Складова наличност.
Едно от важните изисквания към счетоводството е реалността (истинността) на неговите показатели. В отговор на това изискване счетоводните данни трябва напълно да отговарят на действителността. Сумата на получените или издадени ценности - материали, парични средства, готова продукция и др., Отразени в счетоводството, трябва да съответства на сумата, която действително е получена или издадена, а балансите на тези ценности според счетоводните данни - с тези баланси, които действително се намират в местата им за съхранение. Междувременно счетоводните данни понякога се разминават с реалността. Това може да се случи поради следните причини.
Естествени причини- промяна в теглото или качеството на продуктите поради промени в температурата или влажността на въздуха, увреждане от гризачи, насекоми, микроби и др., загуби по време на съхранение и транспортиране, наречено наддаване на тегло, свиване, пръскане, смачкване и др.
Неточности при получаване или освобождаване на средства --измервания, грешни изчисления, провисвания, в резултат на които се записва различно количество или качество (размер, клас) средства. Замяната на средства от един клас (качество) с друг се нарича повторно класиране.
Счетоводни грешкиса грешки в първичните документи, аритметични грешки в изчисленията, неправилно отразяване на документални данни по сметки и др.
Злоупотреба --кражба, комплекти за тяло или измервания - при получаване или раздаване на материални активи, грешни изчисления - при издаване на пари и др., както и директно присвояване на средства.
Всички тези факти не могат да бъдат разкрити в момента на тяхното възникване - не могат да бъдат отчетени, тъй като не са обхванати от документацията. Те се установяват само чрез периодични равнения на фактическите парични наличности със счетоводните данни. Такова съгласуване дава възможност за допълване и изясняванеидентификационни данни, както и борба с всякакви злоупотреби. Действителните салда се установяват чрез специални преброявания, които се наричат инвентаризации.
Инвентаризация--е начин за проверка на действителната наличност на материални запаси, парични средства и калкулации за сравнението им със счетоводните данни.
Описът е задължително допълнение към документацията. Само с помощта на двата метода - документация и инвентаризация - в счетоводството се осигурява пълно и правилно отразяване на всички икономически явления.
В зависимост от пълнотата на обхващане на средствата инвентаризацията се дели на два вида: пълна и частична.
Частичниятинвентар обхваща всеки един вид средства за икономиката, например само материали или само разплащания с купувачи. Тя трябва да се извършва, освен пълна инвентаризация, няколко пъти през годината, за да се гарантира точността на отчетните данни, борба с кражбите и загубите и укрепване на финансовата дисциплина.
Според характера си материалните запаси се делят на планови и извънпланови.
Плановитеинвентаризации се извършват на предварително определени дати въз основа на целесъобразността и възможността за тяхното по-добро провеждане.
Непланираниинвентаризации се извършват по заповед на ръководителите на предприятия или висши органи, както и по искане на одитора, разследващите и контролните органи (въз основа на сигнали или информация, получена от тях). Извън плана се извършва инвентаризация след природни бедствия (пожар, наводнение), както и при смяна на материално отговорни лица. По естеството на изпълнението на такива инвентаризации трябва да бъде внезапно.
Инвентаризацията се извършва от специална комисия, назначена отръководителя на предприятието и одобрен със специална заповед (заповед). Комисията включва различни специалисти: инженерни и технически работници, стокови експерти, икономисти, счетоводители, самите финансово отговорни лица. Понякога се налага инвентаризацията да се извърши в отсъствие на такова лице поради заболяване или други причини. В този случай, както и в резултат на непреодолима сила, представители на местните власти могат да бъдат включени в инвентаризацията.
До началото на инвентаризацията в местата за съхранение на проверените ценности трябва да приключи обработката на всички входящи и изходящи документи, да се направят всички записи в аналитичното счетоводство и да се изведат салдата. Всички артикули, подлежащи на инвентаризация - суровини, материали, стоки и др. - трябва да бъдат сортирани по наименование, клас, размер; разнородните обекти се сортират. От финансово отговорните лица се взема разписка, че всички приходни и разходни документи са включени в последния отчет или регистър (в деня на инвентаризацията) и че нямат ценности, които не са заприходени или неотписани. Ако складодържателят изготви стоков отчет, тогава при проверката му се обръща специално внимание на надеждността на извършените операции, точността на попълване на данните, коректността на цените, изчисленията, наличието на подпис на финансово отговорното лице, точността на прехвърляне на баланса към началото на периода и изтегляне на баланса до неговия край.
Инвентаризацията се извършва за всяко място за съхранение, всяко материално отговорно лице поотделно (и като правило в присъствието на последното). Всички материални активи се проверяват чрез преброяване, претегляне или измерване. Изключения се допускат само за артикули, съхранявани в непокътнати фабрични опаковки, както и за насипни и малоценни обемисти артикули.Броят на първите може да се установи въз основа на документи, но със задължителна случайна проверка в натура на коректността на документалните данни; номерът на втория - технически изчисления. За проверката по този начин се прави маркировка в описите.
Данните за идентифицираните и преброени стойности се записват в инвентарните списъци, които се подписват от всички членове на инвентаризационната комисия. След приключване на описа материално отговорното лице дава разписка, че всички отбелязани в описа ценности са проверени в негово присъствие, приети са от него за съхранение и че няма претенции към комисията. Оценката на стоково-материалните запаси се посочва в описа само ако тя не съответства на счетоводната оценка или не може да се установи от нейните данни.
По този начин инвентарните списъци са документи, които записват действителната наличност и състояние на фондовете на икономиката към определена дата. В края на инвентаризацията те се прехвърлят в счетоводния отдел, за да сравнят действителните салда на средствата с техните салда според счетоводните данни и да приведат последните в съответствие с данните от инвентаризацията. За да се идентифицират резултатите от инвентаризацията, счетоводният отдел съставя сравнителни протоколи. В тях данните от инвентарните ведомости се съпоставят (съпоставят) със съответните данни от счетоводството. Тук се показват и резултатите от инвентаризацията - излишъци или липси. Цялата информация се показва както в парични, така и в физически единици. Сравняващите ведомости не включват данни за всички видове инвентарни стойности, а само за тези, за които са установени отклонения от счетоводните данни. Данните в такива отчети са подредени според възприетата в счетоводството класификация. Преди съставянето на отчети за съпоставяне иопределяйки резултатите от инвентаризацията, счетоводният отдел на предприятието трябва внимателно да провери правилността на всички записи, направени в инвентарните записи. Ако има грешки в цените, данъчното облагане, калкулациите и др., те трябва да бъдат коригирани, като поправките трябва да бъдат приподписани от всички членове на комисията. Салдата в отчетите за сравняване се определят по взетите предвид цени.
За формализиране на резултатите от инвентаризацията могат да се използват единични формуляри, в които се комбинират формулярите за инвентаризация и декларации за сравняване. След като комисията по инвентаризация въведе данни за действителната наличност на ценности в тези формуляри, счетоводният отдел въвежда счетоводни данни в тях и сравнява тези и други показатели.
Комисията установява причините за установените в резултат на инвентаризацията липси и излишъци. Тя взема окончателното решение за естеството на загубата и повредата на ценности въз основа на писмени обяснения на съответните служители и други данни. Всички заключения, предложения и решения на инвентаризационната комисия се оформят в протокол, който се утвърждава от ръководителя на предприятието.
Установените при инвентаризацията несъответствия между фактическата наличност на имуществото и счетоводните данни се отразяват по счетоводните сметки в следния ред:
а) излишъкът от имущество се начислява и съответната сума се кредитира във финансовите резултати на организацията;
б) недостигът на имущество и неговото увреждане в рамките на нормите за естествена загуба се отнасят към разходите за производство или обращение, над нормите - за сметка на виновните лица. Ако извършителите не са идентифицирани или съдът откаже да възстанови щети от тях, тогава загубите от недостига на имущество и щетите му се отписват във финансовите резултати на организацията.