Приложение към лекция No3
Дипломатическата кореспонденция е една от формите на дипломатическата дейност на съветската държава за осъществяване на целите и задачите на нейната външна политика. Това е неговата важност.
При изготвянето на всеки дипломатически документ е необходимо правилно разбиране на външната политика на държавата и специфичните задачи на дипломацията по отношение на приемащата страна. Без такова разбиране е невъзможно квалифицираното съставяне на дипломатически документи.
При изготвянето на дипломатически документ е необходимо да се познава добре въпросът, който ще бъде разгледан в документа, неговата история, състоянието на този проблем към момента на изготвяне на документите, правните аспекти на проблема и др.
Дипломатическата кореспонденция се води при спазване на традиционните правила на дипломатическия протокол. Разработено в продължение на дълъг период на практика, от. са общоприети в международната дипломатическа дейност и следва да се считат за задължителни. Нарушаването на правилата за водене на дипломатическа кореспонденция може да доведе до негативни последици в отношенията между страните.
Най-често срещаните видове документи за дипломатическа кореспонденция са лична нота, вербална нота, помощен мемоар, меморандум, частно писмо (с полуофициален характер).
Те се различават помежду си по своето значение, предназначение и формални (протоколни) признания. Всички посочени видове дипломатическа кореспонденция са официални.
Необходимо е да изберете правилния тип документ за всеки конкретен случай и да отговорите на документи от същото ниво.
Език на документите на дипломатическата кореспонденция.
Формално министерството и посолството имат право да водят дипломатическа кореспонденция на езика на своята страна. Това обаче понякога може да създаде трудности за получателите.документ с превод и по този начин затрудняват и забавят разглеждането на поставените в дипломатическия документ въпроси. За да се преодолее това е възможно:
1) по споразумение с отдела на външните работи или с посолството, кореспонденция на всеки трети език;
2) поддържане на кореспонденция на езика на тяхната страна, с неофициален превод към всеки документ.
Не е грешка посолството да води дипломатическа кореспонденция на езика на приемащата страна. Но посолството трябва да внимава в случаите, когато страната домакин има не един, а два или повече официални езика. Кореспонденцията само по едно от тях може да доведе до усложнения в отношенията.
Видове документи на дипломатическата кореспонденция
1. Изпраща се лична нота по въпроси от важно и основно значение или по реда на официална информация за всяко важно събитие, както и в съответствие с установените изисквания на дипломатическия протокол в приемащата страна.
Изпраща се например лична бележка с информация за промяна на името на държава, за съставяне на ново правителство на страната, по важен въпрос от двустранните отношения, по някакъв международен проблем и др. Посланикът изпраща лични ноти на колегите си от дипломатическия корпус при връчване на акредитивните си писма и отговаря за временно или окончателно напускане на приемащата страна и назначаване на шарже д'афер; за връщане в страната домакин след временно напускане от нея.
Изпращат се лични бележки по протоколни въпроси, например: поздравления по случай национален празник, лични празнични събития с държавния глава, правителствения ръководител, министъра на външните работи, други лица, с които посланика илидипломатически служител на посолството е запознат и поддържа връзка (познанство) с тях; съболезнования по повод траурни събития; по други протоколни въпроси. Лична бележка се изпраща в отговор на получена персонална бележка. Личната бележка се характеризира сформални признаци, които трябва да се спазват, ако няма специални причини за някакво отклонение от тях. Тези формални белези са следните: съставя се лична бележка от първо лице, отпечатана върху бележен лист; в горния десен ъгъл на формуляра на бележката се отпечатват името на града на изпращане (столицата) и датата на изпращане на бележката; изходящият номер на оригиналната бележка по правило не се поставя.
Текстът на личната бележка започва с обжалване, например:
В някои страни -Уважаеми(собствено име, отчество) (Г-н)Министър(ако се изпраща лична бележка до пратеник или съветник в ранг на пратеник),
(Сър)Шарже д'афер. В лична бележка, изпратена до временен шарже д'афер, думата "Временно" не е написана в адреса.
В зависимост от естеството на връзката с лицето, до което се изпраща личната бележка, както и по реда на реципрочност или в зависимост от местната протоколна практика, думата “Уважаеми” се изписва пред горните обръщения (с изключение на призива “ВашеПревъзходителство”).
Прилагателното "Dear" или "Cher" се превежда на български като "Dear".
След призива идва текстът, който по правило започва с думите "Имамчест". (В лична бележка, съдържаща съболезнование или протест, думите „Имамчестса пропуснати).
До министър-председателя, председателя на парламента, министъра на външните работи, други министри, посланици и лица с еквивалентна длъжност или ранг:
„Моля ви(позицията е посочена)да приемете уверенията в моето много високо уважение към вас“. (Например: "Моля, г-н посланик, приемете моите най-високи почитания".)
Този комплимент - "Много уважение", както и призивът "Ваше превъзходителство", имат право и на лица, които са били пенсионери, но преди това са имали право на горните комплименти и обжалване.
Заместник-министри, директори на ведомства, ако нямат личен ранг посланик, пратеници, пратеници-съветници и лица с приравнен статут:
„Умолявам Ви(позицията е посочена)да приемете уверенията в моето най-високо уважение.“ (Например: "Моля, приемете, г-н директор, моите най-високи почитания".)
временен шарже д'афер (който няма личен ранг пратеник):
„Моля Ви, г-н Шарже д'афер, да приемете уверенията в моето дълбоко уважение (или благоговение)“.
В кореспонденция с представители на други държави вместо горните комплименти може да има комплименти: "С дълбоко уважение", "С уважение".
В местната протоколна практика на отделните страни може да има някои особености в използването на комплименти (или отклонения от общоприетите). Тези характеристики трябва да се познават и спазват.
Комплиментът е последван от личен подпис на лицето, което изпраща личната бележка. Подписът трябва да е четлив. Отпечатването под подписа на фамилията или длъжността на подписващия бележката (или и двете едновременно) е допустимо, но не е задължително.
Личната бележка не се подпечатва.
„НЕГОВО ПРЕВОСХОДИТЕЛСТВО Г-Н МОРИС Р. КУЛС, МИНИСТЪР НА ВЪНШНИТЕ РАБОТИ(Пълното име на страната на министъра) (Име на столицата)“
2. Вербална нота е най-разпространеният вид документ за дипломатическа кореспонденция на посолство.
Вербалната нота излага голямо разнообразие от въпроси, които възникват в дейността на министерство или дипломатическа мисия. Няма регламентация на въпросите, които да се излагат във вербални бележки (както и в лични бележки). Това трябва да се ръководи от традицията и съществуващата практика в страната домакин.
Текстът на вербалната нота се съставя в трето лице, отпечатан върху листа на нотата.
Вербална нота не се подписва, но понякога под текста се поставят инициалите на лицето, което издава нотата, което обаче не е необходимо, особено ако местната практика не го изисква.
3. Паметната бележка се връчва лично след устно изявление или искане, в което се излага това изявление или искане, като целта на връчването на паметната бележка е да се засили смисълът (важното) на направеното изявление или повдигнатото искане, да се предотврати възможността за погрешно тълкуване или неразбиране на казаното устно. От това следва да се направи изводът, че не след всеки дипломатически разговор е необходимо да се прибягва до връчване на мемоарна записка.
Обикновено текстът на меморандума е написан в нелична форма, например:
„Съобщено“, „Съобщено“, „Искано“ и т.н. Не е необходимо да започваме меморандума с тези фрази. Напълно приемливо е да започнете веднага със съществото на делото.
Текстът на меморандума не съдържа нито призив, нито комплимент. Бележката се отпечатва на обикновен лист хартия. Под текста се поставят името на столицата и датата на доставка. Не се поставя печат.
4. Меморандумът е документ, който подробно описва фактическата страна на даден въпрос, съдържащ анализопределени положения, аргументация в защита на своята позиция или аргументиране с аргументите на другата страна.
Меморандумът може да съдържа няколко страници текст. Меморандумът се предава лично или се изпраща с бележка (лична или устна).
Меморандумът, връчен лично, е отпечатан на лист за бележки, няма обжалване и комплимент, мястото и датата на връчване са посочени под текста. Не се поставя печат.
5. Лично писмо. Изпраща се лично писмо до познати длъжностни лица, когато не се предоставя изпращане на лична или устна бележка.
Изпраща се лично писмо по протоколни въпроси. Те могат да бъдат лични и семейни събития на човек (рожден ден, повишение, получаване на поръчка, раждане на дете в семейството, както и траурни събития и др.). Сувенири и др., се изпращат с лично писмо.
Личните писма се пишат на обикновена хартия (половин лист), понякога на бланка с отпечатано в горния ляв ъгъл име и фамилия или длъжност на подателя. Обратната страна на листа не е използвана. Обръщението в такова писмо е следното: “Уважаеми г-н Министър”, “Уважаеми другарю Н.”, “Уважаеми г-н Директор”, “Уважаеми г-н Сенатор” и др.
Адресът е написан само на плика.
Има протоколно правило:Chague lettre demande response —"Всяко писмо изисква отговор". Следователно, ако няма специални, специални причини, е необходимо да не се забавя отговорът на нота, писмо или друг дипломатически документ и да се даде, ако е възможно, възможно най-скоро.
Документите на дипломатическата кореспонденция трябва да бъдат отпечатани на добра, ненабръчкана и не замърсена, машинно изрязана хартия, с безупречен външен вид. Текстът е добре поставен.
По дипломатическикорекциите и изтриванията са абсолютно недопустими в документите, независимо колко умело са извършени.
За да изпратите документи, трябва да изберете пликове с добро качество и формат, съответстващ на размера на документа, разрешено е да сгънете документа само на половин лист.
Документите на дипломатическата кореспонденция се изпращат по куриер; Не можете да ги изпратите по пощата.