Справки в Excel препоръки, Excel по Skype
Какво трябва да знаете, за да направите отчет в Excel? Какво представляват справките в Excel, накратко, но накратко за справките, които се изготвят в MS Excel
Често се обръщаме към нас на сайта excelskype.ru с въпроси, по един или друг начин свързани с темата „как да направите отчет в Excel“. Без да си поставяме за цел да разкрием напълно такава наистина неограничена тема, ние все пак ще се опитаме да дадем някои съвети, на първо място, за тези, които ще създадат своя първи отчет с помощта на Excel.
На първо място, с нашите собствени думи, ще дадем определение (много кратко).
Отчет вExcel - файл (най-често дори не файл, а лист) в Excel, съдържащ информация, подредена по определен начин, обикновено под формата на таблица, която впоследствие се предоставя в електронен или печатен вид на лицето, което използва отчета. Такова лице (за което се изготвя докладът) обикновено е или ръководител (ръководител), или по-висока организация, или дори партньори (доставчици, посредници и др.).
Трябва да се разбере, че нито един отчет не може без няколко абсолютно задължителни елемента в допълнение към самата таблица. Ще ги разгледаме по-нататък, но първо ще се съгласим, че за простота ще разгледаме отчет, който включва само една таблица на Excel и тя (отчетът) е поставена на един печатен лист (въпреки че в действителност може, разбира се, да съдържа две, три или повече таблици и да заема от две до десетки страници).
И така, необходимите елементи на доклада
Почти винаги непосредствено под заглавието има таблица.
Таблицата на отчета трябва да се обсъди отделно
Има огромен брой отчетни таблици, които могат да бъдат резултат от някои изчисления, консолидиране на данни и просто да имат формата на подредениспоред определени информационни критерии.
Въпреки това, за да бъде таблицата "четлива", т.е. разбираема за крайния потребител (т.е. мениджър / шеф / партньор), трябва да се спазват някои изисквания (правила) при нейното съставяне.
Първото и най-важно правило ни казва, че дори преди да създадете отчетна таблица, е необходимоясно да разберете как трябва да изглежда таблицата в крайна сметка и какви данни трябва да съдържа. И тук, на първо място, е необходимо да озадачите с този въпрос лицето, на което ще бъде предоставено. Тоест, желателно е (дори може да се каже, че е строго желателно и дори задължително) да се договорите предварително с лицето, за което се изготвя този отчет, как трябва да изглежда финалната таблица с отчет в Excel. В този случай, когато човекът, който консумира доклада, сам разбира „какво иска“ и дори може да начертае отчет или таблица за отчета (надраска го на лист хартия), тогава, съответно, на изхода той ще получи максимума, от който се нуждае.
Ако по различни причини не е възможно да получите обратна връзка от лицето, за което се изготвя докладът, тогава трябва самостоятелно (за собствено разбиране) да скицирате таблица (понякога наричана още „оформление на таблица“).
Така че, когато има поне грубо разбиране за това какви данни ще бъдат отразени в таблицата, се препоръчва да направите скица (чертеж) на таблицата на лист хартия или просто ясно („в ума“) да си представите как ще изглежда.
След това можете да започнете да създавате отчет, съдържащ таблица, като се придържате към някои правила, които вече бяха частично споменати по-горе, тоест заглавката на отчета трябва да присъства, но в допълнение към нея самата таблица може да има и заглавки на колони и редове. Не е строго необходимо да оглавявате редовете, а колонитепочти винаги са озаглавени. В допълнение, мерните единици са посочени задължително, които са парични, в натура и други (примери: хиляди рубли, кв.м., кг, тонове). Процентните данни също могат да присъстват в таблицата, както знаете, те са обозначени със знака за процент -%.
Въпрос "Как да създадете отчет вExcel" и отговорът
Всъщност само едно нещо трябва да се подчертае веднага: трябва ясно да разберете какво трябва да има в отчета, какъв вид "изход" ще бъде, какви данни ще бъдат в редове и кои в колони. Също така трябва да запомните и разберете, че всеки отчет характеризира ситуацията за определен период и ако вашата компания, например, се занимава с продажби не само на територията на един град или регион, тогава също посочете региона.
Също така е важно въз основа на какви данни (обикновено огромни таблици с първична информация, изтеглена от някои бази данни) да бъде изградена таблица за отчета. В такива случаи (ако в изходната таблица има значителен брой редове с първична информация), за изграждане на отчети в Excel се използват т. нар. „осеви таблици“.
Примери за имена (заглавия) на отчети-таблици вExcel
Отчет за продажбите на шоколадови бонбони от висок ценови сегмент в Москва за периода 2014 г. (месечно), в хиляди рубли.
Годишен отчет за реализацията на продукцията на фирма "Купава" по региони, млн.
Какво представляват отчетите и таблиците в тях
Специален случай на доклада е "изявлението". Отчетите могат да бъдат: ведомост, академичен успех, пратки, доставки и др. и така нататък.
Ако справката е изготвена под формата на т.нар. "нормализирана таблица", тогава тя може автоматично да се превърне в достатъчно голям брой отчети чрез използването на автофилтър.