Решаване на проблеми с документацията, счетоводството и отчетността в IP
Опростената система за данъчно облагане за мен като индивидуален предприемач е много удобно нещо: изглежда, че мога да не се занимавам с всички видове отчети на хартия, а просто да прехвърля 6% от всички приходи веднъж на тримесечие - това е цялата отчетност.
Разбира се, всичко това може да се направи в Word или Excel, като въвеждате съответните данни в шаблоните - известно време правех това. Но тогава желанието да оптимизирам всичко ме накара да търся по-разумни решения за правене на бизнес на моя IP и започнах да изучавам различни системи за отчитане и счетоводство за индивидуални предприемачи и малки предприятия. В същото време се оказа съвсем очаквано, че използването на такива системи ми спестява много време – като автоматизира много задачи, които трябва да върша непрекъснато.
Тази тема - прост и ефективен бизнес на малкия бизнес - доколкото знам, интересува много от моите читатели, така че планирам да направя няколко прегледа на подобни системи, които изучавах, за да реша проблемите си.
Днес ще разгледаме системата, която в момента ми харесва най-много - това е Accounting.Kontur (преди Elba).
При изучаването си поставих следните задачи за тази (и другите разгледани) системи.
- Поддържа цялата ми документация (договори, фактури, актове).
- Проследяване и докладване на FSS, FTS и PFR (това винаги е било най-трудно за мен).
- Поддържане на вътрешните ми записи.
- Решаване на различни счетоводни проблеми.
В допълнение към решаването на всички горепосочени задачи, системата изискваше простота както при усвояване, така и при работа. Защото аз сам върша всички дела на моя индивидуален предприемач, но в същото време не разбирам почти нищо нито от счетоводство, нито от отчетност, нито от каквото и да еOKPO KPD CPSU и OKUD, TIN в моя теглич! Така че системата трябва да мисли вместо мен, иначе защо е нужна изобщо, нали?
За да направим прегледа достатъчно ясен, нека просто създадем нов индивидуален предприемач в системата и да симулираме енергичната му предприемаческа дейност.
Между другото, системата обикновено се заплаща (цената зависи от избрания набор от услуги), но ви позволява да опитате да работите със системата безплатно и освен това има ограничена, но напълно безплатна тарифа. Е, има и демо версия - за тези, които не искат да се регистрират, за да пробват системата в действие.
Лично аз не се интересувам от това да съм безплатен - трябва да платите за добра система, така че няма проблем - стига да правите това, от което се нуждаете.
Добре, сега да видим как работи всичко.
След като потвърдим имейла, получаваме достъп до системата, влизаме и веднага отиваме да попълним данните за нашия IP - без това работата не може да започне.
Първият раздел е "Реквизити за отчет".
Вторият раздел е "Реквизити за бизнеса".
Освен това в настройките за бизнес можете да качите и своя печат с подпис, лого и ценоразпис.
Печатът и подписът се коригират внимателно по време на процеса на изтегляне - винаги можете да изберете най-добрия вариант.
Има и такова удобно нещо като визитка, която можете да изпратите на бизнес партньори.
Сега отиваме в главния раздел на нашия личен акаунт. Там - разписки и отписвания, задачи, документи.
Отиваме в раздела "Договор". Там можете да създадете нов договор, като вмъкнете текст с вашите клаузи в подготвен формуляр или можете да извикате готов шаблон.
На менготовите шаблони не пасват, затова създаваме нов договор. Този формуляр се появява (може да се кликне).
При попълване на полето "Клиент" се предлага незабавно въвеждане на данни за клиента, след което те ще бъдат съхранени в базата данни и едновременно с това ще бъдат въведени в договора.
Ако полето "Наименование на поръчка" е попълнено, тогава договорът се записва в определена поръчка, след което там могат да се добавят други съответни документи - фактура, акт и др.
След запазване на договора, той може да бъде изпратен на клиента, разпечатан, модифициран.
Е, създаденият документ се появява в списъка.
Сега този договор трябва да бъде фактуриран. Създаваме нов акаунт.
Ето и готовата сметка.
И тази фактура може веднага да бъде изпратена на клиента.
Фактурата пристига в PDF формат в такава красива форма.
Веднага след получаване на плащането по сметката можете да въведете тази разписка по банков път и да я свържете с тази сметка.
Получаваме акта, изпращаме го на клиента.
След подписване от страна на клиента поставяме статус "Подписана" - и готово, поръчката е затворена.
Сега създаваме нов договор и, удобно, той може да бъде създаден на базата на съществуващ договор.
Направих пълен комплект, получих парите.
Системата поддържа база данни с клиенти и доставчици, която може да се попълва отделно (или при създаване на документи).
За клиента можете да попълните различна информация - лице за контакт и др.
Нека добавим там нов клиент, отношенията с който се изграждат без документи - никога не се знае, може би това също е индивидуален предприемач с опростена версия.
Този клиент направи поръчка иплати за това. Внасяме пари без договори.
Е, сега отиваме в секцията "Пари" и разглеждаме всичките ни впечатляващи финансови потоци.
Сега отиваме в секцията „Отчитане“ и виждаме какво се изисква от нас там.
Не сме плащали осигурителни вноски в пенсионния фонд. Добре, нека платим - щракнете върху връзката.
Показва ни се сумата на плащането, докато можем да изберем вида на плащането - чрез интернет банката, чрез платежно нареждане, разписка от Сбербанк или можете просто да създадете платежно нареждане в системата, така че по-късно да можете да платите всичко наведнъж.
Разбира се, за да оформите правилния документ, първо трябва да попълните данните за плащане на осигуровки.
Ако имате неплатени плащания и данъци, които са били преди регистрацията в системата, можете да ги извикате, да въведете ръчно сумата на приходите за съответния период, след което системата ще подготви съответното плащане.
Ако фирмата има служители, тогава информацията за тях и плащанията могат да бъдат въведени в специален раздел.
Плащанията на вноски от заплати към пенсионния фонд веднага ще се появят в списъците със задачи.
Друг интересен раздел е "Шпионаж". Всъщност това, разбира се, изобщо не е шпионаж, а просто ако трябва да проверите клиент, в който се съмнявате по някаква причина, тогава можете да получите извлечение от държавния регистър, като използвате неговия TIN или OGRN. Извличането се прави автоматично, пристига след няколко часа.
Екстрактът е дълъг „лист“, който започва нещо подобно.
В него е посочена всякаква информация от държавния регистър, включителнодейности, лицензи, гражданства, дати на регистрация в данъчните власти и т.н.
Е, това е всичко. Според мен системата прави всичко, от което се нуждая като индивидуален предприемач, и имах много, много малко желания за нея: програмата е почти напълно удовлетворена, сега управлявам само бизнеса си там. Сега ни свършиха Excel файловете със списък на клиенти и проследяване колко и кога са прехвърлили; Сега съм предупреден за всички необходими плащания предварително и издадени готови платежни нареждания; Виждам всичките си финансови потоци за индивидуални предприемачи; С лекота изготвям готов набор от документи по всякаква поръчка. Удобно, много удобно.
Колко струва всичко? Лично аз съм доволен от най-минималната тарифа „Животът е добър“ - това е 1800 рубли на тримесечие и 6800 рубли на година. Цената, по мое мнение, е повече от разумна - оказва се, че е само 570 рубли на месец. Тази система ми спестява много повече време и съответно пари.