Структурата на икономическата информация - Информатика за икономисти

Една от определящите характеристики на икономическата информация, която влияе върху технологията за генериране на данни за резултатите, е нейната структура. Структурният подход към информацията предопределя нейното разглеждане от две позиции: първо, като йерархична композиция от елементи, и второ, като връзка между елементите на тази структура.

Със структурния подход към икономическата информация се отделят прости (атомарни) и съставни единици информация.

Проста единица икономическа информация ереквизит.Като минимална семантична информационна единица, реквизитът не може да бъде разделен логически без загуба на смисъл, не може напълно да характеризира икономически обект или процес, но, от друга страна, може да бъде част от няколко съставни единици.

Името на атрибут е неговият идентификатор (условно обозначение), който не се променя по време на процесите на трансформация и обикновено разкрива същността на съдържанието на атрибута. Примери за имена на атрибути са фамилия, заплата, отстъпка, номер на група и др.

Типът атрибут характеризира формата на неговото изразяване. Най-често срещаните видове атрибути сачислови, текстови, логически, дата.Посочването на типа атрибут създава необходимите условия за еднаквост на формите за представяне на информация със същото име, а също така подобрява контрола върху коректността на въвеждане и съхраняване на информация.

В зависимост от характера на показваното от тях свойство, атрибутите се класифицират на атрибутни атрибути и базови атрибути.

Атрибути-атрибутихарактеризират качествените аспекти на икономически обект или процес (име на изпълнителя, време и място на действие, име на плащане и др.). Те могат да бъдат представени в азбучен, цифров илибуквено-цифрови. Атрибутите-знаци осигуряват логическа обработка на съставни информационни единици (сортиране, групиране, търсене, избор и т.н.) на необходимата информация.

Реквизитите-базихарактеризират количествената страна на обект или процес. Тъй като те са предимно аритметични операции, те са представени в цифров вид. В някои случаи тези детайли могат да бъдат дублирани в символна (текстова) форма, в специални технологични случаи могат да се извършват логически операции върху базовите детайли.

Тъй като отделно взетите реквизити-атрибути и реквизити-бази не могат изчерпателно да характеризират обект или процес, от тях се съставят информационни структури под формата на индикатори.Индикаторе съставна структурна информационна единица, която има добре дефинирано семантично съдържание, състоящо се от един атрибут-база и няколко атрибута-атрибути, свързани помежду си с него и помежду си по смисъл. Показателят има име (име), което разкрива основния му икономически смисъл.

За икономическата практика е прието, че в състава на наименованието на показателя като неразделна структурна единица влизат термини, обозначаващи измервания обект, т.е. какво се измерва (време, продукти, акцизи, обем на работа и др.); състоянието или процеса, в който се намира обектът (разходи, печалби, продукция и др.); формална характеристика (обем, процент, средна стойност и др.). В допълнение към основните термини, индикаторът често съдържа допълнителни, които изясняват неговия смисъл. Те включват термини, обозначаващи времето и мястото на действието, изпълнителя, мерната единица (рубли, парчета и т.н.), вида на данните и др.

От гледна точка на формална характеристика на значението на показателитесе подразделят на абсолютни и относителни, според отразения процес - на характеризиращи действителното състояние и динамика на обекта или процеса, според принадлежността на обекта към вида на ресурсите - на характеризиращи финанси, продукти, материални, трудови ресурси и др. Тази класификация предоставя научни и технологични подходи към организацията на съхранение, търсене и интегрирана обработка на данни.

Индикаторите като минимални семантични структурни информационни единици се делят на първични и вторични.Първичнитепоказатели характеризират отделни еднократни моменти от състоянието на обект или процес и се определят чрез броене, измерване, претегляне и др.,вторичнитевъзникват в резултат на обработка не само на първични, но и на съвместна обработка на първични и регулаторни показатели, например размер на плащанията, цена на продукти и услуги и др.

За да могат служителите да изпълняват правилно управленски функции и да организират системи за обработка на информация, показателите като съставни единици информация се формират в по-сложни формации под формата на икономически документи, масиви от показатели (файлове), информационни потоци, архиви и бази данни.

Икономическият документкато семантична структурна единица от информация е организиран набор от взаимосвързани икономически показатели. Не е изключено документът да се формира само по един икономически показател (удостоверение за заплата, изплатена сума и др.).

Икономическите документи на "твърд" (хартиен) принцип могат да бъдат класифицирани по различни критерии: според физическия размер на хартиения носител (А4, А5 и др.); едностранно и двустранно; едностранични и многостранични; ток иобезсилен и др.

Във връзка с процесите на управление в организационните и икономически системи, документът се определя като бизнес документ, който законно потвърждава всеки факт или право върху нещо.

Най-често срещаната форма на икономически документи е таблична форма, която обикновено включва обща, предметна и проектна част (фиг. 1.4).

Фиг. 1.4.Примерна таблична форма на документ

Общатачаст съдържа заглавието на документа и списък с подробности за документа, които са общи по състав и значение (име на организацията, поделение, дата и т.н.)Темнатачаст обикновено се състои от няколко реда с подробности, характеризиращи извършваната операция (наименование на продукта, артикулен номер, вид на обекта, фамилия, количество, цена, тарифа и т.н.).Дизайнчастта обикновено съдържа детайли, които придават на документа юридическа сила, като например подписи, печати и др.

Документите могат да бъдат под формата на въпросник, да имат заглавка и странична лента, където са разположени имената на детайлите, или да имат смесена форма.

Когато поставяте информация върху формуляри на хартиени документи, можете да разграничите такива структурни информационни единици като клетка (позиция), запис (ред на документа), колона, документна зона, документ, пакет (масив) от документи.

В практиката на организационно-икономическото управление се използват както хартиени, така и електронни носители (екрани, магнитни, лазерни и др.), А през последното десетилетие голямо внимание се обръща на електронните методи за показване на съдържанието на документи за използване не само в процесите на управление, но и в обикновената ежедневна практика. В този случай електронните документи могат да се подават като факсимилепоказване на реални хартиени документи (техни копия) и електронен формуляр, съдържащ данни за вземане на решение или получаване на "хартиено" копие. Общоприето е, чеелектронен документ -е информация, представена във форма, възприемана от електронни средства за обработка, съхранение и предаване на информация, притежаваща необходимите данни за еднозначното им идентифициране и способна да бъде преобразувана във форма, подходяща за възприемане от човека.

Основната разлика между електронната форма на документа и неговото "твърдо" или факсимилно копие е, че той е доста ефективно и широко поддържан от специален сервизен софтуер. С така наречената интелигентна поддръжка на електронен документ могат да се извършват цял ​​набор от автоматизирани процеси, включително:

• • контрол на коректността на ръчното попълване на полетата на формуляра на документа;
• • избор на стойности за попълване на полета от предварително формирани списъци и бази данни;
• • автоматично попълване на отделни позиции от документа;
• • автоматично изчисляване на индивидуалните показатели за ефективност на базата на входни данни;
• • използване на вградени в програмата специални функции за икономически изчисления и др.

За да придобие електронен документ качеството на истински документ, той трябва да съдържа реквизити, които му придават правна сила. Една от тези подробности еелектронен цифров подпис(EDS). Съгласно установената дефиниция EDS е създадена последователност от знаци (възможна е комбинация от буквено-цифрови и графични знаци), за да се потвърди целостта на данните и идентичността на тяхното съдържание с волята на лицето, удостоверило документа. При липса на EDS, съдържащи се в електронен видданните могат да се възприемат като изкривени или умишлено неверни.

Разработването на EDS по правило се извършва от сертифициран софтуер за електронен подпис, който осигурява неговото формиране, когато всяка неоторизирана неоторизирана промяна в документ, удостоверен с такъв подпис, нарушава неговата истинност.

Предимствата на информационните технологии, използващи електронно подаване на документи (електронно управление на документи), включват:

• • намаляване на времето за предаване на документите на изпълнителите;
• • възможност за едновременна работа с един и същ документ на няколко служители;
• • ограничение за потребителя да работи не с целия документ, а само с отделни негови фрагменти, въз основа на функционалните си задължения;
• • възможност за бързо проследяване на промените в документа, когато той се обработва от няколко потребители;
• • трансфер на документи с помощта на софтуерни инструменти, сървъри, уебсайтове, комуникационни мрежи и др.

Както беше отбелязано по-горе, в компютърната организация на обработката на информация една от структурните единици на информацията е масив (файл). От технологична гледна точкамасивсе определя като набор от структурно хомогенни индикатори, участващи в решаването на конкретен проблем, поради което се разграничават масиви от променлива и постоянна информация; масиви от начална, междинна и резултатна (изходна) информация; масиви от стандарти, коефициенти, ставки и др. Характеристиките на масив (файл) включват име, обем (брой) на записите, вид, предназначение в процеса на обработка и др.

Специални форми на комбиниране на информация в системите за организационно и икономическо управление саинформационен поток, информационна подсистема и система.

Информационен поток –е информация за някакъв взаимосвързан набор от задачи. Пример е потокът от информация за заплатите. Съвкупността от всички информационни потоци за определена управленска функция съставляваинформационна подсистема.Примери за информационни подсистеми за управление на промишлено предприятие са счетоводство, управление на персонала, финансово управление и др. Съвкупността от информационни подсистеми на един икономически обект съставлява неговатаинформационна система.

Специален вид съставни информационни единици, които заемат едно от водещите места в автоматизираните информационни системи, ебазата данни(БД). Една от най-често срещаните дефиниции на база данни е, че базата данни е наименована структурирана колекция от взаимосвързани, съхранени заедно данни, които принадлежат към определена предметна област и позволяват оптималното им използване. Подробно разглеждане на това понятие е представено в следващите раздели на учебника.

---