Правила за репетиция в - матрична опера - списание BOSS

Елена СКРИПТУНОВА, Елена ГОЛОВАНОВА

Питър Дракър, един от водещите експерти в областта на управлението, веднъж каза, че най-добрата организационна структура е най-простата структура, която ще работи. Колкото по-просто е, толкова по-малко проблеми с функционирането му. Разбира се, няма идеален модел на управление: всяко явление има своите плюсове и минуси. Следователно основната цел на лидера е да създаде такава структура на управление, която най-добре да осигури решаването на стратегическите задачи, стоящи пред компанията.

Къде започва развитието на структурата? В идеалния случай тя трябва да се определя от стратегията за развитие на предприятието. Стратегически значимите дейности трябва да служат като основни блокове в изграждането на организационен модел.

Основната характеристика на организационната структура е така наречената департаментализация (разделяне на отдели). Ръководството на организацията трябва да реши как командната верига ще обедини служителите, за да изпълнят възложените им задачи.

Има няколко подхода за развитие на структурата: припомняме, че това са линейни, функционални, програмно-целеви и матрични. Линейният включва структуриране в области на дейност и ясна йерархия на подчинение: президентът на компанията - ръководителят на отдела - ръководителят на групата - обикновен служител. Функционалният подход предполага разделяне по видове операции: финансов отдел, производство, проучване ... Обикновено линейният и функционалният подход в едно или друго съотношение участват във формирането на така наречените линейно-функционални структури на управление - най-традиционните модели на управление.

Програмно-ориентираният подход есъздаване на самодостатъчни подразделения за конкретна програма за производство на стоки или услуги. На базата на този подход се формира дивизионна структура - да се състои от самостоятелни поделения.

Матричният подход е синтез на програмно-целеви и функционални. Нейната характерна особеност са две линии на така наречените командни вериги: едната е свързана с дивизията, а другата с функционалното направление. Матричните организационни структури, които се формират на базата на матричен подход, като правило включват функционални отдели и повече или по-малко временни групи от служители от различни отдели за изпълнение на проекти.

Схематично структурата на матрицата може да изглежда като в диаграма 1 или като в диаграма 2.

Системата на подчинение в матричната структура има двоен характер: служител, разположен на пресечната точка на електропроводи, е едновременно подчинен както на ръководителя на проекта, така и на ръководителя на функционалното звено, към което принадлежи този служител. Ръководителят на проекта основно определя какво и кога трябва да се направи по даден проект, а функционалният мениджър решава кой точно и как ще извърши тази или онази работа.

В същото време проектната задача се изпълнява само от конкретни функционални служители или групи служители, които са изцяло или частично заети по проекта (тогава проектите се контролират от отговорните лица от функционалното звено, често заместник-ръководител на такова проектно звено). Взаимозаменяемостта между служителите не съществува в рамките на проектната зона, а в рамките на функционалната единица. Ръководителят на проекта отговаря за развитието на проекта, а ръководителят на функционалното звено е отговорен за най-доброто изпълнение на определена функция по всички проекти.

На Запад матричните структури станаха широко разпространени през последното десетилетие, тъй като ви позволяват да комбинирате фокус върху резултатите и спестяване на професионални и технологични ресурси. Те дойдоха в България заедно с клонове на западни корпорации. Българските компании постепенно възприемат и този подход.

Факт е, че матричният подход демонстрира максимална ефективност в бързо променяща се среда, а именно в такива условия работят нашите компании. Матричните структури се оказаха най-ефективни за творчески екипи, работещи по договори (поръчки). Вече днес повечето консултантски (включително нашата компания), одиторски, дизайнерски фирми, както и компании, разработващи софтуер, издателства, театри, филмови студия и обществени организации са изградени на подобен принцип. Строителните организации и някои образователни институции постепенно преминават към матрични структури за управление.

Тази структура често се използва при изпълнението на проекти, които са ограничени във времето. Но не само: редица големи структури го използват за дългосрочни проекти.

ПОЛОВИНАТА ЗА ТЕБ И ПОЛОВИНАТА ЗА МЕН

Би било хитро да се каже, че преминаването на българските фирми към матрични принципи е лесно и безболезнено. В процеса на трансформация нашите предприятия са изправени пред сериозни предизвикателства. Обикновено възникват трудности както за мениджърите, които имат само „половината“ от служителите в своето подчинение, така и за служителите, които се оказват в ролята на слуги на двама господари.

Двойната верига на командване в началото често води до объркване, противоречия в отношенията на мениджърите на матрицата и „замразяване“ на служител, който е получил противоположни указания от двама лидери едновременно. Тежестта на индикациите, разбира се,се определя от възможностите за използване на стимули от един или друг лидер, преди всичко материални.

Следователно въвеждането на матрична структура е свързано с подробно регламентиране на материалните и морални стимули, правомощията на мениджърите и систематична координация между тях (честотата на срещите се увеличава значително).

Друг проблем е разнообразието от технологии при изпълнението на проектите. Разликите между графиците и работния ред на функционална единица и това, което се изисква за проекти, често водят до подхлъзване, конфликти и дори регресия в структура на отдела като резултат.

ДВА ЕТАПА НА ПОДГОТОВКА

За да се предотвратят подобни проблеми, трябва да се подготвите добре за въвеждането на матрична структура. На първия етап е необходимо внимателно да планирате всички командни вериги, да помислите кои области трябва да бъдат прехвърлени към матрични отношения незабавно и кои постепенно и да разработите нормативна документация.

Вторият етап е подборът на актьорите от „матричната опера” и тяхното обучение, като им се предоставя пълна информация за това как ще функционира матричната структура.

Когато матричната структура действително се въведе, за всеки проект се извършват следните действия:

издава се заповед, в която се посочват наименованието, целите и задачите на проекта, сроковете за изпълнението му, ръководителят на проекта, членовете на работната група и - възможно най-подробно - техните функции, форми и срокове за отчитане;
съставя се план за изпълнение на проекта със задължително посочване на сроковете и отговорните лица, както и, ако е необходимо, с разбивка на проекта на етапи с определяне на отчетни форми за тях;
водене на отчет на работното време, изразходвано по проекта;
извършват се редовни дейностинаблюдение на хода на проекта, срещи за междинните резултати от изпълнението му;
формира се календарен план за всички проекти, съществуващи в организацията (подразделението), проследява се тяхното начало и завършване.