Създайте връзка към електронна таблица на Excel за достъп до данни

Информацията в електронна таблица на Microsoft Excel може да се комбинира с данни, извлечени от чертеж.

Като създадете връзка към електронна таблица на Excel, можете да включите информация от целия работен лист или само част от него, тоест наименуван диапазон. В диалоговия прозорец Връзка към външни данни можете да направите следното:

Задайте връзката към данни, като изберете XLS файла, към който искате да свържете данните, извлечени от чертежа.
Картирайте извлечените данни за чертеж към данните от електронната таблица. (За повече информация вижте Разбиране на свързването и съпоставянето на данни.)
Изберете колоните в XLS файла, които искате да обедините с извлечените данни за чертеж.

Страницата Data Fix предоставя достъп до диалоговия прозорец Връзка към външни данни, където можете да свържете извлечените данни към цяла електронна таблица на Excel или към набор от редове и колони.

Свързването към електронна таблица изисква Microsoft Excel да бъде инсталиран на компютъра, извършващ извличане на данни. Ако Microsoft Excel не е инсталиран или XLS файлът не е записан локално на компютъра, където се извличат данните, връзката с данни не може да бъде установена.

След промяна на свързаната електронна таблица, например след добавяне на ред или колона, можете да актуализирате таблицата в чертежа, за да отразите промяната, като използвате командата REFRESH REFRESH. По същия начин, ако промените таблица в чертеж, свързаната електронна таблица може да се актуализира с помощта на същата команда.

Относно свързването на данни и картографирането

Свързването на данни е избор на електронна таблица на Microsoft Excel, за да се комбинират всичкитаблица или части от нея с извлечени данни за чертеж. За повече информация относно свързването на данни вижте Свързване на таблица с външни данни.

Процесът на картографиране на данни създава връзка между два набора от данни: данните в колоната на извлечената таблица с данни за чертеж и данните в колоната на електронната таблица на Excel.

Следващият пример разглежда проста спецификация на материалите. От чертежа се извличат три колони с данни. Тези колони съдържат следните данни: Номер на част, Ревизия и Количество. Две допълнителни колони с данни от електронната таблица могат да бъдат включени в спецификацията. Тези колони съдържат следните данни Цена и Доставчик.

В този пример електронната таблица съдържа колона с номер на част, която има заглавие Номер на част и съответства на колоната с номер на част в таблицата с извлечени данни. В диалоговия прозорец Връзка с външни данни изберете Номер на част като колона за данни за чертеж и Номер на част като колона за външни данни. Тъй като има поне една съответстваща клетка с данни както в колоната с данни за чертежа, така и в колоната с външни данни, функцията за извличане на данни "знае" как са свързани двата източника.

Съвместимостта на данните може да се провери чрез щракване върху бутона Проверка на съответствието в диалоговия прозорец Връзка към външни данни. Ако има несъответствие, се показва предупредително съобщение, посочващо причината. В някои случаи не е възможно правилно да се създаде връзка между данните от чертежа и данните от електронната таблица. Вижте Проверка на съответствието на данни за повече информация.

Проверка на картографирани данни

Неуспешно съвпадение на данни означава, че не може да бъде намерено валидно съвпадение между даннитечертеж и външни данни (в електронна таблица). Показват се следните съобщения за грешка.

Не е намерено съответствие между стойностите в данните на чертежа и външните данни.

Ако проблемът продължава, външните данни не се обединяват. Сравнете данните от колоната на електронната таблица с данните от чертежа и се опитайте да намерите съвпадащи стойности. Например данните за чертежа и външните данни могат да имат различни стойности на точност.

Колоната с данни във външни данни не съдържа уникални стойности.

Колона с външни данни съдържа една или повече клетки с едни и същи данни. В тази ситуация не е възможно еднозначно картографиране на данните за чертежа към външните данни.

В съветника за извличане на данни, на страницата за поправка на данни изберете Връзка към външни данни.
В диалоговия прозорец Връзки към външни данни изберете Стартиране на диспечера на връзки към данни.
В дървото на мениджъра на връзки към данни изберете опцията Създаване на нова връзка към данни в Excel.
В диалоговия прозорец Въвеждане на име на връзка към данни въведете име за връзката към данни. Натиснете OK.
Натисни [. ], за да намерите .xls или .csv файла, към който искате да се свържете.
В диалоговия прозорец Нова връзка с данни на Excel изберете опция за връзка (цяла електронна таблица, диапазон или именуван диапазон на Excel). Натиснете OK.
Изберете новата връзка към данни в дървото на мениджъра на връзки към данни. Натиснете OK.
В диалоговия прозорец Връзка към външни данни, в списъка Колона с данни за чертеж изберете колоната, към която искате да се свържете.
В списъка Колона с външни данни изберете колоната на Excel, към която искате да се свържете.
Кликнете върху „Проверкасъвпадение". Ако възникне грешка, вижте Проверка на съответствието на данни .
В списъка „Избор на колони с външни данни за включване“ изберете колоните на Excel, които искате да добавите към извлечените данни.
Натиснете OK.

Отворете желаната работна книга или електронна таблица в Microsoft Excel.
Изберете диапазон от клетки, за да определите свързания диапазон.
Въведете име за диапазона от клетки в полето „Име“, след което натиснете ENTER.
Повторете стъпки 2 и 3, ако е необходимо, за да дефинирате допълнителни свързани диапазони.
От менюто Файл (Microsoft Excel) изберете Запиши.

Щракнете с десния бутон върху таблицата за извличане на данни. Изберете „Свойства“.

Полето Cell Data Link в палитрата Properties показва името на връзката към таблицата с данни.

Изберете таблицата за извличане на данни и щракнете с десния бутон. Изберете Data Links Break Data Link.

Връзката към данните от електронната таблица на Excel се премахва от таблицата за извличане на данни.

Извличайте данни за чертежи и комбинирайте данни от външен източник с таблица за извличане на данни или външен файл.

Указва условия за сравняване на таблици за извличане на данни с източник на данни. Ако данните са остарели, се показва известие за актуализирането им.