Правила за писане на имейл или имейл етикет, платформа за съдържание
Правила за писане на имейл
или имейл етикет
Наталия Иляшенко, д-р,
началник информационно-аналитичен отдел
Катедрата по международни отношения на NovSU
На какво трябва да обърне внимание всеки потребител? Тази статия формулира 19 правила, базирани на моя дългогодишен опит в кореспонденцията с чуждестранни и български колеги, както и на опита на други потребители на електронна поща.
Правило 1. Когато пишете имейл, не забравяйте да попълните всички полета.
Най-общо структурата на бизнес имейл може да бъде представена по следния начин:
1. Адрес и име на изпращача.
2. Адрес на получателя.
5. Писмо, състоящо се от поздрав; основен текст на писмото; заключения; и подписи.
Правило 2: Адресът и името наподателя трябва да бъдат разпознаваеми.
Правило 3.Не забравяйте да попълните „Темана писмото.”
Какво друго трябва да имате предвид, когато пишете тема? Темата на писмото е червената нишка на смисъла на цялото послание. Ако отговаряте на нечий имейл, но основната идея на диалога се променя, променете съответно Темата; още по-добре е да започнете обсъждане на нов въпрос, като създадете ново писмо, тъй като промяната на темата на дискусията без промяна на темата на това писмо може да доведе до объркване и затруднения.
Правило4. Използвайте "Re:" само за отговор.
Правило 6. Не забравяйте да напишете поздрав, състоящ се от поздравителна дума и името на получателя, преди тялото на писмото.
Поздравът е кратко изречение, коетописмото трябва да започне. За съжаление има някои потребители, които смятат, че поздравът в имейл не е необходимо да бъде написан, тъй като се предполага, че е безсмислена реликва от хартиената поща, че не носи никаква смислена информация и съдържа само обикновени думи. Това е фундаментално погрешно. Поздравът носи информация за възпитанието на лицето, което пише писмото. Предполагам, че не искате да ви възприемат като груб и груб. В този случай спазвайте правилата на имейл етикета.
Правило 7: Структурирайте писмото си правилно.
Тъй като четенето от екрана на монитора е много по-трудно от четенето на хартия, е много важно правилно да се структурира имейл. Разделете текста си на логични абзаци и използвайте няколко кратки вместо прекалено дълги изречения. Опитайте се изреченията ви да не са повече от 15-20 думи. Разделете абзаците един от друг с отстъп или празен ред.
Правило 8: Бъдете кратки и по същество.
Имейлът е предназначен да предава информация бързо, така че се опитайте да не изпращате дълги имейли. Ако трябва да изпратите важна информация, съдържаща голямо количество, тогава е по-добре да напишете кратък придружаващ текст в имейл и да подредите самата информация като прикачен файл.
Правило 9. Ако ще изпратите прикачен файл, прикачете го в самото начало.
Прикачете прикачен файл, преди да започнете да пишете своя имейл. Колко пъти ми се е налагало да получа писмо, чиято цел е била да препратя прикачен файл, без самия прикачен файл?! И тогава дойде писмо от същия подател с фразата "Опа, ето ви!". Такава небрежност може да не е най-добрият начинда се отрази на вашата бизнес репутация.
Правило 10: Не изпращайте ненужни файлове.
Запомнете: когато пишете на някого за първи път, не прикачвайте никакви прикачени файлове. Ако все пак изпратите някакъв вид прикачен файл без съгласието на получателя, тогава не забравяйте да напишете в текста на писмото какъв вид файл е. В противен случай той може да помисли, че вашият прикачен файл е неоторизиран вирус и ще го унищожи, без да го прочете, тъй като е опасно да отворите евентуален вирус. Между другото, такива вируси често идват със спам.
Правило 11: Отговорете на ВСИЧКИ въпроси, зададени ви, когато пишете отговора си.
Ако отговаряте на писмо до някого, опитайте се да отговорите на всички въпроси, които ви задават. Това правило изглежда толкова естествено и разбираемо, но въпреки това много често се оказва, че хората не отговарят на някои от зададените им въпроси. От опит знам, че това е едно от най-често нарушаваните правила за имейл. Премълчаването на въпроса е много неетично от ваша страна – все пак другият има нужда от вашия отговор и го чака, но не го получава в писмото. Ако ви е трудно да отговорите, просто пишете директно. Просто не оставяйте нищо без отговор, в противен случай вашият събеседник ще трябва да повтори въпроса си и с вашето мълчание все още няма да избегнете необходимостта да отговорите.
Правило 12: Проверете своя правопис, граматика и пунктуация, преди да изпратите своя имейл.
Правило 13: На имейлите трябва да се отговаря.
Ако получавате нежелани имейли от непознати хора, можете да изберете да не им отговаряте. Те могат да бъдат изтрити без четене. След като не е получил отговор, кореспондентът трябва да ви разбере правилно. Ако не разбере и изпрати второ писмо, той ще е нарушителят на етикета, а не вие. Особено след катонежелан имейл може да е спам и всеки отговор позволява на спамъра да повярва, че контактът е бил осъществен. Ако получите нежелан имейл с прикачен файл, трябва да изтриете файла, без да го разопаковате: това най-вероятно е източникът на компютърен вирус.
Правило14. Не искайте разписка за четене.
Правило 15. Не пишете с ГЛАВНИ БУКВИ.
Не пишете целия текст на съобщението с главни букви; няколко думи, подчертани по този начин, ще подчертаят по-добре важността на това място. Ако пишеш с главни букви, изглежда, че крещиш. Това може да предизвика дразнене или друга нежелана реакция във вашия четец.
Правило 16: Никога не споделяйте поверителна информация по имейл.
Правило 17: Не прекалявайте със съкращенията и емоционалните фрази.
Правило 18. Не забравяйте да поставите подписа си в края на писмото.
Правило 19. Ако се съмнявате, не изпращайте писмото.
Тази статия използва следните източници:
1. Тер-Минасова и междукултурната комуникация. М., 2000.