вътрешна документация), така и на базата на вече проектирани форми на организацията.
По правило стандартният текст вече има предварително дефиниран дизайн (форматиране). Шаблонът може да има и други предварително конфигурирани опции за дизайн на документа, местоположението на детайлите.
Потвърждаване на получаването на вашата поръчка от[място за дата] до [място за име на продукт].За съжаление поръчаният от вас продукт временно не е наличен. Очаква се да пристигне в рамките на[място за датата на пристигане].Ще се свържем с вас веднага щом артикулът пристигне в нашия склад.
Благодарим ви, че използвате нашата компания.
С уважение, старши мениджър И.П. Сидоров
Напомняме ви, че от 00.00.0000 г. договорът от 00.00.0000 г. № 000000-00 „За доставки. ". В тази връзка, моля, следете за своевременен превод на пари по нашата сметка и изпращайте копие от платежното нареждане на факс (095) 123 45 67.
Вицепрезидент S.I. Иванов
В допълнение към пълните текстове на конкретни документи, през последните десетилетия е широко разпространено използването на стандартни фрази и изрази, използвани в кореспонденцията, при изготвянето на актове, удостоверения и други информационни и справочни документи. Особено често те се използват в началната част на документите.
Уважаеми господине (госпожо),
Благодарим ви за писмото от .
Вашето писмо с дата. получихме, проучихме вашите предложения o.
В отговор на вашето писмо от. напомняме ви това.
В потвърждение на нашия факс ви информираме,
В допълнение към нашето писмо от .
Извиняваме се за забавянето на отговора на .и т.н.
Има постоянни завои в последната част на документите - така наречените "комплименти":
С уважение,
С дълбоко уважение, Искрено Ваши др.
Постоянно използваните имена на организации (фирми), стоки и видове услуги, които често се срещат в тази сфера на дейност, също се идентифицират и въвеждат в паметта на машината. Това не само ускорява създаването на документа, но и избягва грешки.
Службата за персонал трябва да има образци за заповеди за персонал, например при изготвяне на заповеди за командировки, промяна на фамилни имена и др. Тези шаблони се изпълняват на базата на формуляра за поръчка на организацията.
Използването на предварително разработени стандартни текстове и шаблони значително ускорява процеса на изготвяне на документи и намалява броя на възможните грешки.
Компютърът особено улеснява съставянето на таблици.