Total Control, най-простата система за управление на бизнес процеси
Когато във фирмата има само 2 човека, няма толкова много управленски проблеми.
Но когато служителите станат 10, 20, 50 или 100, нещо започва да се променя.
Постепенно всички процеси започват да протичат с известно скърцане. Проблемите, които преди се разрешаваха незабавно, се проточват с часове или дори дни. За да могат все пак да решат, вече трябва да бъдат „бутнати“.
Резултатът е нещастна картина.
Ако служител на отдела за покупки не занесе лично фактурата в счетоводния отдел и не ви напомня за това на всеки час, плащането може да не премине. Ако мениджърът по продажбите не отиде в логистичния отдел и не забави логистиците, съществува риск спешната поръчка на клиента да не бъде изпратена навреме.
Същият счетоводител от своя страна може да прекара седмици в опити да получи документи за сделката от мениджъра по продажбите. и т.н.
Започват да се появяват неуспехи, които често се наричат обемната дума "джамб". И изглежда, че малко по малко всичко е „покосено“, въпреки че изглеждат професионални момчета и знаят как да работят ...
Най-неприятното е, че клиентите започват да страдат от това (и някои от тях напускат).
Защо се случва това?
Тук има две основни причини:
1) Така се случва, че служители от различни отдели обикновено участват в повечето бизнес процеси. И за всеки от тях във всеки един момент собствените задачи се оказват по-приоритетни от тези, чиито резултати са необходими в по-голяма степен на служителите на други отдели. Следователно подобни задачи остават на заден план.
2) Дори ако човек наистина се стреми да изпълни всички възникнали задачи, далеч не винаги е ясно какво може да се счита за „добре свършена задача“. защоточесто те са формулирани доста неясно.
„Трябва да се направи след обяд“ - до 16.00 или до 17.00 часа? Може би до 19:30?
„Трябва да доставя тази поръчка на клиента днес“ - означава ли само прехвърляне на стоки? Или все още трябва да получим TTN или подписан сертификат за приемане? Е и т.н.
Тук обикновено ръководителят на компанията идва с ярка мисъл: „Трябва да регистрираме бизнес процеси!“
Просто как да го направя? Поискайте помощ от консултанти?
Уви, тези момчета се интересуват само от това да протакат процеса възможно най-дълго (разбира се, защото по този начин могат да спечелят повече!). Например, ето какво пише един от тях на сайта си:
Този човек се опитва да създаде добър фронт за себе си - една или две години! В същото време намеквайки, че без него нищо няма да се получи (можете да намерите приблизително същите твърдения от останалите му колеги в цеха).
Смешното е, че за тези няколко години в една нормално развиваща се компания повечето процеси ще се променят. Така че те отново трябва да бъдат предписани и консултантът отново е на работа! Готино, нали?
Ситуацията става още по-страшна, когато една компания се опита да избере някакъв софтуер, който да помогне за писането на процеси.
Ето как изглежда например най-простият процес, написан в програмата BPwin (тук се използва стандартът IDEF 0, който се счита за класически вариант за писане на бизнес процеси):
Не знаем за вас, ние се плашим от снимки с такова изобилие от стрелки
В същото време разходите за внедряване на такива решения започват (в най-добрия случай) от $ 50 000. В действителност може да струва както $ 100 000, така и $ 200 000 - всичко зависи от платежоспособността на клиента, наглостта на консултантите, броя на хората в компанията.
Но какво получава фирмата клиент в крайна сметка?
Как мога да дам по-добър отговор...
Има такъв анекдот. Човекът излязъл на разходка в гората и се изгубил. Върви, вика „Помощ! Помогне!". По някое време от гората излиза мечка и пита: „Защо викаш?“. Човекът отговаря "Ами ... изведнъж някой чува ...". Мечката: Е, чух. И тогава?"
Същата е и историята с бизнес процесите. Е, регистрираха се. И тогава?
Проблемът е, ченито в BPwin, нито вARIS, нито в други продукти изобщо няма инструмент за ежедневно наблюдение на текущи процеси!
В един момент идва разбирането, че всички съществуващи софтуерни решения не са нищо повече от скъпи „инструменти за рисуване“.
В резултат на това компаниите създават талмуди с предписани бизнес процеси и купуват скъп софтуер. И процесите, както са вървели с неуспехи, продължават да вървят. Жалко, нали?
Добре, имаме и добри новини.
Първо, ако желаете, ключови процеси могат да бъдат предписани след няколко дни. Всички останали - за месец, максимум два в изправност и според нуждите без специални танци с тамбура. И нямате нужда от консултанти.
Тук е важно да разберете тази точка. Предписването на процеси не изисква никакви свещени знания. Това е обичаен и рутинен инструмент. Всеки служител трябва да може да го използва.
Следователно, колкото по-прости са процесите, толкова по-добре. Това е тайната за бързото им писане.
Какво трябва да знаете за всеки етап от всеки процес?
- Какво трябва да се направи
- Какъв е действителният резултат от това действие
- В колко часа
- Кой е отговорен за изпълнението
Не са необходими сложни техники и системи за запис. Всеки може да го подреди, например, по следната схема:
Не е трудно, нали?
Сега нека се върнем към въпросите кой софтуерен продукт е по-удобен за това и най-важното - как да проследяваме ежедневното изпълнение на тези процеси?
Преди нас (ние сме групата компании Intellect Invest) по едно време също се сблъскахме с такъв въпрос.
Проучихме всички предлагани на пазара софтуерни решения и стигнахме до извода, че нито едно от тях наистина не улеснява намаляването на броя на задръстванията в бизнес процесите. Да не говорим за сложността на използване и цената на този софтуер.
Но тъй като въпросът за контрола на процесите беше изключително важен за собствения ни бизнес, трябваше да създадем собствен продукт - Тотален контрол.
И сега, когато вече е изпробван на практика и можем да кажем с увереност, че наистина улеснява управлението на бизнеса, решихме да го направим достъпен и за други компании.
Какви са магическите ползи от използването на Пълен контрол при управлението на компания?
1. Този продукт е удобен преди всичко за предприемачи, а не за програмисти и IT хора.
Проблемът с повечето софтуерни продукти за бизнеса е, че те са създадени от екипи от програмисти въз основа на техните идеи за това „как трябва да работят нещата“. Трябва ли да казвам, че реалностите на един програмист и един предприемач са много различни?
И така,Total Control е продукт, създаден от предприемачи за предприемачи.
2. В резултат на товапродуктът се оказа възможно най-опростен. Няма никаква допълнителна функционалност.
3. Управлението на процеса е възможно най-ясно.
Ето как може да изглежда диаграмата на процеса:
Ако решите да започнете този процес, с едно щракване върху негопреобразуван в изглед на календар и можете да видитекак стъпките на процеса са разпределени по ден или час :
Когато погледнете картина на всички текущи процеси, в рамките на няколко секунди можете да разберетекъде се случва повредата в момента и кой е отговорен за нея :
(тази възможност напълно липсва в други продукти на пазара, посветени на бизнес процесите)
4. Визуалните диаграми на ключови процеси са изключително удобни за представяне на нови служители на компанията.
Освен това самата програма ще му напомни в точния момент за започналия етап от процеса, в който той отговаря.
5. И още един много важен момент -много лесно е да обвържете мотивацията на служителите с прецизното изпълнение на техните задачи в рамките на един бизнес процес.
Съответно нито една грешка не остава незабелязана от програмата. Можете да зададете „разходи за неуспех“ на всяка от стъпките в процеса. Можете лесно да идентифицирате "шампиони в ставите". Можете да наградите тези, които изобщо работят без провали. и т.н.
Ако се интересувате от нашия продукт и желаете да обсъдим подробности, попълнете този формуляр и ние ще се свържем с вас: