Разработване на мерки за подобряване на комплектуването на държавните архиви в съвр
Основните проблеми на комплектуването на държавните архиви
Технологията на придобиване на архиви е комплекс от взаимосвързани цикли, от които зависи трансформацията на предметите на труда (документи, информация, знания). Самата технология на комплектуване е насочена към целенасочени, последователно извършвани действия с документи, информация за тях, информация за постигане на целите и съдържанието на архивите. Значението на комплектуването се състои в това, че бидейки входна подсистема за формиране на архивния фонд, то на практика определя не само другите му процеси, но и въобще цялата работа на архивите.
В момента съществуват редица проблеми, свързани с комплектуването на архиви в условията на държавен монопол върху архивните документи:
1. Необходимо е законодателно регламентиране на обезщетенията, независимо от формата на собственост.
2. Архивните фондове, които дълги години бяха единствен източник на документално снабдяване, сега трябва да се разглеждат като перспективни организации.
3. Необходимо е да се организира вътрешнобългарски обмен на информация за документи и обмен на документи.
4. Подобряването на кадровото осигуряване е невъзможно без активно внедряване на националната информационна система.
Особен проблем е финансирането на архивите. В България в продължение на много десетилетия имаше само една форма на финансиране на архивите - държавата (бюджет). За съжаление към момента е невъзможно фондът да се попълни само с бюджетни средства, тъй като техният обем е недостатъчен за архиви. Ето защо днес е препоръчително да се използват две форми на финансиране: бюджетно(федерални и общински) и извънбюджетни.
Имайки предвид текущото състояние на икономиката в България, наблюдаваме постоянен спад на промишленото производство и в резултат на това намаляване на държавните приходи. Не е необходимо да се очаква увеличение на разходите за култура (делът на разходите за архиви от федералния бюджет обикновено не надвишава 0,25-0,30%), така че бюджетът на архивите винаги е зависел и зависи от местните власти. За съжаление от бюджета на което и да е ниво почти не се отделят средства за придобиване, а ако се отделят, то не са достатъчни. Силови структури, Държавната дума, Министерството на финансите - отвсякъде идва стандартен отговор, чийто смисъл се крие в една фраза: за съжаление не е възможно да се отделят средства за придобиване.
Наистина комплектуването на много архивни фондове е оставено на произвола. Най-големите архиви на българските региони се комплектоват индивидуално (съответно със случайни документи) и са в пъти по-лоши от обикновените архиви на малките градове на Запад. Дори в главните архиви на страната постъпленията все повече придобиват провинциален характер (в най-лошия смисъл на думата). Попълването на архивните фондове се поддържа на минимално допустимото ниво, основно благодарение на безплатното депозиране на изданията, администрирано от Министерството на културата на България.
Много архиви самостоятелно намират изход от тази ситуация. Тук на помощ идват извънбюджетните източници на финансиране. Архивите започват да преминават към нов икономически механизъм, нов начин на организация на архивната сфера: широко се въвеждат платени форми на обслужване; реализират се различни инициативни направления на стопанска и търговска дейност и др.
Алтернативни източници на самофинансиранеархивите могат да бъдат разделени на две големи групи: приходи от продажби и неоперативни приходи. Компетентната комбинация от различни източници и методи за придобиване, разбирането на принципите на бюджетиране позволява преразпределяне на наличните ресурси за укрепване на съществуващите програми за придобиване на архиви, а също така прави възможно по-ефективното използване на извънбюджетни източници на финансиране.
По този начин качеството на придобиванията днес се определя от състоянието на архивите и начина, по който се управляват придобиванията. В същото време въпросите на финансирането според повечето експерти са приоритетни, тъй като архивите в настоящата пазарна ситуация не са в състояние да се сдобият с необходимия документ, а за качеството на комплектуване на архивни фондове е напълно безсмислено да се говори.
Отделен проблем е въпросът с комплектуването на държавните архиви с аудиовизуална документация. Основните източници за попълване на тези видове документи: вестници и телевизионни и радио компании - отказват да съдействат. Придобиването на архиви с аудиовизуална документация, едно от най-важните по отношение на създаването на изворна база на съвременността, изисква нови подходи, по-специално чрез законодателно консолидиране на правото на архивите да получават законно копие на аудиовизуален документ.
Въвеждането на канцеларски системи в електронен формат и перспективата за приемане на машинночетими документи за държавно съхранение създава редица проблеми за архивистите: досега правният статут на електронните документи не е определен и техническите параметри за тяхното приемане и съхранение не са разработени. Всичко това затруднява работата на архивите с електронна документация.
Ситуацията със състоянието на документите на държавната част предизвиква безпокойствоАрхивният фонд, който е на временно съхранение в приватизирани предприятия, както и опазването на документите за персонала в неправителствените организации. Приемането в редица региони на законодателни актове за административната отговорност на лица, нарушили архивното законодателство, изигра положителна роля, но не реши напълно проблема. При липса на възможност архивните институции да наблюдават жизнеспособността на организацията, административни мерки често се предприемат още при факта на загубата на документи.