Приказка за статистиката
„Грубата форма на статистиката някой ден ще бъде облечена от поети в стихове, защото цифрите разкриват силата, мощта, човешките слабости и много други аспекти на света.“
Менделеев D.I. 1888 г
Първо, отговорете на следните въпроси: на базата на какво анализирате резултата от работата на компанията, отдела, служителя? На какво основание награждавате и възстановявате служител? На какво се основавате, когато повишавате или понижавате служител?
Всъщност има ефективен инструмент, който е изобретен много преди нас, но въз основа на който можете да анализирате и планирате дейността на служител, отдел, компания. Говоря за статистика.
Терминът "статистика" произлиза от латинското "status", което означава състояние, състояние на нещата. Думата е използвана във връзка с икономиката, оттук и италианското stato - държавата и statista - познавач на държавата. Статистиката има дълга история. С образуването на държавата се налага събирането на информация за наличието на земя, население, имотно състояние и др. и така нататък.
В нашия случай говорим за измерване на продуктивността на служител, отдел, компания. Всеки служител има свой собствен продукт, т.е. какво в крайна сметка произвежда човек, докато е на поста си. За продавач на обувки това означава продадени обувки, за мениджър човешки ресурси това означава нови служители в организацията, за чистач това означава добре почистен офис и т.н. Как да разберем колко ефективни или, обратно, колко неефективни са дейностите на всеки служител? За целта се нуждаем от статистика за дейността на всеки отделен служител. Но виждате ли, главният изпълнителен директор не може да ходи, да разглежда и анализира статистиката на всеки служител, губейки много време. Ако има 20 души в персонала, включително директора, това все още е възможно, но ако са 1020?Това вече е на ръба на фантастиката.
Хората в една организация са групирани в специфични функции или отдели, независимо дали става въпрос за човешки ресурси, маркетинг или продажби. Изводът е, че статистиката на всеки служител в такава асоциация се „излива“ в една статистика на главния отдел (GSO). Необходимо е да се разбере цялостното представяне на отдела. Когато статистиката пада в отделите, статистиката на цялата организация пада. Защото „резултатът е просто сумата от резултатите на отделните служители и отдели“ (от писанията на Л. Рон Хъбард). Но вече въз основа на GSO, генералният директор, основател или собственик на бизнеса може да управлява организацията, да анализира и планира дейностите на отделите.
Друг интересен факт: наистина продуктивните служители ще се радват да внедрят такава система, ще публикуват своите статистики и ще ги рекламират по всякакъв възможен начин. А непродуктивните, нископроизводителните служители веднага ще заявят, че това е загуба на време и ще се противопоставят на прилагането на системата.
В зависимост от спецификата на длъжността и местоположението на лицето спрямо длъжностната йерархия статистиката може да се следи почасово, ежедневно или седмично. За ръководителите, основателите и топ мениджърите не са важни толкова ежедневните или седмичните статистики, колкото тенденцията им за по-дълъг период от време. Тенденцията на статистиката означава тенденцията на статистиката да се увеличава, поддържа или намалява в продължение на няколко седмици. За да определите тенденцията, трябва да разгледате статистиката за няколко седмици. „Например, мениджър в дадена област трябва да използва три седмици статистика, докато лидер, който ръководи цял континент, използва шест седмици статистика за управление“, пише Л. Рон Хъбард в свояСтатистически базирано управление.
Има определени правила за водене на статистика. Основно правило: изберете правилния мащаб. Това става по следния начин:
1. Задайте най-ниската стойност, до която очаквате да падне статистиката ви - тя не винаги е нула. 2. Задайте най-високата стойност, до която смятате, че статистиката ще се повиши през следващите три месеца (ако графиката е на седмична база). 3. Извадете случилото се в стъпка 1 от случилото се в стъпка 2 4. Разделете вертикалната ос на графиката на части в съответствие с това, което сте получили в стъпка 3.
Тогава мащабът ви ще бъде съвсем реален и ще показва както възходи, така и падения.
Друго важно правило е определянето на квоти за статистика. Квота (от латински quot - колко) означава производствена задача. Това е число, което определя количеството на това, което трябва да бъде произведено. Например служител направи 10 чифта ботуши днес. Това е с 2 повече от вчера. За да расте статистиката му, му е определена квота - утре да направи 13 чифта ботуши. Естествено квотите трябва да отговарят на реалността и да се насърчава прилагането им. Ако един служител е достигнал „тавана“ на своите способности, сега той просто трябва да положи всички усилия, за да остане на това ниво.
Съгласете се, управлението на организация въз основа на субективно отношение, ръководено от слухове, семейни връзки или нещо друго, е много вредно за организацията. Нищо добро няма да излезе от това. Статистиката, от друга страна, е обективен начин на работа, показващ ясно какво е състоянието на всеки служител, отдел и компания.