Проверка на наличността на документи, файлове и медии
Одитът стимулира внимателното спазване от всички служители на компанията на изискванията за работа с поверителни материали, осигуряване на тяхната физическа безопасност и в крайна сметка информационната сигурност на организацията.
Проверката се извършва винаги от пълномощията до документите, копията на документа и съставните части на всеки документ или дело. Освен това по време на одита се разглеждат въпросите за премахване на грифа за поверителност от документи.
Проверките за наличие на поверителни материали могат да бъдат регламентирани (периодични) и нерегламентирани (непериодични).
Ежедневно, тримесечно и в края на календарната година се извършват регламентирани задължителни проверки на наличността на документи, дела и носители на информация. Те обхващат целия масив от поверителни материали на организацията.
Непланирани проверки се извършват при смяна на ръководителите на отдели или области на дейност на организацията, уволнение на служители, след края на извънредна ситуация, разкриване на факта на възможна загуба на информация и в други случаи. Този тип проверка обикновено се ограничава до конкретен поверителен материал.
Ежедневни проверки (самопроверки или проверки от втори служител) за наличие на поверителни документи се извършват в края на работния ден от всички служители на организацията, работещи с поверителни материали. Извършват се тримесечни и годишни проверки на наличността от специално назначена комисия; Въз основа на резултатите от тези проверки се съставя акт.
Всеки вид проверка може да бъде извършена само след разкриване на действителната наличност на всички документи, посочени в счетоводните формуляри. За проверка се използват само основните счетоводни форми - регистрационни дневници и регистрационни карти.
В ходизвършване на тримесечна проверка за наличието на поверителни материали, контролира се безопасността на традиционни и електронни документи, които се изпълняват от служителите на организацията и не се съхраняват във файлове. В същото време те проверяват спазването на установената процедура за работа с поверителни материали, тяхното съхранение, правилността на поддържането на вътрешен опис на документите, съхранявани от изпълнителя, навременността и пълнотата на ежедневното доставяне на всички материали до службата на CD. Проверката се извършва в задължително присъствие на самия служител.
В процеса на провеждане на годишен одит на наличността на поверителни материали се контролира безопасността на всички традиционни и електронни документи, както изпълнявани, така и изпълнявани, заведени във файлове, независимо от времето на тяхното получаване, получаване или публикуване. Случаите се проверяват лист по лист.
Липсата на поверителен документ, досие или носител на информация от служителя, на когото са издадени, се счита за загуба на тези материали. В такъв случай комисията съставя акт и незабавно докладва загубата на първия ръководител на организацията за решение. Акт се съставя и при установяване на неотчетено или неразрешено копие на електронен документ в компютърната база данни на служителя или на дискета.
Следователно процесът на изпълнение, по-нататъшно движение и използване на публикувани поверителни документи е по-сложен технологично от подобен процес на обработка на отворени документи и изисква стриктно изпълнение на разглежданите етапи, етапи и процедури в определената последователност, което прави възможно защитата на ценна информация и нейните носители от възможни потенциални и реални заплахи. За същата цел се извършват и редовни проверки на наличността на документи, дела и носители.информация. 6.3.